Appliquez les bonnes dispositions de votre convention collective et du Code du travail.
Après quelques remarques orales restées sans effet, vous voulez sanctionner un salarié par un premier avertissement.
Quelles mentions faire figurer dans la lettre d'avertissement ? Quelles seront les conséquences de cet avertissement pour l'avenir professionnel de ces salariés ? Devez-vous sanctionner immédiatement après avoir eu connaissance de la faute ou pouvez-vous prendre le temps de la réflexion ?
Qu'elle soit d'ordre disciplinaire ou professionnel, votre sanction doit être justifiée et proportionnée à la faute commise. L'avertissement se situe en bas de l'échelle des sanctions, comme le blâme (la lettre d'observations ou le rappel à l'ordre ne sont pas des sanctions), sans inscription au dossier professionnel. Son but est d'alerter le salarié afin qu'il ne reproduise plus les faits fautifs. Il n'existe pas de critères déterminés, aussi est-il préférable de prévoir un catalogue de fautes et de sanctions dans le règlement intérieur de votre entreprise.
L'échelle des sanctions qui existe dans de nombreux règlements intérieurs et dans les conventions collectives comporte généralement l'ordre croissant suivant :
L'avertissement n'a aucune incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l'entreprise, sur sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. De ce fait, le Code du travail n'oblige pas à convoquer le salarié à un entretien préalable. En principe, vous pouvez le sanctionner par un avertissement écrit sans en discuter avec lui avant.
Toutefois, lorsque le règlement intérieur ou la convention collective subordonne le licenciement à l'existence de deux sanctions moindres, vous devez convoquer le salarié à un entretien préalable avant le prononcé d'un avertissement. De même, pour permettre au salarié de mieux comprendre sa sanction, il peut être parfois recommandé en pratique d'en discuter en amont avec lui.
Pas de dispositions particulières
Vous devez informer votre salarié de son avertissement par lettre recommandée avec accusé de réception ou par une remise en main propre contre décharge, dans les 2 mois à compter du jour où vous avez eu connaissance de la faute.
La lettre peut être signée par une personne autre que vous, dès lors qu'elle dispose, par délégation, du pouvoir d'embaucher ou de licencier.
La notification de l'avertissement doit absolument être motivée : elle doit exposer précisément les griefs retenus et contenir la mention explicite qu'il s'agit d'un avertissement. Vous pouvez même, dans la lettre d'avertissement, informer votre salarié qu'une autre sanction plus importante (mise à pied, voire licenciement) sera prise en cas de renouvellement des faits.
Soyez précis dans l'énoncé des faits qui constituent la faute. À défaut, le salarié pourrait la contester, voire invoquer un motif discriminatoire (lié par exemple à son origine, son sexe, sa situation de famille, son appartenance à une ethnie, une nation ou une race, ses opinions politiques, ses activités syndicales ou ses convictions religieuses).
Si la discrimination est retenue, la sanction sera nulle et vous vous exposerez à des sanctions pénales pouvant aller jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende.
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