Obligation de nourriture : comment la traiter en paie ?
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.05.2.025

Obligation de nourriture : comment la traiter en paie ?

Vous dirigez un restaurant et la majorité de vos salariés est au sein du restaurant au moment du repas. Ils déjeunent donc sur place. Doit-on leur payer ? Comment le faire apparaître sur la fiche de paie ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Distinguer les avantages en nature des frais professionnels et des frais d'entreprise

Les avantages en nature ne doivent pas être confondus avec les frais professionnels et les frais d'entreprise.

La prise du repas sur le lieu de travail est un avantage en nature. Un avantage en nature est un élément de salaire que vous prenez en charge et que vous mettez à la disposition d'un salarié pour ses besoins privés. Ils sont des compléments du salaire, soumis aux cotisations (patronales et salariales) et contributions sociales, y compris les CSG/CRDS. Vous devez donc les chiffrer et les intégrer dans l'assiette que vous déclarez au titre des rémunérations versées.

Les frais professionnels sont des dépenses exposées par le salarié inhérentes à son emploi, c'est-à-dire découlant des conditions d'exécution de son travail.

Exemples : un salarié qui part en courses ou en prospection et doit, en raison de l'éloignement, prendre son déjeuner à l'extérieur parce qu'il ne peut pas revenir à l'entreprise ou regagner son domicile. Ils doivent être remboursés par l'employeur, un salarié affecté sur un site très éloigné du siège social en l'absence d'avenant au contrat de travail, peut prétendre au versement de ses frais de repas au-delà de la prime de panier.

Deux modalités de remboursement existent : une allocation forfaitaire ou un remboursement au réel. Ils ne sont pas en principe soumis aux cotisations sociales. L'employeur doit être en mesure de produire les justificatifs nécessaires dans le cadre d'un remboursement au réel. En cas de remboursement au forfait, les limites d'exonération doivent être respectées. Le cas échéant, la fraction excédant les limites fixées doit être réintégrée dans l'assiette des cotisations.

Les frais d'entreprise sont des frais relevant de l'activité de l'entreprise et non liés à l'exercice normal de la profession du salarié. Ils ont un caractère exceptionnel, exposés en dehors de l'activité normale du salarié et dans l'intérêt de l'entreprise (par exemple, un salarié engage des frais pour inviter des clients au restaurant). Ils sont exclus de l'assiette des cotisations. Ils correspondent à des charges d'exploitation de l'entreprise.

Etape  2 -  Savoir évaluer les avantages en nature

Pour être intégré dans l'assiette sociale, l'avantage doit être chiffré. L'évaluation se fait :
  • en règle générale, pour sa valeur réelle, sur la base de l'économie réalisée par le salarié ;
  • éventuellement, dans un souci de simplification, sur un montant forfaitaire.
Notez-le

Le régime des HCR (ainsi que les secteurs de la restauration des collectivités, de la restauration rapide, des chaînes de cafétérias, et des casinos) relève d'un régime particulier pour l'évaluation des avantages en nature repas. Les repas sont évalués 1 fois le minimum garanti en vigueur au moment où le repas est fourni. Le montant minimum garanti est réévalué en principe chaque année. Depuis le 1er août 2022, le montant de l'avantage nourriture pour le secteur des HCR est fixé à 3,94 euros.

Évaluation au réel

La valeur réelle peut être inférieure à l'évaluation forfaitaire, à condition de produire des justificatifs.

En cas de participation financière du salarié, il faut retenir la valeur de l'avantage figurant en haut de la fiche de paie (rémunération brute imposable), et en déduire la participation du salarié. Vous obtenez le montant à intégrer dans l'assiette des cotisations.

Évaluation forfaitaire

Le forfait est une évaluation minimale pouvant être remplacée par un forfait conventionnel ou même par accord entre le salarié et vous (dans ce dernier cas, les montants doivent être supérieurs à ceux de l'arrêté).

L'évaluation forfaitaire de l'avantage en nature nourriture est différente dans les hôtels, cafés et restaurants que dans les autres secteurs d'activité. Elle est faite de la même façon dans les entreprises dont l'activité est de fournir des repas (hôtels, cafés et restaurants, restauration des collectivités restauration rapide, cafétérias et assimilés, casinos).

Au sein des entreprises concernées, l'évaluation est différente selon que le salarié est apprenti ou non.

Salarié, hors apprenti

L'avantage est évalué forfaitairement selon un minimum garanti par repas pris. Le minimum garanti est réévalué tous les ans. Au 1er août 2022, il est de 3,94 euros.

Exemple

Un salarié qui n'est là que pendant le service du déjeuner se verra décompter un avantage en nature de 3,94 euros par jour travaillé ; un salarié qui est là pendant les deux services bénéficiera d'un avantage en nature de 7,88 euros par jour travaillé.

Salarié apprenti

Les apprentis bénéficient d'un régime plus avantageux concernant le calcul des avantages en nature. Les avantages en nature dont bénéficie un apprenti ne peuvent être retenus que dans la limite de 75 % de la déduction par la réglementation applicable en matière de Sécurité sociale. Les déductions des avantages en nature pour les apprentis ne peuvent pas excéder chaque mois un montant égal aux trois quarts du salaire.

Ainsi, ils sont calculés comme suit :  

  • deux repas pris par jour : 75 % d'un minimum garanti ;
  • un repas pris par jour : pas d'avantage en nature constaté ;
  • pas de repas pris : une indemnité compensatrice pour chaque repas non pris sur la base de 3,94 euros par repas (la réduction de 25 % ne trouve pas à s'appliquer).
Exemple

Pour un apprenti travaillant aux deux services du midi et du soir, on doit réintégrer un montant de 2,95 euros (75 % de 3,94 euros).

L'avantage en nature est ajouté au brut, soumis à cotisations sociales puis déduit du net (puisque « le salaire » a déjà été payé sous forme de repas, il convient de ne pas lui payer en espèces en plus du bénéfice du repas pris). L'indemnité est rajoutée au brut, soumise à cotisations sociales mais non déduite du salaire net (puisque le salarié n'a pas pris de repas).

Salarié mandataire social

Depuis le 1er janvier 2020, les mandataires sociaux (gérant, PDG, etc.) peuvent bénéficier de l'évaluation forfaitaire de l'avantage en nature nourriture comme leurs salariés. Auparavant, ils devaient calculer la valeur des repas en fonction des frais réels engagés pour la préparation du repas.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Attention

L'option retenue s'applique sur l'année entière. Ainsi, si vous avez évalué un avantage en nature au forfait sur une partie de l'année et au réel sur l'autre partie, vous devez recalculer l'avantage sur l'année entière par rapport à l'option choisie.

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 6222-23 (bénéfice aux apprentis des dispositions applicables au sein de l'entreprise), D. 6222-32 (régime des apprentis concernant l'avantage nourriture)
  • Arrêté Parodi 22 février 1946, modifié par l'arrêté du 1er octobre 1947 (obligation et principe de l'avantage nourriture)
  • Circulaire DRT/DSS n° 15-90 du 9 mars 1990 (double condition de l'obligation de nourriture)
  • Arrêté du 10 décembre 2002 (évaluation des avantages en nature)
  • Arrêté du 28 avril 2003 (régime particulier de l'évaluation des avantages en nourriture pour les secteurs des hôtels, cafés, restaurants et secteurs de la restauration des collectivités, de la restauration rapide, des chaînes de cafétérias et des casinos)
  • Cass. soc., 16 février 1994, n° 90-46.077 (pas de droit à une indemnité compensatrice pour le salarié refusant de prendre le repas fourni pour convenance personnelle)
  • Cass. 2e civ., 19 juin 2014, 2 arrêts, n° 13-16.576 et n° 13-23.187 (conditions pour la reconnaissance de l'obligation de nourriture : entreprise ouverte au moment des repas, salarié présent au moment du repas du personnel et de la clientèle)
  • Cass. soc., 9 mai 2018, n° 16-27.284 et n° 16-27.285 (une prime forfaitaire octroyée pour compenser le coût d'un repas pris par un salarié amené à travailler sur un site éloigné constitue un remboursement de frais)
  • Cass. soc., 23 janvier 2019, n° 17-19.779 (salarié affecté sur un site éloigné en l'absence d'avenant au contrat de travail, paiement des frais de repas)
  • Arrêté du 23 décembre 2019, modifiant l'arrêté du 10 décembre 2002, relatif à l'évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de Sécurité sociale
  • Arrêté du 29 juillet 2022 relatif au relèvement du salaire minimum de croissance

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