Mettre en place la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE)
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.04.3.200

Mettre en place la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE)

La mise en place d'une base de données regroupant les informations remises de façon régulière aux représentants du personnel est obligatoire dans toutes les entreprises de 50 salariés et plus, disposant d'un CSE, et facultative pour les autres.

L'envoi des informations écrites avant chaque réunion des instances représentatives du personnel a été remplacé dans plusieurs cas par la notification de la mise à disposition de cette information dans la base de données, charge au représentant du personnel de consulter la base.

Elle permet notamment la mise à disposition des informations nécessaires aux trois consultations récurrentes des IRP.

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Niveau de mise en place de la BDESE

La BDESE doit être installée au niveau de l'entreprise. De façon facultative, sur accord avec les délégués syndicaux ou, à défaut, avec la majorité des représentants du personnel titulaires, il est aussi possible de l'installer au niveau de chaque établissement. Dans ce cas, le format de la BDESE établissement n'est pas forcément le même que celui de la BDESE entreprise, et il semble possible de négocier un format différent pour chaque établissement.

À titre facultatif, il est aussi possible de créer une base de données au niveau d'un groupe. Cette base de données groupe ne doit pas remplacer des bases de données entreprise mais venir s'y ajouter.

Notez-le

Dans le cadre particulier de l'UES, un CSE commun est mis en place. Qu'il s'agisse d'un comité unique commun à plusieurs entreprises, ou d'un CSE central commun aux entreprises disposant aussi de comités d'établissements, les entreprises de moins de 50 salariés membres de l'UES ont accès à la base mise en place au niveau de l'UES, au même titre que celles de plus de 50 salariés.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

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Etape  2 -  Forme de la BDESE

À défaut de disposition spécifique fixée par accord collectif, la base est :

  • sur support informatique pour les entreprises d'au moins 300 salariés ;
  • sur support informatique ou papier pour celles de moins de 300 salariés.

Tableur, logiciel développé en interne ou interface externe accessible en ligne, etc., toutes ces solutions sont envisageables.

Vous devez opter pour une solution simple à mettre en place mais surtout à faire évoluer. En effet, vous devrez très fréquemment rajouter des données dans la base.

Notez-le

À titre d'exemple, l'applicatif BDES online des Éditions Tissot est une solution rapide à créer, simple d'utilisation (tant pour les contributeurs que les élus) et totalement sécurisée.

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Etape  3 -  Plan du contenu de la BDESE

Le contenu précis de la BDESE varie en fonction des effectifs de l'entreprise (au moins ou moins de 300 salariés).

Attention

Un accord d'entreprise peut fixer un contenu simplifié de la base, ainsi que des modalités de fonctionnement, notamment les droits d'accès et le niveau de mise en place de la base dans les entreprises comportant des établissements distincts, son support, ses modalités de consultation et d'utilisation.

Si, lors du passage en CSE, l'entreprise n'a pas négocié un tel accord, cette négociation reste possible à tout moment en cours de mandat. Si elle doit être réalisée par principe avec les délégués syndicaux, il est possible de la conclure avec la majorité des élus titulaires du CSE si aucun mandat de délégué syndical n'est attribué dans l'entreprise. Il est également possible de négocier cet accord avant la mise en place effective de la BDESE.

À défaut d'accord d'entreprise, un accord de branche peut définir l'organisation, l'architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la base dans les entreprises de moins de 300 salariés.

Dans le cadre d'un accord

Le plan du contenu doit respecter au minimum les sous-parties suivantes :

  • investissement (social, matériel et immatériel) ;
  • égalité professionnelle femmes-hommes au sein de l'entreprise ;
  • fonds propres et endettement ;
  • ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
  • activités sociales et culturelles ;
  • rémunération des financeurs ;
  • flux financiers à destination de l'entreprise ;
  • environnement (composée de trois sous-rubriques : politique générale en matière environnementale, économie circulaire et changement climatique).

Peuvent donc être exclues les deux rubriques suivantes : les partenariats et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

L'accord peut y intégrer en outre les informations nécessaires aux négociations obligatoires (rémunération, temps de travail et partage de la valeur ajoutée dans l'entreprise, égalité femmes-hommes, gestion des emplois et des parcours professionnels) ou ponctuelles.

En l'absence d'accord

Le contenu de la base est fixé par la loi (reportez-vous à la rubrique « À télécharger »).

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Etape  4 -  Contenu de la BDESE

Doivent être incluses dans la BDESE les informations suivantes :

  • toutes les informations données de façon récurrente au CSE (données sur la formation professionnelle, rapport sur la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, etc.) ;
  • les informations transmises dans le cadre de consultations récurrentes du CSE (orientations stratégiques, politique sociale et situation économique et financière) ;
  • des indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle femmes-hommes, notamment sur les écarts de rémunération ;
  • les données environnementales.

Dans les entreprises d'au moins 300 salariés, les informations trimestrielles à destination du CSE doivent également être insérées dans la BDESE.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique « À télécharger ».

Informations confidentielles

Les informations qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l'employeur. Ne peuvent être classées comme confidentielles que les informations dont la divulgation peut nuire à l'intérêt de l'entreprise, ou qui ne sont connues ni du grand public ni des salariés.

Doit être indiquée également la durée du caractère confidentiel de chaque information.

Périodes concernées

Pour chaque information, l'employeur doit enregistrer, dans la base les données de l'année en cours, celles des deux années précédentes et les perspectives sur les trois années à venir.

Exemple

Au titre d'une année N, en matière de nombre de CDI présents dans l'entreprise, les représentants du personnel doivent retrouver dans la BDESE les chiffres des années N-2 et N-1, ceux de N et des perspectives pour les années N+1, N+2 et N+3. Les données antérieures peuvent être supprimées.

Notez-le

Dans le cadre de la consultation récurrente obligatoire sur les orientations stratégiques, l'employeur doit fournir les données chiffrées, sur l'ensemble des indicateurs, au titre des années N+1, N+2 et N+3. Faute de disposer d'éléments chiffrés, il doit communiquer des grandes tendances pour chaque indicateur. Cette obligation de transmission sur 3 ans peut être remise en cause par accord d'entreprise.

Rubrique investissement social

Doivent figurer dans la rubrique investissement social des informations relatives :

  • aux investissements en formation ;
  • aux orientations de la formation professionnelle dans l'entreprise ;
  • aux bilans sur les actions comprises dans le plan de développement des compétences et la mise en oeuvre du CPF ;
  • au nombre des salariés bénéficiaires de l'entretien professionnel sur l'année ;
  • à la mise en oeuvre des entretiens professionnels et à l'état des lieux récapitulatif au bout de 6 ans ;
  • au nombre de salariés qui bénéficient d'un abondement suite à l'entretien-état des lieux ;
  • au montant total de l'abondement correctif du CPF pour manquement aux obligations relatives à l'entretien d'évolution professionnelle.

Rubrique égalité femmes-hommes

Doivent figurer dans la rubrique relative à l'égalité femmes-hommes, le résultat final obtenu, les indicateurs mesurés, les résultats par indicateurs et par catégorie, la méthode utilisée pour arrêter les catégories et répartir les salariés et les raisons ayant rendu impossible la mesure d'un indicateur, le cas échéant les explications en l'absence de note, ainsi que les actions correctives mises en oeuvre ou envisagées pour supprimer ou réduire les écarts constatés. Il n'est toutefois pas nécessaire de communiquer l'ensemble des opérations menées pour aboutir aux notes.

Il semble possible d'y déposer un fichier complet contenant l'ensemble des informations sur les écarts de rémunération (en créant, le cas échéant, une rubrique appelée index).

Seules les informations relatives à l'année N-1 sont à fournir. Toutefois, certaines des données sur cet index sont à fournir au titre des consultations récurrentes obligatoires au titre des années N-2, N-1, N, N+1, N+2 et N+3 (sauf accord d'entreprise les excluant).

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Etape  5 -  Accès à la BDESE

La base doit être accessible en permanence au CSE et aux délégués syndicaux. En pratique, cette condition est remplie lorsque la base est accessible pendant les heures de travail et mise à disposition sur demande, par courrier ou fax en l'absence de support informatique.

Par ailleurs, l'employeur informe les représentants du personnel et les délégués syndicaux de l'actualisation de la base selon des modalités qu'il détermine.

En l'absence d'accord collectif, la mise à disposition, actualisée dans la base, des informations contenues dans les rapports et des informations transmises de manière récurrente aux représentants du personnel vaut communication lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :

  • les mises à jour sont effectuées selon les périodicités obligatoires ;
  • l'employeur met à disposition des RP les éléments d'analyse ou d'explication lorsqu'ils sont prévus par le Code du travail.

Notez que l'inspection du travail n'est pas expressément visée parmi les destinataires de la BDESE. Toutefois, pour ce qui est des rapports et informations récurrentes qui doivent lui être transmis (par exemple, les informations nécessaires à la consultation annuelle sur la politique sociale de l'entreprise), ils sont mis à sa disposition à partir de la BDESE.

Il est donc nécessaire d'ouvrir un accès à la BDESE à l'inspection du travail, ou de la mettre à disposition de l'agent de contrôle si elle est sous format papier.

Notez-le

Sauf accord contraire, si les élus réclament des impressions papier des documents, vous n'êtes pas dans l'obligation de les leur fournir. Il faut par contre qu'ils puissent convenablement exploiter les données de la BDESE, les comparer et les montrer à leurs experts. Il ne faut donc pas que votre solution en ligne soit bloquante sur ces différents points.

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Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 2312-9L. 2312-18, L. 2312-21, L. 2312-23, L. 2312-36, R. 2312-7 à R. 2312-20 (BDESE)
  • Cass. soc., 28 mars 2018, n° 17-13.081 (en l'absence de BDESE, le délai de consultation sur les orientations stratégiques n'est pas opposable aux élus du CSE)
  • Cass. soc., 25 septembre 2019, n° 18-15.504 (la condition d'accès permanent est respectée lorsque la BDESE est accessible pendant les heures de travail ou sur support papier par courrier ou fax sur demande)
  • Loi n° 2020-1721, du 29 décembre 2020, art. 244, et décret n° 2021-1784, du 24 décembre 2021 (information du CSE sur les aides publiques perçues et bilans simplifiés d'émissions de gaz à effet de serre)
  • Cass. soc., 27 janvier 2021, n° 19-16.692 (pour licencier pour faute un RH qui s'abstient de remplir ses tâches relatives à la BDESE, il faut vérifier s'il y a une mauvaise volonté délibérée)
  • Loi « Climat et Résilience » n° 2021-1104, du 22 août 2021, et décret n° 2022-678, du 26 avril 2022 (les consultations du CSE visent également l'aspect environnemental des projets et les données environnementales doivent être intégrées dans la BDESE)
  • Décret n° 2022-678, du 26 avril 2022 (modification de rubriques de la BDESE pour entreprises de 300 salariés et plus)

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