La prise des congés payés
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.02.3.005

La prise des congés payés

Le mois de février se termine à peine et, après avoir informé vos salariés sur la période de congés payés retenue, vous devez déjà penser à fixer les dates de prise des congés annuels.

La période d'acquisition des congés payés se situe du 1er juin de chaque année au 31 mai de l'année suivante. La période de prise des congés se situe du 1er mai de chaque année au 30 avril (souvent par usage au 31 mai) de l'année suivante.

Mais vos salariés ne peuvent pas prendre leurs congés quand ils le souhaitent : vous devez en fixer les dates.

Pour cela, il vous faut respecter les différents critères de prise des congés payés.

Quels sont-ils ? Que faire en cas de désaccord avec un salarié ? Les représentants du personnel doivent-ils être consultés ? Si vous fermez votre entreprise, pouvez-vous imposer la prise des congés pendant la période de fermeture ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Respecter le cadre général de la prise des congés payés

Fixer la période de prise des congés payés

L'octroi au salarié des congés qu'il a acquis constitue une obligation pour vous. Vous devez prendre toutes les mesures permettant au salarié d'exercer son droit à congé et pouvoir, en cas de litige, le prouver. Dans ce cadre, il vous appartient d'en prendre l'initiative. Si vous ne mettez pas en place un système de congés payés conforme au régime légal ou si vous faites obstacle à la prise du congé, vous pouvez être condamné à réparer le préjudice subi par le salarié.

De même, si vous occupez un salarié à un travail rémunéré (y compris hors entreprise) pendant la période fixée pour le congé légal, on considérera que vous ne lui donnez pas le congé légal.

Si la période de prise de congés payés n'est pas déterminée par un accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, par la convention collective applicable à votre établissement, vous devez fixer la période de prise des congés, après consultation des représentants du personnel. Elle doit inclure la période légale du 1er mai au 31 octobre, et peut être plus longue si vous souhaitez favoriser l'étalement des congés.

Vous devez ensuite l'afficher au moins 2 mois avant (soit au plus tard le 1er mars si vous retenez la période légale du 1er mai au 31 octobre).

Modalités de prise des congés payés

Le droit à congés doit s'exercer chaque année. En principe, ni vous ni le salarié ne pouvez exiger le report de tout ou partie des congés sur l'année suivante. Celui-ci est toutefois possible dans certaines situations telles que le congé de maternité ou d'adoption, la maladie, l'annualisation du temps de travail ou peut résulter de dispositions conventionnelles plus favorables. En dehors de ces cas, le report nécessite une autorisation expresse de votre part.

Les congés payés ne peuvent pas, en principe, être donnés par anticipation, c'est-à-dire avant leur acquisition par un travail effectif. En revanche, une fois acquis, ils peuvent être pris avant l'ouverture de la période normale de prise des congés, à la condition que vous ayez obtenu l'accord du salarié.

Si vous avez établi un accord avec le salarié permettant l'anticipation d'une prise de congés payés non encore acquis, vous pourrez lui demander le remboursement d'un trop-perçu éventuel versé à ce titre, dans l'hypothèse où il quitterait l'entreprise avant de les avoir effectivement acquis. Mieux vaut toutefois prévoir l'obligation de remboursement dans l'accord écrit passé avec lui, ou accorder des congés sans solde.

Respecter les règles de fractionnement des congés

Vos salariés ne peuvent pas prendre la totalité de leurs congés payés annuels (au maximum 5 semaines, soit 30 jours ouvrables) en une seule fois :

  • congé principal : vous devez accorder pendant la période légale un congé principal continu de 12 jours ouvrables au minimum (2 semaines) et de 24 jours au maximum (4 semaines) ;
  • 5e semaine : elle doit être prise hors période légale (souvent pour les fêtes de fin d'année). Toutefois, avec votre accord, les salariés ayant des contraintes géographiques (étrangers retournant dans leur pays d'origine par exemple) peuvent accoler la 5e semaine à leur congé principal ;
  • fractionnement : vous pouvez imposer aux salariés de prendre d'affilée les 4 semaines de congé principal, ou accepter des congés plus courts. Dans ce cas, les jours de congés restants pourront être pris en une fois ou fractionnés. Attention, vous ne pouvez les fractionner qu'avec leur accord. S'ils expriment leur désaccord sur les dates de fractionnement, ils ne peuvent pas pour autant fixer seuls la date de retour (faute entraînant licenciement).
    Notez-le

    Lorsque les congés acquis par un salarié sont inférieurs à 12 jours ouvrables, il doit les prendre en totalité et en continu.

Gérer les jours supplémentaires accordés pour fractionnement

Des jours de congés supplémentaires sont attribués aux salariés qui acceptent le fractionnement d'une partie de leur congé principal (c'est-à-dire hors 5e semaine) en dehors de la période légale :

  • 1 jour supplémentaire, pour 3 à 5 jours de congés pris hors période ;
  • 2 jours supplémentaires, pour au moins 6 jours de congés pris hors période.

Exemple

Normalement un salarié doit pouvoir poser 12 jours consécutifs minimum et 24 jours maximum en tout sur la période dite « d'été » soit du 1er mai au 31 octobre. Les 6 jours restants (30 jours sur l'année moins les 24 jours d'été) constituent la 5e semaine généralement prise en dehors de cette période, c'est-à-dire entre le 1er novembre d'une année et le 30 avril de l'année suivante, le plus souvent pendant les fêtes de fin d'année.

Ces jours doivent être obligatoirement accordés aux salariés qui fractionnent leur congé principal. Vous pouvez demander qu'ils y renoncent, mais cette renonciation doit être acceptée par le salarié et faite par écrit.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants" (n° de brochure 3292)

Etape  2 -  Fixer l'ordre des départs et les dates des congés

À l'intérieur de la période de congés et à moins que l'ordre des départs ne résulte pas d'un accord d'entreprise ou de la convention collective ou des usages, il vous appartient, courant mars, après avis des représentants du personnel, de fixer l'ordre et des dates des départs en congés à l'intérieur de la période retenue.

La décision vous appartient donc et le salarié ne peut pas décider lui-même de ses dates de congés. 

Notez-le

Si vous avez correctement arrêté les dates, vous pourrez sanctionner, éventuellement par un licenciement pour faute, le salarié qui ne les respectera pas (départ hors période, départ malgré votre refus, retour tardif).

À l'inverse, si vous ne prenez aucune décision, vous ne pourrez pas licencier le salarié qui partira en congés sans votre accord, dès lors qu'il vous avait informé. En effet, en l'absence de refus exprès de l'employeur à sa demande de congés payés, il peut la considérer comme acceptée. S'il part sans vous en informer au préalable, vous pourrez éventuellement le licencier malgré votre propre carence, mais la faute grave ne pourra pas être retenue contre lui. En effet, si vous n'avez pas rempli vos obligations en matière de fixation du planning des congés, cela peut constituer une circonstance atténuante, voire exonératoire, de la faute de votre salarié parti en congés sans autorisation.

Application de critères de priorité

Le mieux est d'essayer de vous entendre avec vos salariés pour satisfaire au mieux les intérêts de chacun. Pour cela, commencez par leur faire remplir une feuille de demande de congés, congé principal et 5e semaine.

Après examen des demandes, s'il apparaît que vous ne pouvez toutes les satisfaire, vous allez définir un ordre de priorité en prenant en compte les critères prévus par la loi :

  • situation de famille (congés du conjoint ou du partenaire de pacs, vacances scolaires, présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé, d'une personne âgée en perte d'autonomie, etc.) ;
  • ancienneté ;
  • activité chez d'autres employeurs : il est recommandé de trouver un accord entre employeurs pour que les mêmes dates de congés soient accordées au salarié ;
  • conjoints ou personnes pacsées travaillant tous les deux dans votre entreprise : vous êtes tenu(e) de leur accorder un congé simultané.
    Exemple

    Les 2 salariées de votre service administratif souhaitent partir du 4 au 23 août. Or, vous souhaitez qu'il y ait toujours une personne présente. Elles ont chacune deux enfants, et une ancienneté similaire. Mais la première a son conjoint qui travaille dans la même entreprise. La première est donc prioritaire.

En cas d'ancienneté égale, vous devez faire jouer votre pouvoir de direction pour trancher et instaurer un roulement d'une année sur l'autre.

Une fois fixés, vous communiquerez, par tout moyen, à chaque salarié l'ordre et ses dates de départ 1 mois à l'avance.

Modification des dates

Les dates ne peuvent plus être modifiées ni par vous, ni par le salarié (sauf accord des deux parties) à partir du mois précédant la date prévue (si le départ est prévu le 1er juillet, les dates sont inchangeables à partir du 1er juin). Ce délai de 1 mois est applicable en l'absence de délai spécifique prévu par un accord d'entreprise ou de branche.

Toutefois, en cas de circonstances professionnelles exceptionnelles et à condition de dédommager le salarié de ses frais éventuels, vous pourrez modifier ses dates sans son accord. Ces circonstances exceptionnelles sont des difficultés économiques ou de raisons impératives particulièrement contraignantes. 

Attention

Une simple augmentation de commandes urgentes n'est pas une raison suffisante.

À l'inverse, constitue une circonstance exceptionnelle la mise en redressement judiciaire de l'entreprise ou une commande importante, inattendue et de nature à sauver l'entreprise ou même la nécessité de remplacer brutalement un salarié décédé.

Exemple

Vous avez 3 salariés. L'un a prévu de prendre ses congés du 1er au 15 juillet. Depuis le 1er juin, ces dates ne sont donc plus modifiables. Mais le 15 juin, vous apprenez la démission du 2e salarié et l'arrêt maladie d'un mois du 3e. En raison de cette situation exceptionnelle (absence totale de personnel), il vous est possible de modifier les dates de congés du salarié, en prenant en charge les frais d'annulation de ses vacances (arrhes payées pour une location, billet de transport, etc.).

Les modalités de dédommagement des salariés dont les dates de congés sont modifiées sont bien souvent prévues dans la convention collective applicable à l'entreprise.

Prenez garde : le non-respect de cette condition de circonstances exceptionnelles constitue une sanction pénale passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 1500 euros (3000 euros en cas de récidive dans un délai de 1 an). Le salarié pourra en outre obtenir des dommages et intérêts.

Fermeture de l'établissement

Si des salariés n'ont pas droit à un congé recouvrant la durée totale de la fermeture, vous n'êtes pas tenu de les rémunérer.

Si la durée de la fermeture dépasse celle des congés annuels légaux : vous devez verser aux salariés (y compris à temps partiel), pour chaque jour de dépassement, une indemnité au moins égale à l'indemnité journalière de congés payés.

En cas de fermeture hors période légale, vous pouvez imposer la prise de la 5e semaine pendant cette fermeture, même si celle-ci est décidée pour raisons économiques.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants" (n° de brochure 3292)

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 3141-1 et L. 3141-2 (droit à congés), L. 3141-3 à L. 3141-11 (durée), L. 3141-12 à L. 3141-16 (période de prise des congés et critères de priorité), L. 3141-17 à L. 3141-21 et L. 3141-23 (fractionnement), L. 3141-22 (report), L. 3141-24 à L. 3141-31 (indemnité compensatrice), L. 1225-65-1 et L. 1225-65-2 (don de jours de repos au parent d'un enfant gravement malade), D. 3141-1 et D. 3141-2 (interdiction de travailler pendant les CP), D. 3141-6 (communication des dates de congés aux salariés)
  • Cass. soc., 9 juin 2004, n° 02-43.910 (droit au report des congés pour faute de l'employeur), 11 juillet 2007 (carence de l'employeur à fixer les congés, mais licenciement tout de même justifié du salarié parti en congé sans prévenir)
  • Cass. soc., 27 septembre 2007, n° 05-42.293 (droit au report des congés sur l'année suivante en cas d'accident du travail ou maladie professionnelle)
  • Cass. ass. plén., 24 octobre 2008, n° 07-42.799 (jour de récupération et congés payés d'ancienneté)
  • CJCE, 20 janvier 2009, aff. 350/06 et 520/06 (le salarié malade qui ne peut prendre ses congés a droit à leur report ou à une indemnité compensatrice en cas de rupture du contrat de travail)
  • Cass. soc., 24 février 2009, n° 07-44.488 (report des congés en cas de maladie)
  • Cass. soc., 29 juin 2011, n° 09-70.688 (lorsque le congé s'accompagne de la fermeture de l'entreprise, le fractionnement ne peut être réalisé par l'employeur que sur avis conforme et exprès des DP)
  • Cass. soc. 16 février 2012, n° 10-21.300 (le report des congés vaut également en cas de rechute d'un accident du travail)
  • Cass. soc. 13 juin 2012, n° 11-10.929 (il appartient à l'employeur de prouver que le salarié a bénéficié de la possibilité de prendre ses congés)
  • CJCE, 5e ch., 21 juin 2012, aff. C-78/11 (le salarié qui tombe maladie pendant ses congés a le droit de les reporter)
  • Cass. soc., 13 juin 2012 n° 11-10.929 (l'employeur doit permettre au salarié de prendre ses congés et doit surtout pouvoir le prouver en cas de litige)
  • CJUE, 8 novembre 2012, n° C-229/11 et C-230/11, aff. Heimann et Toltschin c/ Kaiser Gmbh (un plan social peut prévoir une réduction du droit au congé annuel payé proportionnellement à la réduction du temps de travail des salariés pendant une période de difficultés économiques)
  • Cass. soc., 9 janvier 2013, n° 11-21.758 (le report des congés nécessite une autorisation expresse de l'employeur)
  • Cass. soc., 26 février 2013, n° 11-26.934 (un congé simultané ne peut pas être refusé à des partenaires de pacs travaillant dans la même entreprise, même pour « nécessité de service »)
  • Cass. soc., 26 février 2013, n° 11-26.934 (obligation d'accorder un congé simultané aux personnes pacsées qui travaillent dans la même entreprise)
  • Cass.soc., 3 juillet 2013, n° 11-23.587 (l'employeur ne peut pas contraindre un salarié inapte à solder ses congés payés dans l'attente de son reclassement)
  • Cass. soc., 12 mai 2015, n° 13-20.349 (le salarié doit prouver qu'il n'a pas pu prendre ses CP conventionnels du fait de l'employeur)
  • Cass. soc., 9 octobre 2019, n° 18-15.030 (faute du salarié prenant ses congés validés par erreur)
  • Cass. soc., 1er décembre 2021, n° 19-24.766 (le salarié, dont le licenciement a été déclaré nul, peut prétendre à ses droits à congés payés durant la période comprise entre le licenciement et la réintégration, sauf lorsqu'il a occupé un autre emploi)
  • Cass. soc., 1er décembre 2021, n° 19-25.715 (l'indemnité d'éviction du salarié protégé réintégré ouvre droit à congés payés)
  • Cass. soc., 6 avril 2022, n° 20-22.055 (le salarié qui n'a pas reçu de refus exprès de son employeur à sa demande de congés payés, peut la considérer comme acceptée)

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