La fourniture d'une voiture de fonction ou de service
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.05.2.120

La fourniture d'une voiture de fonction ou de service

Fournir une voiture de fonction à un salarié constitue un avantage en nature soumis à cotisations sociales si ce dernier peut l'utiliser de façon permanente. En revanche, ce n'est pas un avantage s'il ne peut l'utiliser qu'à des fins professionnelles.

Comment prouver l'usage strictement professionnel du véhicule ? À l'inverse, s'il s'agit d'une voiture de fonction, comment chiffrer l'avantage en nature consenti ? Comment doivent être gérés les coûts du carburant et des assurances ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Fournir une voiture de fonction à un salarié de façon permanente

Si le salarié fait un usage professionnel et personnel de la voiture de fonction, et s'il n'est pas tenu de le restituer pendant les fins de semaine et les congés, l'utilisation personnelle est un avantage en nature que vous devez évaluer et intégrer dans l'assiette des cotisations sociales.

Vous pouvez opter pour une évaluation au réel ou au forfait

Vous pouvez évaluer l'avantage :

  • soit à partir des dépenses réelles telles qu'elles ressortent de la comptabilité ;
  • soit sur la base d'un forfait annuel estimé en pourcentage du coût d'achat ou du coût global annuel de la location, de l'entretien et de l'assurance.

Si plusieurs de vos salariés bénéficient d'un véhicule, il vous est tout à fait possible de retenir un mode d'évaluation (réel ou forfait) différent suivant les salariés. À vous d'effectuer vos calculs en fonction des déplacements moyens des salariés concernés, de comparer les deux formules et de choisir celle qui vous coûtera le moins cher. En pratique, la majorité des entreprises utilisent l'évaluation au forfait car elle est moins contraignante.

Vous pouvez modifier le mode d'évaluation chaque année, pour tous les salariés bénéficiaires ou certains d'entre eux.

Attention

Dans les deux cas, vous devrez apporter les preuves (carnets de bord, de visite ou de rendez-vous) permettant :

  • de dissocier le kilométrage privé et professionnel ;
  • de déterminer la consommation de carburant à titre privé à la charge du salarié (en imposant un plein à la charge de l'entreprise le vendredi soir et un plein à la charge du salarié le lundi matin, ou en intégrant dans l'avantage en nature, sur la base des factures, le carburant consommé à titre personnel calculé au prorata du kilométrage total effectué).
Soyez vigilant car si vous ne pouvez pas apporter ces preuves vous devrez appliquer les forfaits.

Vous avez choisi l'évaluation au réel

Véhicule acheté

L'évaluation, effectuée sur les dépenses réelles, comprend :

  • l'amortissement de l'achat TTC sur 5 ans à hauteur de 20 % par an (10 % s'il a plus de 5 ans) ;
  • l'assurance et les frais d'entretien courants TTC : vidange, révisions, etc. (sauf franchises et frais de remise en état suite à un sinistre) ;
  • les frais de carburant utilisés pour l'usage privé et payés par l'entreprise.

Le résultat est proratisé en fonction du kilométrage personnel par le kilométrage total.

Si le salarié paie le carburant : (10 % ou 20 % du coût d'achat + coût d'assurance + coût entretien) × (nombre de km parcourus à titre privé/total km parcourus sur la période).

Si l'entreprise paie le carburant : (10 % ou 20 % du coût d'achat + coût d'assurance + coût entretien + frais réels de carburant) × (nombre de kms à titre privé/total kms sur la période).

Exemple

Un véhicule valeur catalogue : 23 250 euros, coût achat 19 275 euros suite à remise.

Coût annuel entretien : 500 euros.

Pneus : 150 euros.

Assurance : 1600 euros.

Kilométrage total: 30 000 ; kilométrage personnel: 6000.

Carburant annuel payé par l'entreprise : 3000 euros.

Calcul de l'avantage: (19 275 € x 20 %) + 500 € + 150 € + 1600 € + 3000 € = 9105 €.

Proratisé en fonction du rapport km privés/total km : 9105 x (6000/30 000) = 1821 €.

Véhicule loué ou en crédit-bail

La méthode est la même que pour l'évaluation au réel, mais l'amortissement est remplacé par le coût de la location annuelle TTC.

Si le salarié paie le carburant : (coût annuel location TTC + assurance + entretien) × (Km parcourus à titre privé/total kms).

Si l'entreprise paie le carburant : (coût annuel location + assurance + entretien + frais réels carburant) × (km privés/total km).

Exemple

Valeur : 23 250 euros ; location annuelle : 5520 euros (entretien, pneus et assurance).

Kilométrage total : 30 000 ; kilométrage personnel : 6000.

Carburant annuel payé par l'entreprise : 3000 euros.

Calcul de l'avantage en nature, en fonction du rapport kilométrage privé/kilométrage total :
(5520 € + 3000 €) x (6000/30 000) = 1704 €.

Vous avez choisi l'évaluation forfaitaire

Véhicule acheté

Lorsque le salarié utilise le véhicule en permanence et paie ses frais de carburant, l'évaluation de l'avantage se fait sur la base de 9 % du coût d'achat du véhicule TTC si le véhicule a 5 ans ou moins (6 % si plus de 5 ans).

Si l'entreprise paie le carburant, l'évaluation va se faire :

  • soit au forfait mixte de 9 % (ou 6 % si plus de 5 ans) + dépenses réelles de carburant (pour l'usage privé et professionnel) proratisées en fonction du rapport kilométrage privé/kilométrage total ;
  • soit au forfait intégral de 12 % du coût d'achat du véhicule (9 % si plus de 5 ans).
Exemple

Achat 19 275 euros (valeur catalogue : 23 250 euros).
Coût annuel d'entretien : 500 euros.
Pneus : 150 euros.

Assurance : 1600 euros.

Kilométrage total : 30 000 ; kilométrage privé : 6000.

Carburant annuel payé par l'entreprise : 3000 euros ; véhicule de moins de 5 ans.

Forfait intégral (carburant compris) : 19 275 € x 12 % = 2313 €.

Forfait mixte : 9 % du coût d'achat (1734,75 €) + frais de carburant (3000 € x 6000/30 000 = 600 €) = 2334,75 €.

Que l'évaluation de l'avantage en nature soit au réel ou au forfait, si vous achetez le véhicule à l'issue de la location, doit être prise en compte la valeur d'achat réglée par le loueur ou le crédit bailleur, hors le dépôt de garantie.

Véhicule loué ou en location avec option d'achat

Lorsque le salarié paie les frais de carburant : l'évaluation résultant de l'usage privé est effectuée sur la base de 30 % du coût annuel TTC (calculé d'après factures) comprenant la location, l'entretien et l'assurance.

Lorsque l'entreprise paie le carburant, l'évaluation se fait :

  • soit au forfait mixte de 30 % + dépenses réelles de carburant pour l'usage privé et professionnel proratisées ;
  • soit au forfait intégral de 40 % du coût annuel TTC (location, entretien, assurance et carburant).
Attention

Pour ne pas pénaliser les salariés devant effectuer un très fort kilométrage professionnel, l'avantage est plafonné au montant qui aurait été obtenu si vous aviez acheté le véhicule.

Exemple

Coût annuel location : 5520 euros (entretien, pneus et assurance).

Kilométrage total : 30 000 ; kilométrage personnel : 6000.

Carburant annuel payé : 3000 euros ; véhicule de moins de 5 ans.

Forfait intégral (carburant compris) : 40 % du coût annuel location + carburant = (5520 € + 3000 €) x 40 % = 3408 € plafonné au montant du forfait calculé dans le cas d'un véhicule acheté (carburant compris), soit 12 % du prix d'achat TTC net de la remise, soit 2313 €.

Forfait mixte : 30% du coût global (3520 x 30 %) = 1656 €.
Montant à retenir, car il est inférieur au plafond (9 % du prix d'achat TTC, soit 1734,75 €).

Ajouter les frais de carburant proratisés : 3000 € x (6000/30 000) = 600 €.

Lorsqu'il s'agit d'un véhicule exclusivement électrique, si vous mettez à la disposition de vos salariés une borne de recharge pour une période située entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2022, l'avantage en nature pour un usage privé est évalué à partir d'un montant nul.

Par ailleurs, pour la mise à disposition d'un véhicule exclusivement électrique durant une période comprise entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022, il est prévu pour l'évaluation de l'avantage en nature que les dépenses (réelles ou forfait annuel) prises en compte ne tiendront pas compte des frais d'électricité que vous engagerez pour recharger le véhicule. De plus, elles seront évaluées après un abattement de 50 % dans la limite de 1800 euros par an.

Attention

Si vous mettez à disposition du salarié un véhicule au titre d'un prêt accordé dans le cadre d'un partenariat commercial, l'évaluation de l'avantage en nature est basée sur le prix TTC conseillé par le constructeur pour la vente du véhicule au jour du prêt.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  2 -  Fournir un véhicule à un salarié pour un usage uniquement professionnel

Trajet domicile-lieu de travail

Si, en plus de ses parcours professionnels, le salarié utilise le véhicule pour le trajet domicile-lieu de travail (et, le cas échéant, d'un lieu de travail à un autre), il n'y a pas d'avantage en nature si vous êtes en mesure de prouver que :

  • l'utilisation du véhicule est nécessaire à l'activité professionnelle du salarié ;
  • il ne dispose pas en permanence du véhicule : l'obligation de le restituer, ou l'interdiction de l'utiliser, pendant les repos hebdomadaires et les congés, doit être écrite (règlement intérieur, circulaire, courrier papier ou électronique, etc.) ;
  • il ne peut utiliser les transports en commun, soit en raison de conditions ou d'horaires de travail particuliers, soit parce que le trajet n'est pas desservi.

Véhicule utilitaire

L'avantage constitué par la mise à disposition permanente d'un véhicule utilitaire ou aménagé est négligé si vous indiquez par écrit (règlement intérieur, circulaire, courrier papier ou électronique, etc.) qu'il est utilisé uniquement à des fins professionnelles.

Les juges sont toutefois très stricts : ils considèrent, par exemple, que la mise à disposition gratuite et permanente d'un véhicule de type fourgonnette réservé au transport des salariés du lieu de travail au chantier ou d'un chantier à l'autre est un avantage en nature.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. route, art. L. 121-1 à L. 121-3 (infractions routières)
  • Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de Sécurité sociale
  • Circulaire ministérielle DSS n° 2003-07 du 7 janvier 2003
  • Circulaire ministérielle DSS n° 2005-389 du 19 août 2005
  • Cass. soc., 17 septembre 2008, n° 07-41.876 (mise à disposition d'un véhicule lié à la fonction)
  • Cass. soc., 2 mars 2011, n° 09-71.000 (la clause prévoyant la prise en charge par le salarié des frais de remise en état du véhicule de fonction est illicite)
  • Cass soc., 20 octobre 2010, n° 09-42.896 (la clause visant à retenir une participation aux frais du véhicule en cas de non-réalisation des objectifs est illicite)
  • Cass. soc., 12 décembre 2013, n° 12-25.298 (un salarié qui n'a pas rempli ses obligations d'entretien d'un véhicule de fonction et qui cause un préjudice à l'employeur peut être licencié)
  • Cass. soc., 30 septembre 2014, n° 13-20.082 (la responsabilité pécuniaire d'un salarié ayant un accident avec son véhicule de fonction ne peut être engagée qu'en cas de faute lourde)
  • Cass. soc., 4 février 2015, n° 13-24.151 (vous ne pouvez pas remplacer un véhicule de fonction par un véhicule de service sans l'accord du salarié même si la raison de l'attribution du véhicule de fonction a pris fin)
  • Loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 (obligation faite à l'employeur de « dénoncer » le salarié auteur d'une infraction routière)
  • Arrêté du 21 mai 2019 modifiant l'article 3 de l'arrêté du 10 décembre 2002 (évaluation des avantages en nature en ce qui concerne la mise à disposition de véhicules électriques)
  • BOSS (avantages en nature véhicule, § 621-772, 751-752, 801, 815)

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