L'indemnisation des frais liés à l'utilisation professionnelle d'un véhicule personnel
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.05.2.010

L'indemnisation des frais liés à l'utilisation professionnelle d'un véhicule personnel

Le remboursement des frais d'utilisation du véhicule personnel peut être basé sur un montant applicable par kilomètre : l'indemnité kilométrique forfaitaire. Cette indemnité comprend les frais de carburant, de réparation et d'entretien du véhicule. Elle est déduite de l'assiette des cotisations sociales au titre de remboursement de frais professionnels. Toutefois, le remboursement peut aussi se faire sur la base des frais réellement engagés.

Quels sont les avantages et inconvénients de ces deux méthodes d'indemnisations des frais de véhicule ? La conservation de justificatifs est-elle nécessaire ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Choisir le mode de remboursement des frais de véhicule

Appliquer le barème fiscal

Connaître les limites d'exonération de l'indemnité destinée à rembourser les frais de véhicule supportés par le salarié

L'administration fiscale a défini un cadre d'exonération par kilomètre, appelé barème fiscal, en fonction de la puissance du véhicule (en nombre de chevaux fiscaux, plafonné à 7) et du nombre de kilomètres parcourus.

Par exemple, pour une distance de 5000 kilomètres sur l'année par un véhicule 6 CV non électrique, les frais correspondants, donc exonérés de cotisations, sont fixés à 0,631 x 5000 = 3155 € (reportez-vous à la rubrique « À télécharger » pour visualiser le barème fiscal).

Attention, pour les salariés ayant un véhicule électrique, vous devez appliquer une majoration de 20 % sur le montant des frais de déplacement calculés en application des barèmes forfaitaires. Pour un véhicule électrique de 5 CV parcourant sur 1 an 6500 km, le remboursement des frais exonérés de cotisations est : (6500 km x 0,407) + 1584 = 4229,50 €.

Les limites d'exonérations sont divisées en trois tranches :

  • de 0 à 5000 kilomètres ;
  • de 5001 à 20 000 kilomètres ; 
  • plus de 20 000 kilomètres.

Anticiper le nombre de kilomètres à effectuer sur l'année par salarié

Les limites d'exonération sont fonction du nombre de kilomètres effectués sur l'année civile. Il est donc nécessaire d'évaluer les kilomètres à effectuer pour chaque salarié sur une année. Si vous constatez en fin d'année que le barème appliqué n'était pas correct, il conviendra de régulariser au plus tard sur la dernière paie de l'année.

Attention

Le dépassement des limites d'exonération coûte très cher à l'entreprise. En cas de doute sur le nombre de kilomètres à effectuer, adoptez le barème comprenant le plus de kilomètres.

Rembourser les frais réels

Si vous choisissez de rembourser les dépenses réellement engagées, vous devez alors produire tous les justificatifs des frais engagés par le salarié pour ses déplacements professionnels. Ces remboursements, de la même manière que les remboursements forfaitaires, sont exclus de l'assiette des cotisations si vous apportez la preuve que le salarié est contraint d'engager ces frais supplémentaires et qu'il a produit les justificatifs de ces frais.

Le choix entre les deux types de remboursement vous appartient. La formule de l'indemnité kilométrique est plus avantageuse pour le salarié parce qu'elle prend en compte l'amortissement du véhicule. Elle est plus simple d'utilisation pour l'entreprise en cas de déplacements importants.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  2 -   Rembourser les indemnités kilométriques

Pour que les indemnités kilométriques soient exonérées de charges sociales et fiscales, l'entreprise doit justifier à la fois de l'objet professionnel du déplacement, du montant remboursé et de l'utilisation effective du véhicule personnel. Il s'agit, en pratique, de pouvoir tenir plusieurs documents à disposition de l'Administration.

Conserver une photocopie de la carte grise du salarié

La carte grise du salarié permet d'attester, en cas de contrôle, de la puissance du véhicule utilisé et donc du respect des limites d'exonération.

Établir un justificatif des déplacements

Il s'agit ici d'établir un document permettant d'attester à la fois du motif du déplacement du salarié, du montant remboursé et du nombre de kilomètres remboursés.

Nous vous conseillons donc d'établir un tableau mentionnant la date du déplacement, la ville et l'objet du déplacement, le nombre de kilomètres effectués et le montant remboursé. Il est préférable de laisser les salariés remplir ce tableau. Ils pourront ainsi vous en remettre un exemplaire par semaine, tous les 15 jours ou chaque mois, selon les besoins de votre activité et le nombre de leurs déplacements.

Procéder au remboursement

Pour éviter les éventuels écarts de remboursement ou problèmes de justification, attendez que les documents justificatifs aient été établis et vous aient été remis. Vous les contrôlerez avant de procéder au remboursement.

Barème fiscal

Si vous choisissez le barème fiscal, vous pouvez rembourser les indemnités kilométriques, ainsi que les frais de parking et de péage, mais en aucun cas l'essence ou des frais éventuels de réparation ou d'assurance (ils sont inclus dans l'indemnité forfaitaire).

Attention

Il convient de garder les tickets de frais de péage et de parking et de les joindre au tableau justificatif des déplacements.

Frais réels

Si vous choisissez le remboursement sur la base des frais réels, vous remboursez également, sur justificatifs, les frais d'essence et de réparation, ainsi que les surcoûts en matière d'assurance (pour l'utilisation à titre professionnel du véhicule personnel).

Les frais réels déductibles (autres que les frais de péage, de parking et d'intérêts annuels afférents à l'achat à crédit du véhicule utilisé), ne peuvent pas excéder le montant qui serait admis en déduction par application du barème fiscal, à distance parcourue identique, pour un véhicule de 7 CV.

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • CSS, art. L. 242-1 (déductibilité des frais professionnels de l'assiette des cotisations)
  • Arrêté du 20 décembre 2002 (frais professionnels déductibles)
  • Cass. soc., 29 septembre 2009, n° 07-45.722 (si le salarié ne respecte pas le délai fixé par une note de service, il s'expose à ne pas être remboursé)
  • Cass. 2e civ., 14 février 2019, n° 17-28.047 (le paiement par l'entreprise des amendes encourues pour les véhicules de société constitue un avantage en nature)
  • Arrêté du 15 février 2021 (véhicules électriques : montant des frais de déplacement majoré de 20 %)
  • Arrêté du 1er février 2022 (revalorisation des indemnités kilométriques 2022)

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