La gestion d'une demande de changement d'horaires de travail
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.06.3.010

La gestion d'une demande de changement d'horaires de travail

Vous devez répondre à l'un de vos salariés souhaitant une modification de ses horaires de travail.

Quelle suite pouvez-vous donner à sa demande ? Êtes-vous tenu d'y accéder ? Que faire si la modification des horaires de travail est incompatible avec vos contraintes d'organisation ?

Dans cette page

La bonne méthode

Cas  1 -  Demande de modification des horaires de travail sans modification de la durée du travail

Vous êtes libre d'accepter ou de refuser cette demande de modification des horaires de travail. Vous prendrez votre décision au regard de plusieurs éléments :

  • les motivations invoquées par le salarié ;
  • les précédents existant dans l'entreprise ;
  • le poste occupé par le salarié.

En effet, si le salarié occupe un poste en horaires d'équipe et qu'il demande à passer en horaires de journée, la demande risque d'être difficilement compatible avec les contraintes d'organisation du service. La seule solution dans ce cas semble être le changement de poste, dès lors que celui-ci correspond à la classification et aux aptitudes du salarié.

Soyez prudent dans la mise en place de cette modification, raisonnez collectivement avant de prendre votre décision d'acceptation ou de refus : l'un des cas les plus fréquents est la demande de répartir sur 4,5 jours un temps de travail habituellement prévu sur 5. Si, à première vue, cela semble tout à fait envisageable, comment gérerez-vous la situation si plusieurs salariés viennent vous présenter une demande similaire ? Et comment justifierez-vous votre refus, si vous avez précédemment donné votre accord à l'un de leurs collègues ?

Si vous jugez impossible de généraliser ce type de décision, le plus simple est sans doute de ne pas donner suite aux demandes formulées en ce sens. Et bien entendu, d'expliquer votre décision au salarié.

Il en ira de même si un salarié vous demande à effectuer des horaires continus de manière à terminer sa journée de travail plus tôt. Si vous ne voulez pas que vos services se vident de leurs collaborateurs à partir de 15 h, réfléchissez bien avant de lui répondre positivement.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Cas  2 -  Demande de modification des horaires avec augmentation de la durée du travail

Dans ce cas, le salarié demande à faire des heures supplémentaires. Vous êtes libre d'accepter ou de refuser cette demande.

Refus de la demande

Il se peut que vous ne disposiez pas d'un volume de travail suffisant pour satisfaire la demande du salarié. Il vous faut alors lui adresser une réponse négative, mais néanmoins motivée. Il sera en effet souhaitable d'y mettre les formes, afin de préserver la qualité de la relation de travail.

Avant de lui adresser cette réponse, il est indispensable de le rencontrer afin de bien comprendre sa motivation sous-jacente. Elle est généralement d'ordre financier, mais l'échange que vous aurez avec lui vous permettra de mieux saisir le caractère impérieux de son besoin.

Ce type de demande peut révéler des difficultés personnelles parfois importantes, auxquelles la réponse la plus adaptée ne consistera pas nécessairement en l'accomplissement d'heures supplémentaires. On peut envisager la mise en place d'une avance sur salaire, le paiement de jours de réduction du temps de travail (RTT) éventuellement placés sur un compte épargne-temps, un prêt remboursable par retenue sur salaire. Il est fondamental que le salarié comprenne et accepte les raisons qui vous ont amené à repousser sa demande.

Acceptation de la demande

Bien sûr, assurez-vous en priorité qu'il y a « matière » à effectuer des heures supplémentaires. Cela signifie que le salarié amené à effectuer des heures supplémentaires devra travailler plus qu'aujourd'hui, et non pas en faire autant en davantage de temps.

Là encore, rencontrez le salarié afin de bien comprendre son besoin. Si vous lui donnez votre accord, indiquez-lui précisément ce que vous attendez de lui : volumes supplémentaires à réaliser, nouveaux projets à prendre en charge, etc. Évaluez ensemble le volume d'heures que cela représente. Vous devez en effet garder la maîtrise des volumes d'heures effectuées :

  • par respect des dispositions légales et/ou conventionnelles ;
  • pour la bonne gestion de votre entreprise.

Faites un point hebdomadaire avec le salarié sur les heures effectuées avant de les valider. Vous devez garder la main sur les heures supplémentaires effectuées. La personne en charge des paies doit les valider auprès de vous et pas seulement auprès du salarié.

En tout état de cause, limitez dans le temps la période pendant laquelle le salarié effectuera des heures supplémentaires.

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Pas de dispositions particulières

Cas  3 -  Demande de passage à temps partiel

Temps partiel « classique »

En l'absence d'accord collectif en la matière, vous ne pouvez le refuser que dans deux cas :

  • absence d'emploi à temps partiel disponible dans la catégorie professionnelle du salarié ;
  • si le temps partiel peut avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise.

Dans l'hypothèse d'un refus de l'employeur, le salarié bénéficie d'une priorité pour l'attribution d'un emploi à temps partiel relevant de sa catégorie professionnelle ou, si une convention ou un accord de branche étendu le prévoit, d'un emploi présentant des caractéristiques différentes.

Notez-le

Les salariés à temps partiel ont une priorité d'emploi pour occuper un poste à temps partiel plus long.

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Pas de dispositions particulières

Congés spéciaux pouvant être aménagés pour être pris à temps partiel :

Le congé parental d'éducation

Il est ouvert à tout salarié : 

  • ayant au moins 1 an d'ancienneté ;
  • suite à la naissance de son enfant, ou à l'arrivée au foyer (en vue de son adoption) d'un enfant de moins de 16 ans.

Si ces deux conditions sont respectées, vous devez accepter la demande du salarié, mais c'est vous qui fixez les horaires. Si le salarié les refuse, il commet une faute grave, sauf à justifier d'obligations familiales impérieuses.

Le congé pour création d'entreprise (reportez-vous à « Évitez les erreurs »)

Il est ouvert à tout salarié :

  • cumulant au moins 24 mois d'ancienneté dans l'entreprise ;
  • n'ayant pas déjà bénéficié d'un tel congé dans les 3 ans précédant la demande.

Dans le cas où l'entreprise a moins de 300 salariés, vous pouvez refuser le passage à temps partiel demandé si, après avis des représentants du personnel, vous estimez que ce temps partiel aura des conséquences préjudiciables pour l'entreprise, ou si la demande suit de moins de 3 ans une précédente création ou reprise d'entreprise. Vous pouvez par ailleurs différer la demande du salarié, à défaut de disposition conventionnelle spécifique :

  • de manière discrétionnaire dans la limite de 6 mois suivant la réception de la demande du salarié ;
  • tant que le nombre total de jours de congés représente plus de 2 % du nombre total de jours de travail effectués dans les 12 mois précédant le départ (moins de 300 salariés), ou que l'effectif de salariés employés simultanément à temps partiel à ce titre dépasse 2 % de l'effectif total (quel que soit l'effectif).

Le congé de solidarité familiale

Ce congé permet à tout salarié de s'absenter pour assister un proche souffrant d'une pathologie mettant en jeu le pronostic vital. Aucune condition d'ancienneté n'est requise. Il peut durer jusqu'à 3 mois, renouvelable une fois. Le salarié doit vous adresser sa demande au moins 15 jours avant le début du temps partiel et l'accompagner d'un certificat médical. Vous ne pouvez ni refuser, ni reporter la demande du salarié. En cas d'urgence, le temps partiel peut démarrer dès que vous recevez la lettre.

Le mi-temps thérapeutique

Vous ne pouvez le refuser que pour des motifs graves : impossibilité d'aménager le poste de travail ou de trouver un autre poste de travail à proposer au salarié. Si vous apportez des preuves valides de votre refus, le salarié ne pourra que prolonger son arrêt de travail ou reprendre son activité à temps plein.

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Pas de dispositions particulières

Cas  4 -  Demande de passage à temps plein

Cas général 

Le salarié à temps partiel souhaitant revenir à temps plein doit vous en faire la demande. Il sera prioritaire si un poste à temps plein conforme à sa catégorie professionnelle et à ses aptitudes est disponible. Vous devez porter à sa connaissance les postes susceptibles de lui convenir.

Si le temps partiel a dès le départ été prévu pour une durée limitée, le salarié revient automatiquement à temps plein à l'issue de cette période.

Cas spécifiques 

  • retour anticipé de congé parental d'éducation (reportez-vous à La bonne méthode - Cas n° 3) à temps partiel : en cas de décès de l'enfant ou de diminution importante des ressources du ménage, le salarié peut modifier son choix initial et reprendre son emploi initial à temps plein, ou modifier la durée du temps partiel choisi. Le salarié doit vous adresser sa demande, en recommandé, au moins 1 mois avant la date d'effet souhaitée ;
  • congé pour création d'entreprise (reportez-vous à La bonne méthode - Cas n° 3) : le salarié ne peut pas prétendre revenir à temps plein avant l'expiration de sa période de travail à temps partiel, sauf si vous lui donnez votre accord en ce sens.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 3123-1 et suivants (temps partiel), L. 1225-47 à L. 1225-60 (congé parental d'éducation), L. 3142-105 à L. 3142-124 (congé ou travail à temps partiel pour création d'entreprise), L. 3123-3 (priorité emploi temps partiel), L. 3123-26 (motifs de refus en l'absence d'accord collectif)
  • CSS, art. L. 323-3, R. 323-3 et L. 433-1 (mi-temps thérapeutique)

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