Etape  2 -  Respecter un délai de prévenance de 1 mois minimum sauf circonstances exceptionnelles

Vous pouvez toujours modifier les dates de congés payés de votre salarié si vous l'informez au moins 1 mois avant la date prévue du départ (à défaut d'accord d'entreprise ou de branche prévoyant un délai spécifique).

Dans ce cas, vous n'êtes pas tenu d'invoquer des circonstances exceptionnelles. Toutefois, vous devez être en mesure de justifier que votre décision est prise dans l'intérêt de l'entreprise : absence d'un collègue de travail, accroissement d'activité, réorganisation de l'entreprise, etc.

En revanche, vous ne pouvez pas différer les congés d'un salarié sans motif ou pour une raison totalement étrangère aux intérêts de la société. Dans ce cas, votre décision pourrait être qualifiée d'abusive, c'est-à-dire seulement destinée à nuire au salarié.

Le respect du délai de 1 mois s'apprécie à la date de réception, par le salarié, de votre lettre modifiant ses dates de congés.

En revanche, dans le mois précédant le départ en vacances du salarié, seules des circonstances exceptionnelles vous autorisent à modifier ses dates de congés. Cette règle s'applique, sauf disposition conventionnelle contraire, sans qu'il y ait lieu de distinguer entre les 4 premières semaines de congés payés, la 5e semaine ou les congés conventionnels.

Les circonstances exceptionnelles sont reconnues en cas de difficultés économiques ou de raisons impératives particulièrement contraignantes. Le caractère exceptionnel est renforcé lorsque l'événement est imprévisible.

De plus, si la modification des dates de congés ne concerne qu'une partie du personnel, vous pourriez être amené à justifier de votre impossibilité de faire appel à un autre salarié de la société compte tenu de la compétence ou de la technicité particulière du salarié partant en congés.

En l'absence de circonstances exceptionnelles, vous ne pourrez pas sanctionner le salarié qui décide tout de même de s'absenter aux dates de congés initialement prévues. Il ne commettrait pas de faute et le licenciement serait alors sans cause réelle et sérieuse.

Si les circonstances exceptionnelles sont reconnues, le salarié qui part quand même en congé et qui refuse le report de ses congés commet une faute que vous pouvez sanctionner, y compris par un licenciement. Les motifs empêchant le salarié de modifier ses dates de vacances sont également pris en compte pour apprécier la gravité de la faute du salarié.

Etape  3 -  Informer le salarié

Vous devez informer le plus tôt possible le ou les salariés de la modification de leurs dates de congés, car, même en cas de circonstances exceptionnelles, vous ne pourrez pas reprocher à un salarié de refuser de modifier ses congés s'il en a été informé tardivement, par exemple le jour même ou l'avant-veille.

Cette information sera effectuée (ou confirmée) soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par lettre remise en mains propres contre décharge.

Il est impératif que vous disposiez de la preuve de cette information, car c'est la date de remise du courrier au salarié qui constitue le point de départ du délai d'un mois. L'information précisera les nouvelles dates retenues pour les congés payés ou laissera au salarié la possibilité de les fixer.

Enfin, vous avez intérêt à motiver votre décision, motivation indispensable si vous vous trouvez dans le mois précédant la date prévue pour le départ.

Etape  4 -  Attribuer au salarié la contrepartie éventuellement prévue par la convention collective

Les conventions collectives prévoient parfois une indemnisation du salarié dont les dates congés payés ont été modifiées. Il peut s'agir d'une prime, d'un ou de plusieurs jours de congé supplémentaires, du remboursement des frais déjà engagés, etc.

Si la convention collective ne prévoit rien, vous n'êtes pas tenu de verser une compensation au salarié. Toutefois, une telle compensation est de nature à aggraver aux yeux des juges la faute du salarié qui refuse la modification de ses dates de vacances.

En effet, la loi n'oblige pas l'employeur qui contraint le salarié à modifier ses dates de congés, à rembourser les frais déjà engagés par ce dernier (location, voyage, etc.). Cependant, le fait de le proposer au salarié peut, en cas de litige, démontrer votre bonne foi.