Mettre en place la mutuelle
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.05.3.025

Mettre en place la mutuelle

Depuis le 1er janvier 2016, une couverture complémentaire santé collective obligatoire doit être proposée par l'employeur du secteur privé à tous les salariés, n'en disposant pas déjà, en complément des garanties de base d'assurance maladie de la Sécurité sociale. Les partenaires sociaux ont amélioré le régime de frais de santé applicable au secteur. Les avenants du 21 décembre 2015 et du 13 octobre 2017 sont entrés en vigueur. Toutes les entreprises sont-elles concernées ? Tous vos salariés peuvent-ils bénéficier de l'ensemble de ces garanties ? Quelles sont les modifications apportées ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Le cadre juridique

En vertu de l'accord du 6 octobre 2010 entré en vigueur en 2011, les salariés du secteur des hôtels, cafés et restaurants bénéficient du régime de mutuelle obligatoire. Les dispositions conventionnelles ont été modifiées par plusieurs avenants. Les entreprises disposent de la liberté de contracter leur contrat de prévoyance et de complémentaire auprès de l'assureur de leur choix. Les règles de portabilité ont été améliorées, permettant de prendre en compte le cas des salariés saisonniers embauchés en grand nombre par les entreprises du secteur. Le tableau des prestations des garanties conventionnelles obligatoires évolue régulièrement.

Depuis la généralisation de l'obligation de mise en place de la mutuelle d'entreprise, une étude réalisée par l'institut Audirep démontre que les entreprises vont au-delà de leurs obligations légales et conventionnelles. Plus de la moitié d'entre elles ont également choisi un niveau de garanties supérieur au niveau de garanties minimal ou à celui négocié par les branches.

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Etape  2 -  Identifier les salariés bénéficiaires

Les bénéficiaires de ce régime sont l'ensemble de vos salariés cadres ou non-cadres, liés par un contrat de travail quelle que soit sa forme et ayant au moins 1 mois civil entier d'emploi dans votre entreprise. Sont donc bénéficiaires : les salariés en CDI, CDD, en contrat de professionnalisation, en formation par alternance, sauf cas de dispense.

Vos salariés ayant souscrit un contrat individuel de frais de santé ont dû rejoindre le régime conventionnel de branche.

Les salariés disposent de facultés de dispense d'adhésion, sous réserve de vous en faire une demande écrite, accompagnée des pièces justifiant du fait qu'ils sont couverts par ailleurs, lorsque cette condition supplémentaire est requise.

Ces possibilités de dispense concernent les situations limitativement énumérées ci-après :

  • les salariés embauchés sous contrat à durée déterminée n'excédant pas 1 mois de date à date ;
  • les salariés bénéficiaires de la couverture maladie universelle complémentaire (CMU-C) jusqu'à l'échéance de leurs droits ;
  • les salariés à temps partiel et apprentis qui devraient acquitter une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute. En pratique, compte tenu du coût de 28 euros fixé pour la cotisation, seuls les salariés dont la rémunération est inférieure à 280 euros peuvent être dispensés de cette affiliation.
Attention

La jurisprudence considère que le salarié couvert à titre facultatif par la mutuelle de son conjoint ne peut pas prétendre à une dispense d'affiliation.

La demande de dispense doit comporter la mention selon laquelle le salarié a été préalablement informé par l'employeur des conséquences de son choix.

La loi a également prévu des cas de dispense d'ordre public qui s'appliquent donc de droit. Elles ont été étendues avec le décret du 30 décembre 2015 :

  • les salariés en CDD ou en mission dont la durée de la couverture collective individuelle est inférieure à 3 mois. Vous devez demander aux salariés concernés de justifier de sa couverture santé respectant les conditions des contrats responsables ;
  • les salariés déjà couverts par une assurance individuelle lors de l'embauche. La dispense ne s'applique que jusqu'à l'échéance des contrats individuels. Vous devez prendre soin de demander aux salariés de justifier de leur adhésion à une assurance individuelle et veiller à mettre en place le régime de mutuelle obligatoire aux échéances de contrat ;
  • les salariés bénéficiant, y compris en qualité d'ayants droit, d'une couverture pour les mêmes risques au titre des dispositifs suivants : autre régime de santé collectif obligatoire, régime local d'Alsace-Moselle, régime complémentaire relevant des industries électriques et gazières, mutuelle des agents de l'État ou des collectivités territoriales, contrats d'assurance groupe dits « Madelin ».

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Etape  3 -  Déterminer le coût

Montant et répartition de la cotisation

Les cotisations servant à financer les garanties sont fixées par accord entre vous et l'organisme assureur. Elles sont nécessairement exprimées sous forme de forfait mensuel pour chaque salarié bénéficiaire. Ce forfait n'est pas réduit prorata temporis (en proportion du temps passé).

Le montant de la cotisation au régime conventionnel est de 28 euros pour les salariés relevant du régime général de la Sécurité sociale et de 20 euros pour les salariés relevant du régime général d'Alsace Moselle.

Cette cotisation est un forfait mensuel réparti à parts égales entre vous et votre salarié. La cotisation est divisée à raison de 50 % à votre charge et 50 % à la charge de votre salarié. Vous devrez donc payer 14 euros dans le cas du régime de base.

Cette cotisation bénéficie des exonérations sociales et fiscales puisque ce régime de branche respecte les dispositions légales pour pouvoir bénéficier des exonérations relatives aux contrats obligatoires. En revanche, l'employeur ne peut pas prétendre à la déduction de la contribution employeur de l'assiette des cotisations dès lors qu'il modifie de façon unilatérale la répartition du financement. De même, l'exonération est écartée dès lors que l'employeur participe au financement de contrats au bénéfice de salariés dispensés d'y adhérer.

Le financement du régime de prévoyance non obligatoire pour les membres de la famille des salariés doit être réintégré dans l'assiette des cotisations de l'entreprise. Néanmoins, la contribution de l'employeur est soumise dans sa globalité aux cotisations de Sécurité sociale dès lors que l'adhésion facultative au profit des ayants droit prive le régime de son caractère collectif et obligatoire.

Attention

Un accord de branche du 28 juin 2022 sur le régime conventionnel de frais de santé envisageait une augmentation de la cotisation, une répartition de la cotisation à 65 % à la charge de l'employeur et à 35 % à la charge du salarié, un plafond maximal de cotisation par mois pour les salariés et une participation minimale par mois pour les employeurs. Deux organisations patronales ont exercé leur droit d'opposition, celles-ci étant majoritaires compte tenu de la représentativité des organisations professionnelles. Les deux autres organisations patronales ont dénoncé leur signature.

Par ailleurs, les deux principaux assureurs du secteur HCR ont augmenté leur cotisation au 1er juillet 2022 à 46 euros par mois.

Cas des salariés ayant plusieurs employeurs et salariés à temps partiel

Si certains de vos salariés ont un ou plusieurs autres employeurs et que vous avez souscrit le même contrat d'assurance, il vous est possible de procéder à une répartition de la cotisation au prorata du temps de travail entre les différents employeurs.

La mise en oeuvre de cette modalité nécessite que vos salariés vous informent ainsi que ses autres employeurs de sa pluriactivité au sein de la branche. De même, il est indispensable que vous soyez informé en cas de rupture d'un des contrats de vos salariés ou de modification de son temps de travail. Votre part de cotisation ainsi que celle du ou des autres employeurs seront modifiées de façon à ce que la totalité des cotisations soit toujours perçue par l'assureur.

Pour les salariés à temps partiel, la totalité de la cotisation est due, hors cas de dispense d'affiliation bénéficiant aux salariés à temps partiel qui, s'ils étaient affiliés au régime conventionnel obligatoire, devraient acquitter une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération.

Options complémentaires au régime de base

Il existe des options complémentaires au régime de base qui peuvent être souscrites soit par vous-même, soit par votre salarié.

Attention

Vous devez permettre aux salariés de pouvoir accéder à des garanties frais de santé supplémentaires moyennant à une tarification spécifique.

Ces options concernent d'une part l'amélioration du niveau des garanties et d'autre part permettent d'étendre la couverture du salarié à son conjoint ou à défaut de son partenaire lié par un pacte civil de solidarité ainsi qu'aux enfants à leur charge.

Concernant le paiement des cotisations liées aux options, il existe deux cas de figure :

  • si vous avez souscrit des options supplémentaires, la part salariale sera prélevée mensuellement sur le salaire de votre employé, le versement de votre part se fait (accompagné de la part salariale collectée) trimestriellement à terme échu ;
  • si votre salarié a lui-même souscrit des options supplémentaires, elles seront directement prélevées sur son compte bancaire. 

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Etape  4 -  Déterminer les garanties et le mécanisme de leur mise en oeuvre

La nature des prestations de garantie conventionnelle obligatoire

Ce régime a pour but d'assurer aux bénéficiaires des remboursements de frais de santé complémentaires à ceux de la Sécurité sociale ainsi que des actions de prévention.

Les remboursements viennent en complément des prestations versées par la Sécurité sociale et sont limités aux frais réels restant à la charge du salarié après l'intervention de la Sécurité sociale.

Notez-le

Les actes et frais non pris en charge par le régime de base de la Sécurité sociale ne sont pas couverts, sauf indication contraire figurant au tableau des prestations.

Ce régime couvre les actes et frais de santé relevant des postes suivants : hospitalisation, médecine courante, pharmacie, dentaire, optique, cures thermales, maternité, transport accepté, pilule et patchs contraceptifs non remboursés, actes de prévention (sevrage tabagique, etc.). Le tableau des prestations des garanties conventionnelles obligatoires a été modifié par l'avenant n° 9, du 15 novembre 2019, étendu, et est applicable depuis le 1er janvier 2020.

Attention

Le contrat de mutuelle doit être à minima conforme avec les garanties prévues par l'avenant. Elles doivent être strictement respectées, en effet il n'est pas possible d'apprécier globalement le caractère plus favorable des dispositifs qui seraient mis en place. 

C'est la date des soins prise en compte par la Sécurité sociale qui détermine l'intervention du régime conventionnel pour le remboursement des actes.

Attention

L'employeur doit demander et se réserver la preuve de la demande des documents nécessaires pour l'instruction du dossier d'indemnités journalières complémentaires de son salarié.

Afin de bénéficier du régime social de faveur, les entreprises doivent inclure certaines dépenses d'optique médicale, de prothèse dentaire et d'aides auditives. Les entreprises avaient jusqu'au 1er janvier 2020 pour mettre leur régime en conformité avec cette obligation.

Cessation des garanties

L'obligation de couverture des employeurs cesse pour chaque salarié :

  • en cas de cessation du contrat de travail notamment pour cause de départ à la retraite (sauf cumul emploi-retraite), de démission, de licenciement ou de rupture conventionnelle, sans préjudice du bénéfice de la portabilité de ses garanties frais de santé en cas de chômage et du maintien à titre individuel de ses garanties ;
  • en cas de décès du salarié ;
  • en cas de dénonciation de l'accord collectif à l'issue de la période de survie de l'accord dans les conditions énoncées par le Code du travail concernant les niveaux de prestations définis par l'accord de 2015.

L'obligation de couverture des employeurs cesse d'être accordée au salarié à l'expiration du mois au cours duquel prend fin le contrat de travail qui le lie à l'entreprise relevant du champ d'application du présent accord, sous réserve des dispositions relatives à la portabilité et au maintien des garanties à titre individuel.

La suspension des garanties

Les garanties sont suspendues pendant les périodes de suspension du contrat de travail sauf lorsque ces périodes donnent lieu au maintien de la rémunération.

Notez-le

Les cas de suspension des garanties sont notamment les suivants : congé sabbatique, congé pour création d'entreprise, congé parental, tout congé sans solde légal du salarié.

La suspension intervient à la date de cessation de l'activité professionnelle, et s'achève dès la reprise effective du travail par l'intéressé au sein de l'entreprise. Durant cette période, aucune cotisation n'est due, ni par le salarié (sauf si celui-ci adhère à un contrat individuel), ni par l'entreprise.

Attention

Pendant la période de suspension, vous n'êtes pas tenu au paiement des cotisations au titre du salarié concerné. Toutefois, le contrat des garanties collectives souscrit devra prévoir la faculté pour les salariés en période de suspension du contrat de travail ne donnant pas lieu à maintien de la garantie, d'obtenir le maintien de la garantie moyennant le paiement intégral de la cotisation prévue pour l'ensemble des salariés.
La notice d'information rédigée par votre assureur devra expressément rappeler cette faculté et ses conditions de mise en oeuvre. Le salarié devra formuler sa demande au plus tard un mois après le début du congé non rémunéré.

Néanmoins, les garanties sont maintenues pendant les périodes de suspension donnant lieu au maintien de rémunération ou à indemnisation par la Sécurité sociale (exemples : arrêt maladie, congé maternité, etc.).

Le cas des salariés invalides

Le contrat souscrit par votre entreprise doit comporter une clause d'exonération de cotisation (part patronale et salariale) concernant les salariés invalides restant dans l'effectif de l'entreprise et ne percevant pas de salaire en contrepartie du maintien des garanties.

La portabilité

Les nouvelles dispositions améliorent la portabilité des droits. Elle permet aux salariés dont le contrat de travail a été rompu ou a pris fin et ouvrant droit à l'assurance chômage de continuer à bénéficier des garanties de leur mutuelle. La durée du maintien de garanties est égale à la durée du dernier contrat de travail dans la limite de douze mois. L'avenant a doublé la durée de la portabilité. Par exemple, un salarié titulaire d'un CDD de 5 mois peut prétendre bénéficier à l'issu de son contrat du maintien de ses garanties pendant 10 mois (5 mois X 2).

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Etape  5 -  Connaître les modalités pratiques

Trois organismes avaient été désignés pour assurer le régime frais de santé « HCR Santé » :

  • Malakoff Médéric au travers de son institution Urrpimmec ;
  • Groupe Mornay au travers de son institution de prévoyance IPGM ;
  • Groupe Audiens au travers de son institution Audiens Prévoyance.

Un gestionnaire avait aussi été désigné par la branche, il s'agit de GPS (Gestion Prestation Service). Il n'était pas possible de choisir directement l'un de ces trois organismes. Il existait une répartition prévue sur la base de compétences géographiques et professionnelles : Malakoff Médéric Prévoyance et IPGM sur la base des compétences géographiques retenues en retraite complémentaire et en prévoyance et Audiens pour les entreprises appartenant à des groupes dont l'activité principale relève du spectacle, quelle que soit la situation géographique de l'entreprise.

Notez-le

Le conseil constitutionnel a déclaré inconstitutionnel le fait de permettre aux accords professionnels de désigner des organismes assureurs obligatoires pour la mise en place de contrats de prévoyance et de complémentaire santé. La décision n'impactait pas les contrats en cours. Le Conseil d'État a précisé que les clauses de désignation contenues dans les accords collectifs en cours restaient applicables jusqu'à leur terme.

L'accord collectif de branche relatif aux frais de santé est arrivé à terme au 31 décembre 2015.

Dorénavant, vous êtes libérés de l'obligation de souscrire votre contrat obligatoire auprès des trois organismes assureurs désignés.

Attention

Vous êtes libre de souscrire votre contrat de prévoyance et de complémentaire santé obligatoire auprès de l'organisme assureur de votre choix. Préalablement vous devez respecter la date d'échéance du contrat avant d'en conclure un nouveau et respecter les niveaux de garanties minimales prévus dans les accords. Il vous faut également respecter la procédure de résiliation du contrat. 

Le législateur avait fixé au 1er janvier 2010 le point de départ de la période transitoire de 6 ans pendant laquelle les organismes assureurs pouvaient étaler les provisionnements complémentaires et demander une indemnité en cas de résiliation prévue par les dispositions contractuelles.

Si vous avez plusieurs établissements dans votre groupe, vous pourrez adhérer à un seul organisme, désigné en fonction de l'adresse du siège social de votre groupe.

Vous êtes tenu de remettre à chaque salarié et de pouvoir le justifier, une notice d'information établie par les assureurs désignés par l'accord. Cette fiche définit les garanties souscrites, les modalités d'entrée en vigueur, les formalités à accomplir pour les remboursements de frais de santé.

Pour faire adhérer votre entreprise, vous devez compléter un bulletin d'adhésion et l'envoyer à l'assureur compétent.

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 2261-9 et suivants (procédure de dénonciation conventions et accords)
  • CSS, art. L. 242-1 et D. 242-1 (limites et conditions d'exonération de charges sociales des contributions patronales), L. 911-1 à L. 911-8 (complémentaire santé)
  • CGI, art. 83-1 quater (exonération de la cotisation salariale de l'impôt sur le revenu)
  • Cass. 1re civ., 9 décembre 1986, n° 85-11.674 (obligation de l'employeur de remettre la notice d'information avant ou au moment de l'adhésion)
  • Cass. 1re civ., 1er février 2000, n° 96-16.459 (défaut d'information sur les modifications de la garantie, inopposabilité aux salariés)
  • Circulaire DSS du 25 août 2005 (et questions-réponses associées)
  • Cass. soc., 16 avril 2008, n° 06-44.361 (responsabilité de l'employeur pour les conséquences d'une notice d'information incomplète rédigée par l'assureur)
  • Avenant n° 3 du 18 mai 2009 à l'ANI du 11 janvier 2008 sur la modernisation du marché du travail, étendu par arrêté du 7 octobre 2009
  • Arrêté du 7 octobre 2009 portant extension de l'avenant n° 3 du 18 mai 2009 à l'accord national interprofessionnel du 11 janvier 2008 sur la modernisation du marché du travail
  • Cass. soc., 17 mars 2010, n° 08-45.329 (l'employeur qui réduit les garanties doit en informer ses salariés)
  • Cons. constit., 13 juin 2013, n° 2013-672 DC, (ancien art. L. 912-1 CSS inconstitutionnel)
  • CE 26 sept. 2013, n° 387895 (application des clauses de désignation jusqu'à leur terme)
  • Loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l'emploi
  • Décret n° 2014-1374 du 18 novembre 2014 relatif au contenu des contrats d'assurance maladie complémentaire bénéficiant d'aides fiscales et sociales
  • Décret n° 2014-1025 du 8 septembre 2014 relatif aux garanties d'assurance complémentaire santé des salariés
  • Décret n° 2014-786 du 8 juillet 2014 relatif au caractère collectif et obligatoire des garanties de protection sociale complémentaire
  • Cass. 2e civ., 8 décembre 2016, n°15-19.685 (obligation d'information des institutions de prévoyance vis-à-vis des entreprises concernant les garanties mises en oeuvre)
  • Cass. 2e civ., 19 janvier 2017, n° 16-11.239 (erreurs ou omission dans la mise en place d'un régime de prévoyance, maintien du bénéfice des exonérations de cotisations de Sécurité sociale pour les contributions patronales versées)
  • Décret n° 2017-372, du 21 mars 2017, relatif à l'application de l'article 4 de la loi n° 89-1009, du 31 décembre 1989, renforçant les garanties offertes aux personnes assurées contre certains risques
  • Cass. soc., 22 juin 2017, n° 16-16.977 (le fait de ne pas demander au salarié la remise des documents nécessaires à l'instruction de prévoyance du dossier d'indemnités journalières complémentaires de ce dernier est constitutif d'une faute)
  • Ord. n° 2017-1386, du 22 septembre 2017, relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales
  • Cass. 2e civ., 25 janvier 2018, n° 16-26.580 (réintégration dans l'assiette des cotisations de l'entreprise du financement d'un régime de prévoyance non obligatoire pour les membres de la famille des salariés)
  • Cass. soc., 26 septembre 2018, n° 16-28.110 (conséquences du manquement de l'employeur au devoir d'information et de conseil)
  • Loi n° 2018-1203, du 22 décembre 2018, pour le financement de la Sécurité sociale
  • Cass. 2e civ., 20 décembre 2018, n° 17-26.958 (réintégration dans l'assiette des cotisations de Sécurité sociale de la contribution patronale pour l'intégralité du montant en cas d'adhésion facultative des ayants droit au régime de santé)
  • Cass. 2e civ., 7 février 2019, n° 17-27.099 (indemnité due en cas de résiliation dans la période transitoire des 6 ans)
  • Cass. 2e civ., 14 mars 2019, n° 17-24.380 (pas de déduction de la contribution employeur de l'assiette des cotisations en cas de modification unilatérale de la répartition du financement)
  • Cass. 2e civ., 9 mai 2019, n° 18-15.872 (absence de dispense pour un salarié couvert à titre facultatif par la mutuelle de son conjoint)
  • Cass. 2e civ., 24 octobre 2019, n° 18-20.016 (obligation pour l'employeur de remettre une notice d'information et de pouvoir le prouver, responsabilité de l'assureur pouvant être recherchée si le contenu de la notice est imprécis)
  • Cass. 2e civ., 7 novembre 2019, n° 18-21.963 (financement patronal au bénéfice de salariés non contraints par le dispositif à inclure dans l'assiette des cotisations et contributions)

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