Salariés saisonniers et congés payés : comment gérer ?
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.02.3.120

Salariés saisonniers et congés payés : comment gérer ?

Vous avez embauché un saisonnier pour la période estivale. Il souhaite prendre les quelques jours adossés au 15 août. Devez-vous les lui accorder ?

Pouvez-vous les lui refuser ?

Que se passe-t-il s'il ne les a pas pris pendant la durée de son contrat ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Respecter le cadre général

Fixer la période de prise des congés payés

À défaut de stipulations dans la convention ou l'accord, il revient à l'employeur de définir la période de prise des congés et l'ordre des départs en tenant compte des critères définis par la loi.

Elle doit inclure la période légale du 1er mai au 31 octobre, et peut être plus longue si vous souhaitez favoriser l'étalement des congés.

Notez-le

La fixation des dates de congés payés est une prérogative de l'employeur dans le cadre de son pouvoir de direction. La jurisprudence considérait jusqu'à présent que c'était au salarié qui prétendait avoir été dans l'impossibilité de prendre ses congés du fait de l'employeur de rapporter la preuve de la faute de celui-ci. Cette position de la jurisprudence française était en contradiction avec les exigences du droit communautaire. Les juges ont renversé la charge de la preuve en la matière. Il appartient désormais à l'employeur de prouver qu'il a respecté ses obligations et permis à ses salariés de prendre leurs congés payés.

La loi ne vous impose plus d'afficher l'ordre des départs en congés dans les locaux de l'entreprise mais uniquement à communiquer par tout moyen, à chaque salarié, un mois avant son départ.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Déterminer les salariés devant bénéficier de congés payés

Tout salarié, qu'il soit embauché en CDD ou CDI, justifiant chez le même employeur d'un temps de travail équivalent à 1 mois de travail effectif bénéficie de 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail. Les salariés embauchés dans le cadre d'un contrat de travail saisonnier acquièrent des droits à congés payés. Lorsque le nombre de jours ouvrables n'est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre immédiatement supérieur.

Les salariés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient de 2 jours de congé supplémentaires par enfant à charge. Ce congé est réduit à 1 jour si le congé légal n'excède pas 6 jours.

Sont considérées comme périodes de travail effectif pour la détermination de la durée des congés payés, notamment : repos compensateur au titre des heures supplémentaires, jours de repos au titre de la réduction du temps de travail, périodes de suspension du contrat pour cause d'accident du travail ou de maladie professionnelle dans la limite d'une durée ininterrompue de 1 an, congés pour événements familiaux, congés de formation, congés payés de l'année précédente, congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant et d'adoption, etc.

Notez-le

Une disposition d'un accord d'entreprise peut prévoir une demi-journée de repos aux femmes salariées à l'occasion de la journée pour les droits des femmes.

L'absence du salarié ne peut pas avoir pour effet d'entraîner une réduction de ses droits à congé plus que proportionnelle à la durée de cette absence.

Chaque salarié acquiert des droits à congés dès sa prise de fonction. Un salarié peut demander à partir en congés dès l'ouverture de ses droits, c'est-à-dire avant que la période de prise de congés ne soit ouverte.

Exemple

Un salarié embauché depuis 2 mois peut demander à prendre des congés par anticipation car il a acquis 5 jours ouvrables de congés (2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif). 

L'article L. 3141-12 du Code du travail prévoit que les congés peuvent être pris dès l'embauche, sans préjudice des règles de détermination de la période de prise des congés et de l'ordre des départs et des règles de fractionnement du congé fixées dans les conditions prévues à la présente section. Les salariés nouvellement embauchés peuvent dorénavant prendre plus rapidement leurs congés, ils devaient jusqu'à présent attendre l'ouverture de leurs droits.

Etape  2 -  Fixer l'ordre des départs et les dates des congés

Il vous appartient ensuite, courant mars, de fixer l'ordre et des dates des départs en congés à l'intérieur de la période retenue.

Attention

La charge de la preuve en matière de congés appartient à l'employeur. N'attendez pas que vos salariés vous demandent à bénéficier de leurs congés payés ! Réservez-vous la preuve que vous avez exécuté vos obligations, notamment que vous avez mis vos salariés en mesure de prendre leurs congés payés.

Si vous n'organisez pas et ne communiquez pas les dates de départs en congés, vous ne pourrez pas licencier le salarié qui partira en congés sans votre accord, du moment qu'il vous en aura informé préalablement. Aucune sanction ne pourra être retenue à l'encontre du salarié, la faute grave ne pourra pas être retenue contre lui. Aussi, vous ne pourrez donc pas rompre de façon anticipée le CDD saisonnier.

Application de critères de priorité

Après examen des demandes de vos salariés, s'il apparaît que vous ne pouvez toutes les satisfaire, vous allez définir un ordre de priorité en prenant en compte les critères prévus par la loi :

  • situation de famille (congés du conjoint ou du partenaire de pacs, vacances scolaires, etc.) ;
  • présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie ;
  • ancienneté ;
  • activité chez d'autres employeurs : il est recommandé de trouver un accord entre employeurs pour que les mêmes dates de congés soient accordées au salarié ;
  • conjoints ou personnes pacsées travaillant tous les deux dans votre entreprise : vous êtes tenu(e) de leur accorder un congé simultané.

En cas d'ancienneté égale, vous devez faire jouer votre pouvoir de direction pour trancher et instaurer un roulement d'une année sur l'autre.

Une fois fixés, vous communiquerez à chaque salarié l'ordre et ses dates de congés 1 mois à l'avance.

Attention

S'il est vrai que l'employeur est libre dans la détermination des prises des congés, il ne doit pas commettre d'abus de droit : par exemple, en refusant systématiquement à un salarié de prendre ses congés pendant les vacances scolaires pour sanctionner une indiscipline.

Report et fractionnement des congés

La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut pas excéder 24 jours ouvrables. Il peut être dérogé individuellement à cette limite pour les salariés qui justifient de contraintes géographiques particulières ou de la présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie.
Lorsque le congé est d'une durée de :

  • 12 jours ouvrables maximum, il doit être continu ;
  • 12 jours et plus, il peut être fractionné avec l'accord du salarié. Cet accord n'est pas nécessaire lorsque le congé a lieu pendant la période de fermeture de l'établissement.
Notez-le

Le droit à des jours de congés supplémentaires naît du seul fait du fractionnement, que ce soit le salarié ou l'employeur qui en ait pris l'initiative.

Un accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche fixe la période pendant laquelle la fraction continue d'au moins 12 jours ouvrables est attribuée ainsi que les règles de fractionnement du congé au-delà du 12e jour.

À défaut de stipulations dans la convention ou l'accord conclu, la fraction continue d'au moins 12 jours ouvrables est attribuée pendant la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.

Demande de report des jours de congés par le salarié

Un salarié peut vous demander de bénéficier d'un report de ses jours de congés. Vous êtes libre d'accepter ou de refuser cette requête. Si vous autorisez le salarié à reporter ses jours de congés payés nous vous recommandons de lui demander de formaliser sa demande par écrit ainsi que votre accord commun.

Notez-le

L'absence de réponse de l'employeur à une demande de report de congés payés faite par le salarié n'est généralement pas considérée par les juges comme une acceptation de la demande. Afin d'éviter tout litige qui pourrait découler de cette demande et de clarifier la situation avec votre salarié, nous vous recommandons de répondre à chaque sollicitation.

Le salarié est en droit de reporter et de cumuler ses congés payés dès lors que l'employeur refuse de les payer.

Modification des dates

Les dates ne peuvent plus être modifiées ni par vous, ni par le salarié (sauf accord des deux parties) à partir du mois précédant la date prévue (si le départ est prévu le 1er juillet, les dates sont inchangeables à partir du 1er juin).

Notez-le

Le délai de 1 mois pour la modification des dates de congés s'apprécie au jour de la réception par le salarié du courrier l'informant de ladite modification.

Toutefois, en cas de circonstances professionnelles exceptionnelles vous pourrez modifier ses dates sans son accord. Le salarié devra être indemnisé de ses éventuels frais et pourra également se voir octroyer des dommages et intérêts.

Le salarié qui refuserait sans justification ses nouvelles dates de congés payés modifiées régulièrement pourrait être sanctionné. En l'absence de circonstances exceptionnelles, le salarié peut refuser la modification de la date de ses congés. Toute sanction prise à l'encontre du salarié serait nulle, un licenciement prononcé serait sans cause réelle et sérieuse.

Attention

Il n'existe pas de définition légale de la notion de circonstances exceptionnelles. Les juges ont en charge de rechercher au cas par cas si la situation justifie la modification tardive des dates de congés.

Il a été jugé qu'une augmentation de commandes urgentes n'est pas une raison suffisante, de même qu'un changement de direction. La décision doit être motivée par des raisons professionnelles et pour la bonne marche de l'entreprise. Les juges ont retenu l'existence d'une circonstance exceptionnelle dans les cas suivants : nécessité de remplacer un salarié décédé, nécessité d'élaborer un plan d'apurement pour un comptable dans le cadre de graves difficultés financières. 

Cas du salarié absent lors de la fixation des départs

Le salarié saisonnier qui est embauché a posteriori peut demander à bénéficier de congés payés dès qu'il en a acquis.

Si sa demande n'est pas compatible avec l'activité ou l'organisation de l'entreprise, celle-ci peut être refusée. Si votre salarié s'absente tout de même, il pourra être sanctionné pour ceci. 

Le salarié saisonnier n'ayant pu prendre ses congés doit bénéficier d'une indemnité compensatrice de congé, fixée au 1/10 de la rémunération totale perçue par lui au cours de la période de référence et qui ne peut être inférieure à la rémunération qu'il aurait perçue s'il avait travaillé.

L'indemnité de congés payés doit être calculée en prenant en compte le salaire de base et ses compléments dès lors qu'ils sont versés en contrepartie du travail, ce qui inclut une prime d'ancienneté.

L'indemnité est calculée sur le salaire brut et inclut le cas échéant l'avantage en nature nourriture. Pour les salariés rémunérés aux pourboires, la base de calcul est fixée par l'échelle forfaitaire de la Sécurité sociale. 

Le point de départ de la prescription en matière d'indemnité de congés payés est fixé à l'expiration de la période légale ou conventionnelle au cours de laquelle les congés payés auraient pu être pris.

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

Notre conseil

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Fiches associées

Textes officiels

  • C. trav., art. L. 3141-1 (droit aux congés payés), L. 3141-2 (report des congés payés si congé de maternité), L. 3141-3 (droit à un congé de 2 jours et demi ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur), L. 3141-12 (prise de congés dès l'embauche) à L. 3141-16 (période de prise de congés et ordre des départs), L. 3141-17 à L. 3141-23 (fractionnement et report), D. 3141-5 (période de prise de congés portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l'ouverture de la période), D. 3141-6 (ordre des départs en congés communiqué par tout moyen à chaque salarié au moins 1 mois avant son départ)
  • Cass. soc., 19 juin 1996, n° 93-46.549 (l'employeur ne peut en aucun cas imposer la prise de congés anticipés à un salarié)
  • Cass. soc., 3 juin 1998, n° 96-41.700 (en l'absence d'affichage des dates de congés et de modification des dates prévisionnelles de départ d'un salarié moins de 1 mois avant son départ sans faire valoir de circonstances exceptionnelles : impossibilité de sanctionner le salarié parti en congés à la date initialement prévue)
  • Cass. soc., 6 mai 2002, n° 00-43.655 (droit à des dommages et intérêts pour des salariés n'ayant pu prendre le solde de leurs congés payés en raison de circonstances exceptionnelles)
  • Cass. soc., 4 mars 2003, n° 00-45.410 (prise en compte de la date de réception du courrier en cas de modification des congés payés)
  • Cass. soc., 16 mai 2007, n° 06-41.082 (circonstance exceptionnelle retenue pour le report des congés d'un cadre nécessité par les travaux d'implantation d'un chantier)
  • Cass. soc., 15 mai 2008, n° 06-44.354 (circonstance exceptionnelle pour le report des congés retenue pour la nécessité de remplacer un salarié décédé)
  • CJCE, 20 janvier 2009, aff. 350/06 et 520/06 (droit pour un salarié malade au report des congés ou à une indemnité compensatrice en cas de rupture du contrat de travail)
  • Cass. soc., 24 mars 2010, n° 08-42.017 (les juges du fonds doivent rechercher si des circonstances exceptionnelles justifient le report de congés moins de 1 mois avant la date de départ du salarié avant de justifier une faute grave fondant le licenciement d'un salarié)
  • Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives dite loi « Warsmann »
  • Cass. soc., 23 octobre 2013, n° 11-26.318 (nécessité pour l'employeur de prendre des mesures propres à assurer au salarié la possibilité d'exercer effectivement son droit à congé, en cas de contestation nécessité de justifier des diligences accomplies)
  • Cass. soc., 14 novembre 2013, n° 12-17.409 (point de départ de la prescription en matière d'indemnité de congés payés)
  • Cass. soc., 4 décembre 2013, n° 12-16.697 (congés payés pris quelques jours avant le terme d'un CDD : les juges doivent rechercher si la prise de congés anticipés résulte d'une demande du salarié ou d'une obligation de l'employeur)
  • Cass. soc., 12 février 2014, n° 12-29.542 (la preuve de l'ouverture des droits à congés appartient à l'employeur)
  • Cass. soc., 12 mai 2015, n° 13-20.349 (un salarié n'est pas fondé à demander de rappels de congés payés octroyés en plus des congés légaux s'il en a pris une partie et qu'il n'établit pas n'avoir pu les prendre du fait de son employeur)
  • Loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels
  • Décret n° 2016-1418 du 20 octobre 2016 relatif à la simplification des obligations des entreprises en matière d'affichage et de transmission de documents à l'Administration
  • Décrets n° 1551 et 1553 du 18 novembre 2016 portant diverses mesures relatives à la durée du travail, aux repos et aux congés
  • Cass. soc., 29 mars 2017, n° 15-22.057 (indemnité de congés payés, point de départ fixé à l'expiration de la période légale ou conventionnelle au cours de laquelle les congés auraient pu être pris)
  • Cass. soc., 12 juillet 2017, n° 15-26.286 (n'est pas illicite la disposition d'un accord d'entreprise octroyant une demi-journée de repos aux femmes salariées à l'occasion de la journée internationale pour les droits des femmes du 8 mars)
  • Ord. n° 2017-1386, du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales
  • Cass. soc., 21 septembre 2017, n° 16-18.109 (mode de calcul de l'indemnité légale de congés payés applicable aux congés supplémentaires d'origine conventionnelle)
  • CJUE, 29 novembre 2018, aff. C-214-16 (pas d'obligation de prendre des congés pour le salarié avant de savoir s'il va effectivement être rémunéré à ce titre)
  • Cass. soc., 21 mars 2018, n° 16-25.427 (un salarié doit être en mesure d'exercer son droit à congé, condamnation de l'employeur à verser une indemnité compensatrice de congés payés à un salarié n'ayant pas pu prendre ses congés en raison d'un accident du travail et d'un arrêt pour maladie)
  • Cass. soc., 31 mai 2018, n° 17-14.107 (charge de la preuve à la charge de l'employeur en matière de prise de congés)
  • Cass. soc., 15 juin 2018, n° 17-14.957 (naissance du droit à des jours de congés supplémentaires du seul fait du fractionnement)
  • Cass. soc., 24 octobre 2018, n° 17-18.753 (la preuve du paiement de l'intégralité de l'indemnité due au titre des congés payés est à la charge de l'employeur)
  • CJUE, 6 novembre 2018, aff. C. 619/16 et aff. C.569/16 (indemnisation pour congé non pris pour un travailleur même en l'absence de demande de ce dernier)
  • Cass. soc., 3 avril 2019, n° 17-17.106 (droit aux indemnités compensatrices de préavis et de congés payés pour salarié d'origine étrangère ne bénéficiant plus d'une autorisation de travail ayant informé son employeur de sa situation)
  • Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de Covid-19

Convention collective