Cas  2 -  Gérer les absences maladie

Maladie du salarié : l'arrêt maladie 

Le salarié doit avertir son employeur de son état (suite à un accident ou une maladie non professionnels) dans les 48 heures et justifier son absence et ses prolongations par certificat médical.

Ce délai de 48 heures n'est pas fixé légalement, il est toutefois souvent précisé par les conventions collectives. La loi se contente d'imposer au salarié un « délai raisonnable » pour informer son employeur. La plupart du temps, on considère que ce délai de 48 heures peut être considéré comme raisonnable, c'est d'ailleurs le délai imposé au salarié pour prévenir la CPAM.

Maladie de l'enfant : le congé pour enfant malade

Tout salarié, quels que soient son ancienneté et l'effectif de l'entreprise, peut bénéficier d'un congé en cas de maladie ou d'accident, constaté par certificat médical, d'un enfant de moins de 16 ans dont il a la charge. Le salarié dispose de 3 jours à prendre sur l'année (5 jours si l'enfant a moins de 1 an ou si le salarié a 3 enfants de moins de 16 ans à charge).

Il doit transmettre à l'employeur une copie du certificat. S'il a épuisé ses jours d'absence, il peut prendre une journée de RTT ou de congés payés, voire une journée sans solde. 

Maladie grave de l'enfant : le congé de présence parentale

Ce congé est ouvert à tout salarié, sans condition d'ancienneté ni d'effectif, dont l'enfant à charge est victime d'une maladie, d'un handicap ou d'un accident particulièrement grave.

Sa durée est de 310 jours sur une période maximale de 3 ans. Le droit à un second congé de même durée est ouvert sur une nouvelle période de 3 ans, lorsque la pathologie de l'enfant malade qui avait ouvert le droit au premier congé connait une rechute ou une récidive.

Le congé peut également être renouvelé avant la fin de la période de 3 ans si le nombre de 310 jours ouvrés est atteint avant la fin de ces 3 ans. La nécessité de ce renouvellement doit être attestée par un nouveau certificat du médecin qui suit l'enfant et par l'accord du contrôle médical de la CPAM.

Le salarié doit informer son employeur, au moins 15 jours avant la date prévue, par tout moyen conférant date certaine, et lui adresser un certificat médical attestant de la gravité de l'état, du caractère indispensable d'une présence auprès de l'enfant et de la durée de traitement. En cas de renouvellement avant la fin du délai de 3 ans, il doit joindre également, au moins 15 jours avant le renouvellement du congé, l'avis favorable du service du contrôle médical qui lui a été notifié par la CAF.

Depuis le 30 septembre 2020, le salarié peut, avec l'accord de son employeur, transformer ce congé en période d'activité à temps partiel ou le fractionner, en journée ou demi-journée. Dans ce cas, chaque demande de congé doit être faite 48 heures à l'avance.

Ce congé bénéficie d'une indemnité journalière versée par la CAF. Depuis le 14 octobre 2022, le droit à une allocation journalière de présence parentale adaptée est ouvert à Mayotte.

En cas de décès de l'enfant ou de diminution importante des ressources, le salarié peut informer son employeur de son souhait de retour anticipé, par tout moyen conférant date certaine, au moins 1 mois avant la date de retour souhaitée.

Pour plus de détails, reportez-vous à la fiche dédiée dans la rubrique « Fiches associées ».

Fin de vie d'un membre de la famille : le congé de solidarité familiale

Ce congé permet sans conditions à tout salarié de s'absenter pour assister un proche (ascendant, descendant, époux, concubin, partenaire de pacs, frère, soeur, personne désignée comme personne de confiance) souffrant d'une pathologie mettant en jeu le pronostic vital. Avec l'accord de l'employeur, il peut être transformé en période à temps partiel. D'une durée maximale de 3 mois, renouvelable une fois, il peut être fractionné, sous réserve de l'accord de l'employeur et à condition que le salarié l'avertisse au moins 48 heures avant la date à laquelle il entend prendre chaque période de congé.

À défaut d'accord collectif fixant un délai différent, le salarié doit informer l'employeur au moins 15 jours avant le début du congé, par tout moyen conférant date certaine, et lui adresser un certificat médical du médecin traitant du malade. En cas d'urgence précisée par le médecin, le congé peut débuter sans délai de prévenance. Enfin, l'intéressé doit prévenir l'employeur de sa date de retour au moins 3 jours à l'avance.

Perte d'autonomie d'un proche : le congé de proche aidant

Il permet à tout salarié de s'occuper d'un proche atteint d'un handicap ou d'une perte d'autonomie (conjoint, concubin, partenaire de pacs, enfant à charge, ascendant, descendant et collatéral jusqu'au 4e degré du salarié ou de son conjoint, ou encore personne âgée ou handicapée avec laquelle le salarié entretient des liens étroits et stables et qu'il aide régulièrement et bénévolement pour les actes de la vie quotidienne).

Sauf accord de branche ou, à défaut, d'entreprise, fixant des délais différents :

• sa durée est de 3 mois renouvelable dans la limite de 1 an. Avec l'accord de l'employeur, le congé peut être pris à temps partiel, ou fractionné ;
• le salarié doit informer l'employeur au moins 1 mois avant le début du congé, et lui adresser une déclaration sur l'honneur du lien familial et de l'absence (ou la durée) d'un congé similaire antérieur, et le justificatif de la dépendance de la personne (incapacité permanente d'au moins 80 % ou attribution de l'allocation personnalisée d'autonomie (APA) I ou II). Ce délai est réduit à 48 heures en cas de fractionnement.

Par ailleurs, ce congé bénéficie d'une indemnité journalière versée par la CAF. Depuis le 14 octobre 2022, le droit à une allocation journalière de proche aidant adaptée est ouvert à Mayotte.

Pour plus de détails, reportez-vous à la fiche dédiée dans la rubrique « Fiches associées ».

Cas  3 -  Anticiper les absences motivées par un projet de formation

Le congé pour projet de transition professionnelle

Depuis le 1er janvier 2019, le CIF est remplacé par le congé de transition professionnelle, qui permet au salarié de mobiliser des droits CPF pour changer de profession dans le cadre d'un projet de transition professionnelle.

À la date de départ en formation, il doit justifier d'une ancienneté d'au moins 24 mois, consécutifs ou non, en qualité de salarié, quelle qu'ait été la nature des contrats de travail successifs :

• dont 12 mois dans l'entreprise ;
• ou au cours des 5 dernières années dont 4 mois, consécutifs ou non, en CDD au cours des 12 derniers mois.

N'est pas prise en compte pour le calcul des quatre mois en CDD l'ancienneté acquise au titre :

• d'un contrat d'accompagnement dans l'emploi ;
• d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation ;
• d'un contrat conclu au cours d'un cursus scolaire ou universitaire ;
• d'un CDD qui se poursuit par un CDI.

Il doit en faire la demande :

• 120 jours avant le début de la formation si l'interruption continue est d'au moins 6 mois ;
• 60 jours avant si elle est inférieure à 6 mois, ou lorsque la formation est à temps partiel ou pour passer un examen.

L'employeur informe l'intéressé de sa réponse par écrit dans les 30 jours. Le silence vaut acceptation. Il ne peut refuser le congé qu'en cas de non-respect des conditions de demande ou d'ancienneté. Le refus doit être motivé.

Il peut différer le congé, de 6 mois au maximum, après avis des RP, si l'absence du salarié :

• entraîne des conséquences préjudiciables à la production et à la marche de l'entreprise ;
• ou porte le nombre de salariés simultanément absents au titre de ce congé à 2 % ou plus de l'effectif total (entreprise de 100 salariés et plus), ou à deux salariés (entreprise de moins de 100 salariés).

Le compte personnel de formation (CPF)

Le salarié qui désire utiliser ses acquis de CPF (monétisé depuis le 1er janvier 2019) pour une formation effectuée pendant son temps de travail doit demander votre accord au moins 60 jours avant le début de cette formation si celle-ci a une durée inférieure à 6 mois, 120 jours avant si elle dure au moins 6 mois.

Vous disposez alors de 30 jours calendaires pour notifier votre réponse au salarié. L'absence de réponse au terme de ce délai vaut acceptation.

Votre accord sur le contenu de la formation n'est pas requis dans certains cas, notamment lorsque le salarié suit une formation permettant d'acquérir un socle de connaissances et de compétences ou dans le cadre d'un accompagnement à la VAE ou lorsqu'un accord de branche, d'entreprise ou de groupe le prévoit.

Autres congés formation

Le salarié peut également bénéficier d'autres congés liés à la formation :

• congé de préparation aux examens pour le salarié étudiant : non rémunéré, ce congé doit être pris au cours du mois précédant les examens si l'étudiant justifie d'une inscription valide. Sa durée est de 5 jours ouvrables par tranche de 60 jours ouvrables travaillés prévus par le contrat de travail. Il se cumule avec les congés payés et les congés annuels des salariés de moins de 21 ans ;
• congé de formation économique, sociale, environnementale et syndicale et congé formation du conseiller du salarié : la demande doit être adressée au moins 30 jours avant. Le fonds paritaire de financement des organisations syndicales et patronales assure la prise en charge de la rémunération du salarié en congé, contre une cotisation de l'employeur pour financer ce fonds, quel que soit l'effectif, au taux de 0,016 % et dénommée « contribution au dialogue social ». Dans ce cadre, le salarié bénéficie du maintien total ou partiel de sa rémunération par l'employeur ;
• congé de formation du conseiller prud'hommes : pour le salarié élu conseiller prud'hommes. La demande doit être adressée au moins 30 jours avant le début du congé si l'absence est de 3 jours au plus, et 15 jours avant dans les autres cas. Le conseiller bénéficie d'une formation initiale de 5 jours et d'une formation continue de 6 semaines par mandat, toutes deux fractionnables ;
• congé de formation du défenseur syndical : le salarié qui assiste ou représente le salarié ou l'employeur devant les conseils de prud'hommes en tant que défenseur syndical bénéficie d'autorisations d'absence pour suivre une formation, dans la limite de 2 semaines et par période de 4 ans à compter de son inscription sur la liste ;
• congé de formation aux fonctions d'administrateur de mutuelle : pour le salarié administrateur d'une mutuelle (9 jours/an). La demande doit être adressée à l'employeur 30 jours avant le début du congé, précisant la date, la durée de l'absence et l'instance où il siège ;
• promotion par alternance (Pro-A) : remplaçant la période de professionnalisation depuis le 1er janvier 2019, elle permet à certaines catégories de salariés n'ayant pas obtenu une qualification professionnelle de niveau licence d'atteindre un niveau de qualification supérieur ou identique à celui qu'ils détiennent déjà. Elle se déroule en principe pendant le temps de travail avec maintien de la rémunération (prise en charge par l'opérateur de compétences). Tout ou partie de la formation peut aussi se dérouler hors temps de travail.

Cas  4 -  Gérer les autres motifs d'absence

D'autres motifs permettent au salarié de s'absenter dans l'entreprise, comme c'est le cas pour convenances personnelles, pour exercer un mandat électif ou encore s'engager dans des actions de solidarité. Il peut s'agir notamment des absences suivantes :

• congé sans solde ;
• congé sabbatique ;
• congé pour création d'entreprise ;
• congé pour participation à la direction d'une jeune entreprise innovante (JEI) ;
• congé d'enseignement, recherche, innovation ;
• absence pour représentation ;
• absences pour mandat parlementaire ou local ;
• absences du conseiller prud'hommes ;
• absences du défenseur syndical ;
• congé pour catastrophe naturelle ;
• congé de solidarité internationale ;
• emploi ou formation dans la réserve militaire opérationnelle ou de la police nationale (à défaut de stipulations contractuelles ou conventionnelles plus favorables, autorisation d'absence de 10 jours par année civile, contre 8 jours jusqu'au 2 août 2023) ; si l'effectif est inférieur à 50 salariés, l'employeur peut la limiter à 5 jours ouvrés annuels, pour le bon fonctionnement de l'entreprise ; le délai de préavis du salarié pour adresser sa demande écrite à l'employeur est, en l'absence de dispositions plus favorables, de 1 mois ; le silence de ce dernier au terme du délai vaut acceptation ;
• absences pour siéger aux instances compétentes en matière d'emploi et de formation ainsi qu'aux réunions de leurs groupes et sous-groupes statutaires ou règlementaires (pour la liste des instances concernées, se reporter à l'onglet « Outils à télécharger ») ;
• absences pour participer à un jury d'examen ou de validation des acquis de l'expérience ;
• autorisation d'absence rémunérée aux femmes donneuses d'ovocytes pour se rendre aux examens et interventions nécessaires ;
• congé pour siéger à titre bénévole dans l'organe d'administration ou de direction d'une association loi 1901 déclarée au moins depuis 3 ans (à caractère éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel, environnemental, ou de mise en valeur du patrimoine artistique), ou pour y exercer des fonctions de direction ou d'encadrement ;
• congé pour siéger dans les instances internes d'un conseil citoyen reconnu et participer aux instances de pilotage du contrat de ville ;
• congé pour apporter à une mutuelle ou fédération, en dehors de tout contrat, un concours bénévole, dans le cadre d'un mandat.

Ces 3 derniers congés peuvent être fractionnés en demi-journées. Un accord d'entreprise ou, à défaut, de branche, peut fixer les conditions de maintien de la rémunération.