Etape  2 -  Définir la surface minimale des bureaux ou par personne

Cette donnée est difficile à définir pour l'ensemble des postes de travail, puisqu'il n'existe pas de références réglementaires. Toutefois, des recommandations sont données par les normes, en particulier pour les bureaux (norme NF X 35 -102 - Conception ergonomique des espaces de travail en bureaux) :

• la surface minimale recommandée pour un bureau individuel est de 10 m² et pour un bureau collectif de 11 m² ;
• si l'activité principale des occupants d'un bureau collectif est fondée sur des communications verbales, il est nécessaire de prévoir au moins 15 m² par personne pour limiter les interférences entre eux, sauf s'il s'agit de communications entre les occupants eux-mêmes. Le passage derrière un bureau occupé devrait être au minimum de 1,20 m, et le poste de travail en lui-même aura une dimension minimum de 80 cm de profondeur, 1,20 m de largeur.

En plus de vous reporter aux recommandations des normes, vous devrez tenir compte d'autres aspects, tels que :

• la nature du travail : pour les employés de bureau passant le plus clair de leur temps à leur poste de travail, un espace restreint peut être une source d'inconfort à cause de l'impression d'isolement. Ainsi, un espace de travail plus grand pourrait être alloué aux personnes dont les fonctions comportent, par exemple, la tenue de fréquentes réunions dans leur bureau, la consultation de sources multiples de documentation, l'exécution de travaux de recherche, la rédaction de documents, etc. A contrario, pour un salarié qui passe la plus grande part de la journée de travail en missions, en réunions, à l'extérieur du bureau, alors un espace de travail modeste peut être envisagé ;
• les dimensions physiques du corps humain : les besoins en matière d'espace de travail dépendent aussi de la taille et de la silhouette de chaque employé ; cet espace doit être suffisant pour que chacun puisse s'y mouvoir librement, de façon sécuritaire, et s'acquitter de ses tâches.