Le solde de tout compte
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.05.3.070

Le solde de tout compte

Le versement du « solde de tout compte » est une phase importante qui met un terme définitif à votre relation professionnelle avec le salarié et il doit être remis quelle que soit la cause de rupture du contrat. Vous devez donc réaliser cette phase en connaissant vos droits et vos obligations.

Quels éléments prendre en compte ? À quel moment procéder au solde de tout compte ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Fixer avec précision le terme du contrat de travail, pour calculer les éléments du solde de tout compte

Le terme du contrat de travail conditionne évidemment le calcul de tous les éléments du solde de tout compte.

La date de fin du contrat est déterminée, soit :

  • à la date de résiliation du contrat de travail (il peut s'agir par exemple de la date de signature de l'accusé de réception de la lettre de licenciement, ou de sa première présentation par la poste) ;
  • à la date d'expiration du préavis, sous réserve qu'un préavis soit applicable et appliqué.

Etape  2 -  Établir le dernier bulletin de paie

C'est l'élément essentiel du solde de tout compte. Il devra comporter :

  • les composantes habituelles du salaire pour le dernier mois de travail éventuellement incomplet ;
  • l'indemnité compensatrice de préavis (si le salarié y a droit et que vous l'avez dispensé d'accomplir le préavis) ;
  • les primes éventuelles : vous devez examiner les droits du salarié au regard des primes en vigueur dans l'entreprise ; en particulier pour les primes versées en fin d'année et auxquelles le salarié peut prétendre au prorata de son temps de présence ;
  • l'indemnité compensatrice de congés payés : pour les droits à congés acquis et non consommés ;
  • l'indemnité de licenciement : légale ou conventionnelle sauf si le motif de licenciement (pour faute grave ou lourde) vous dispense de la lui reverser ;
  • les autres indemnités : liées au statut (ex. : indemnité de clientèle des VRP, compensation financière d'une clause de non-concurrence, etc.).

Vous pourrez également intégrer des retenues en fonction des situations que nous évoquons à l'étape suivante.

Notez-le

Si une transaction a été conclue, et si une indemnité transactionnelle a été prévue, cette dernière n'a pas à figurer sur le dernier bulletin de paie ; elle conserve le plus souvent un caractère confidentiel qui s'accorde mal avec cette publicité. Elle fera l'objet d'un règlement à part, remis à l'occasion de la signature du protocole d'accord transactionnel.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  3 -  Compenser les dettes du salarié

La récupération d'éventuelles dettes du salarié envers l'entreprise ne peut se faire qu'en respectant des règles précises, en fonction de la nature de la dette :

  • les acomptes : considérés comme un paiement anticipé, ils peuvent être déduits en totalité sur le salaire. La notion de « salaire » englobe ici la contrepartie directe du travail (salaire de base + heures supplémentaires) ainsi que les primes et les indemnités compensatrices évoquées ci-avant ;
  • les avances sur salaire : considérées comme un prêt, elles peuvent être récupérées :
    • dans la limite de 1/10 du « salaire »,
    • dans la limite de la totalité de l'indemnité de licenciement ;
  • les prêts : le remboursement des prêts consentis à votre salarié peut être récupéré de 2 manières :
    • soit à l'identique des avances sur salaire (les juges assimilant souvent les prêts comme des avances sur salaires),
    • soit par voie judiciaire, en demandant au juge un titre exécutoire ;
  • les autres dettes : (ex. : loyer d'un appartement de fonction, achats de produits de l'entreprise, etc.) ne pourront être recouvrées que sur acte volontaire du salarié, ou sinon par les voies de droit commun.

Etape  4 -  Récupérer les matériels et documents

Faites l'inventaire des matériels (véhicule, outillage, PC et téléphone portables, clés, etc.) et des documents (catalogue, tarifs) que vous avez pu mettre à la disposition du salarié, et qu'il doit vous restituer.

Le contrat de travail stipule parfois les conditions de restitution en cas de départ de l'entreprise, mais il est bon de les rappeler à l'occasion de la lettre de licenciement.

En cas de réticence ou d'un manque d'empressement du salarié, vous pouvez saisir l'occasion de la remise du solde de tout compte pour récupérer ces éléments.

Etape  5 -  Remettre le reçu du solde de tout compte

Il vous appartient de rédiger le reçu pour solde de tout compte et d'y faire apparaître l'inventaire de toutes les sommes versées au salarié à l'occasion de la fin de son contrat de travail. En conséquence, vous devez détailler ces sommes et préciser, pour chacune d'elles, son montant et ce à quoi elle correspond précisément (indemnité de congés payés, indemnité de licenciement, salaire, etc.).

Ensuite, vous devez indiquer une date sur le reçu, le signer et le faire signer par le salarié. Cette date est très importante, puisqu'elle marque le point de départ du délai de 6 mois dont dispose le salarié pour contester le reçu, s'il estime après coup que les sommes indiquées et versées étaient insuffisantes. Il peut le faire par lettre à l'employeur, ou par saisine du conseil de prud'hommes.

Au-delà de ce délai de 6 mois, les sommes indiquées sur le reçu ne peuvent plus être remises en cause. Notez que ce délai n'est pas obligatoirement mentionné dans le reçu même s'il reste préférable de le mettre pour une meilleure information du salarié.

Attention

Le salarié qui a signé le reçu pourra encore exercer un recours, après ce délai de 6 mois, mais uniquement sur des sommes qui ne figuraient pas sur le reçu (d'où l'importance de bien soigner la rédaction de ce dernier). Pour cela, le salarié dispose d'un délai de 3 ans.

La remise doit être faite le jour du départ du salarié. Vous pouvez toutefois lui indiquer que le document est tenu à sa disposition et qu'il peut venir le chercher. Vous n'êtes pas obligé de l'envoyer, sauf condamnation sous astreinte.

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Pas de dispositions particulières

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1234-20 (reçu pour solde de tout compte), L. 3251-1 et L. 3251-2 (retenues sur salaire), L. 3252-2 et R. 3252-2 (compensation des dettes et quotité saisissable)
  • Cass. soc., 16 juillet 1997, n° 94-41.938 (oubli de délivrer le reçu en double exemplaire : valeur d'un simple reçu)
  • Cass. soc., 17 mars 1993, n° 89-44.425 (reçu non daté : pas de caractère libératoire)
  • Cass. soc., 2 février 2011, n° 09-40.453 (la signature du reçu pour solde de tout compte ne vaut pas renonciation à contester le bien-fondé du licenciement par le salarié)
  • Cass. soc., 18 décembre 2013, n° 12-24.985 (le reçu pour solde de tout compte n'a d'effet libératoire que pour les seules sommes qui y sont mentionnées)
  • Cass. soc., 4 novembre 2015, n° 14-10.657 (l'employeur n'est pas obligé de mentionner sur le reçu pour solde de tout compte le délai de dénonciation de 6 mois)

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