La convocation du salarié à un entretien préalable
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.07.2.130

La convocation du salarié à un entretien préalable

Dès que la sanction envisagée peut avoir une incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération, vous avez l'obligation de convoquer le salarié à un entretien préalable.

Comment rédiger cette convocation, selon quelle forme et avec quel contenu ? Devez-vous y indiquer vos motivations ? Est-il nécessaire, voire obligatoire, d'évoquer votre projet ou même votre décision éventuelle de rompre le contrat ? Quels sont les délais à respecter entre l'envoi de la convocation et la tenue de l'entretien préalable, et les erreurs à ne pas commettre ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Choisir la forme de l'envoi de la convocation à l'entretien préalable 

Vous pouvez adresser votre convocation à l'entretien préalable du salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou la lui remettre en main propre contre décharge (c'est-à-dire datée et signée de la main du salarié destinataire). Les deux formes sont valables.

La première est plus solennelle, la seconde plus souple mais elle comporte le risque de se heurter à un refus du salarié d'accepter le courrier que vous souhaitez lui remettre.

Notez-le

En cas de remise en main propre de la convocation, l'absence de remise de récépissé ne rend pas la procédure de licenciement irrégulière dès lors que le salarié a été régulièrement convoqué à l'entretien.

Attention, une simple convocation orale, même devant témoins, par courriel ou par fax n'est pas régulière et n'a donc aucune valeur juridique.

En revanche, un système de transport rapide de courrier tel que Chronopost est autorisé du moment qu'il permet de justifier des dates d'expédition et de réception de la lettre de convocation.

De même, le recours à un huissier de justice pour adresser le pli est permis. Par contre, ce dernier ne peut assister à l'entretien, même s'il est simplement présent pour en dresser le procès-verbal.

Notez-le

La lettre de convocation peut être rédigée par l'un de vos salariés, à la condition qu'il ait reçu une délégation écrite en ce sens.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  2 -  Bien préciser l'objet de cette convocation 

Dans la lettre de convocation, vous devez clairement indiquer quelle est votre intention : envisagez-vous un licenciement ou une sanction moins lourde ? Dans le cas d'une sanction autre qu'un licenciement (comme une mise à pied disciplinaire, par exemple), vous n'avez pas l'obligation d'annoncer la nature exacte de la sanction envisagée.

Mais vous ne devez jamais ni écrire, ni laisser entendre par le contenu de cette convocation que votre décision est déjà prise.

En effet, l'entretien préalable a pour but de permettre au salarié de se défendre quant aux faits qui lui sont reprochés. Vous ne pouvez donc pas objectivement avoir déjà pris une décision tant que vous n'aurez pas entendu les explications de ce dernier.

Vous n'êtes pas tenu, par ailleurs, de préciser dans cette première lettre de convocation les raisons précises qui vous conduisent à envisager une sanction, voire un licenciement.

Etape  3 -  Fixer la date de l'entretien et l'indiquer dans la lettre de convocation 

Attention, les modalités diffèrent selon le type de sanction envisagée.

Convocation à un entretien préalable à une sanction autre que le licenciement

Dans le cas d'une simple procédure disciplinaire, et pour une sanction moins grave qu'un licenciement, aucun délai précis n'est prévu entre la convocation et l'entretien : il faut simplement respecter un délai raisonnable pour permettre au salarié de préparer son entretien.

En pratique, il est estimé qu'un délai de 3 jours est suffisant.

Exemple

Envoi de la lettre de convocation un lundi pour un entretien le lundi suivant (compte tenu des délais d'acheminement du courrier).

Convocation à un entretien préalable à un licenciement ou à une sanction pouvant aller jusqu'au licenciement

Dans ce cas de figure, l'entretien ne peut avoir lieu qu'à partir du 6e jour ouvrable suivant la réception de la convocation par le salarié (qu'il reçoive la lettre par courrier ou que vous la lui remettiez en main propre).

Attention

La procédure de licenciement est irrégulière si le délai minimal entre la convocation et l'entretien préalable n'est pas respecté. Ainsi, une convocation du salarié à l'entretien préalable à son licenciement délivrée la veille pour le lendemain ne respecte pas un délai raisonnable (voir « Les sanctions possibles »).

Pour calculer le délai de 5 jours ouvrables entre la convocation et l'entretien, il conviendra de neutraliser, outre le jour de remise ou de réception de la lettre de convocation, le jour de repos hebdomadaire (en général le dimanche) et les jours fériés habituellement chômés dans l'entreprise. Si le 5e jour du délai est un samedi, un dimanche, un jour férié ou un jour chômé, il convient de considérer le 5e jour comme le 1er jour ouvrable suivant.

Par exemple : convocation reçue le mardi matin. Si le vendredi est férié, l'entretien ne peut pas avoir lieu avant le mercredi suivant.

Comme on ne peut pas être absolument certain du temps que va prendre une lettre recommandée pour parvenir à son destinataire, la prudence recommande de prévoir un délai un peu plus large ; dans notre exemple, si la lettre est postée le lundi, il serait prudent de prévoir l'entretien le jeudi, voire le vendredi suivant au lieu du mercredi.

Attention

Même en cas de grève des services postaux, le délai de 5 jours ouvrables doit être respecté. Si, suite à une grève des services postaux, le courrier n'est pas présenté à la date prévue, reportez la date de l'entretien.

L'entretien, enfin, est en principe fixé pendant les heures de travail du salarié, bien que ce ne soit pas une obligation absolue. En fait, des circonstances particulières peuvent justifier la fixation de l'entretien un autre jour (par exemple : arrêt maladie du salarié vous obligeant à décaler l'entretien en fonction de ses heures de sortie).

Mais attention ! Si le salarié apporte la preuve d'un abus de l'employeur, il pourra demander la prise en charge des dépenses entraînées par la fixation de l'entretien hors du temps de travail (par exemple : temps passé en dehors des horaires habituels pour un salarié employé à temps partiel).

Ainsi, il est possible de convoquer le salarié pendant ses congés, mais il risque dans ce cas de demander un dédommagement.

Il peut arriver que le salarié, lorsqu'il reçoit la convocation, demande un report de date. La loi ne vous oblige pas à l'accepter. Si votre convention collective ne vous l'impose pas non plus, vous êtes donc libre de maintenir la date de l'entretien préalable et de continuer la procédure de licenciement, même si le salarié ne se présente pas à l'entretien.

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Pas de dispositions particulières

Etape  4 -  Fixer le lieu de l'entretien 

Habituellement, l'entretien doit se dérouler sur le lieu du travail ou éventuellement au siège social.

Ceci étant, des circonstances exceptionnelles (indisponibilité des bureaux ou salles de réunion par exemple) ainsi que la fonction (cadre supérieur ou commercial par exemple) peuvent justifier le choix d'un autre lieu de rendez-vous.

Dans ce cas, l'employeur veillera à ne pas commettre d'abus en choisissant un lieu inadéquat.

L'employeur devra prendre en charge toutes les dépenses entraînées par le choix d'un lieu différent de celui du lieu de travail : frais de déplacements, dédommagement éventuel du temps passé en plus de l'horaire habituel de travail.

Attention

Même si votre entreprise n'a pas plusieurs établissements et qu'elle a donc une adresse unique, ce qui rend impossible une erreur du salarié, vous devez malgré tout indiquer le lieu de l'entretien dans votre lettre de convocation. Sinon, le salarié licencié pourra vous demander des dommages et intérêts.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  5 -  Mentionner le droit pour le salarié d'être assisté lors de l'entretien 

Le salarié convoqué (soit pour un éventuel licenciement, soit en vue d'une sanction moins grave) doit être informé dans la lettre de convocation de son droit de faire appel, pour l'assister pendant l'entretien, à une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise, notamment un représentant du personnel. La lettre de convocation n'a pas à indiquer l'identité des représentants du personnel qui peuvent assister le salarié.

Si l'entreprise n'est pas dotée d'institutions représentatives du personnel, il faut alors préciser au salarié dont le licenciement est envisagé qu'il peut se faire assister par un conseiller extérieur dont le nom figure sur une liste départementale qu'il pourra consulter :

  • soit à l'inspection du travail ;
  • soit à la mairie de son domicile ;
  • soit à la mairie de la commune où est situé l'établissement, si le salarié réside dans un département différent de celui où est implanté l'établissement.

Vous devez joindre dans votre convocation les adresses correspondantes.

Cette possibilité d'être assisté par un conseiller extérieur n'est prévue que dans le cas d'un éventuel licenciement, pas pour une sanction moins lourde.

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Fiches associées

Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1235-2 et L. 1235-5 (sanctions pour non-respect de la procédure), R. 1232-1 et R. 1332-1 (assistance éventuelle du salarié), L. 1332-2 (procédure disciplinaire), L. 1232-2 à L. 1232-4 (procédure d'entretien préalable), R. 1231-1 (calcul des délais de convocation)
  • Cass. soc., 3 juin 2015, n° 14-12.245 (calcul du délai de 5 jours ouvrables entre la convocation et l'entretien)
  • Cass. soc., 13 mai 2009, n° 07-44.245 (la lettre de convocation doit indiquer le lieu de l'entretien)
  • Cass. soc., 8 février 2011, n° 09-40.027 (une convocation à un entretien préalable peut être acheminée par un transporteur de messagerie si vous pouvez justifier de la date de réception)
  • Cass. soc., 30 mars 2011, n° 09-71.412 (un huissier peut notifier une convocation à un entretien préalable mais il ne peut pas assister à l'entretien)
  • Cass. soc., 29 janvier 2014, n° 12-19.872 (si le report de l'entretien préalable est demandé par le salarié, l'employeur est simplement tenu de l'informer par tous moyens des nouvelles date et heure, et pas nécessairement par lettre recommandée)
  • Cass. soc., 6 octobre 2015, n° 14-18.067 (une grève de la Poste ne dispense pas l'employeur de respecter le délai minimum entre la convocation et l'entretien préalable)
  • Cass. soc., 6 avril 2016, n° 14-23.198 (la convocation à entretien préalable n'a pas à mentionner les griefs reprochés au salarié)
  • Cass. soc., 6 avril 2016, n° 14-28.815 (l'employeur n'est pas obligé d'accepter la demande du salarié de reporter de l'entretien préalable)
  • Cass. soc., 14 juin 2016, n° 15-12.522 (la lettre de convocation à un entretien préalable n'a pas à indiquer l'identité des représentants du personnel qui peuvent assister le salarié)
  • Cass. soc., 10 janvier 2017, n° 15-13.007 (irrégularité de l'envoi d'une convocation à entretien préalable postérieure à un licenciement verbal)
  • Cass. soc., 5 juillet 2017, n° 16-12.387 (irrégularité de la procédure de licenciement pour non-respect du délai de convocation à l'entretien préalable)
  • Cass. soc., 27 septembre 2017, n° 16-14.040 (circonstances vexatoires justifiant l'attribution de dommages et intérêts)
  • Cass. soc., 28 février 2018, n° 16-19.934 (absence de récépissé de la remise en mains propres de la convocation)

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