L'absence du salarié en formation
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.02.4.130

L'absence du salarié en formation

Vous devez faire face à l'absence de plusieurs salariés partis en formation en période de forte activité.

Comment allez-vous gérer cette situation ? De manière générale, comment devez-vous procéder lorsqu'un salarié s'absente pour participer à une formation prévue par l'entreprise ou dont il a lui-même pris l'initiative ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Connaître le statut du salarié en formation

S'il s'agit d'une absence pour une formation prévue au plan de développement des compétences

L'absence du salarié liée à sa participation à une formation prévue au plan est une modalité particulière d'exécution de son contrat de travail. Il reste donc sous la subordination juridique de son employeur, et soumis aux mêmes droits et devoirs que s'il travaillait à son poste.

L'employeur peut donc sanctionner le salarié qui, par son comportement au cours de la formation, aura nui à l'entreprise (salarié tenant des propos injurieux sur son employeur, retards systématiques ou absence injustifiée par exemple). De la même manière, l'employeur peut décider d'interrompre le stage s'il estime que le salarié est incapable de le suivre (formation nécessitant des connaissances préalables que le salarié n'a pas, par exemple).

Le salarié a droit aux mêmes prestations sociales que s'il continuait à travailler, il bénéficie de la législation sur les accidents du travail, pour ceux survenus lors de la formation. Dans le cas où l'accident surviendrait dans un organisme de formation, les formalités de déclaration d'accident du travail incombent à celui-ci.

Rappelons que la formation mise en oeuvre a lieu en principe durant le temps de travail. Ce n'est que dans certaines limites que des actions peuvent se dérouler hors du temps de travail effectif.

L'employeur doit remettre chaque année au salarié, annexé au bulletin de paie, un récapitulatif des heures de formation effectuées et des allocations versées.

La rémunération est maintenue. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le salaire (dans la limite du SMIC par heure de formation), les charges sociales et les frais annexes (transport, restauration et hébergement) peuvent être pris en charge par l'opérateur de compétences.

Lorsque l'action de formation se déroule en tout ou partie en dehors du temps de travail, les frais de garde d'enfants ou de parents à charge peuvent également être pris en charge.

En pratique, l'opérateur de compétences détermine les priorités, les conditions et les critères de prise en charge des demandes.

S'il s'agit d'une absence pour une formation non prévue au plan de développement des compétences

Congé de transition professionnelle : le bénéficiaire peut être rémunéré dès lors qu'il a obtenu l'accord de la commission paritaire interprofessionnelle régionale (CPIR). La rémunération est conditionnée à l'assiduité à la formation.

Si le salaire brut est inférieur ou égal à deux fois le SMIC mensuel, la rémunération est égale à 100 % du salaire antérieur quelle que soit la durée de l'absence ; s'il est supérieur à deux fois le SMIC mensuel, elle est égale à 90 % si le congé n'excède pas un an ou 1200 heures, ou à 60 % pour la fraction excédant un an ou 1200 heures.

Dans les entreprises de 50 salariés et plus, vous devez verser la rémunération brute et serez remboursé par la CPIR (dénommée « Transition Pro » suivi du nom de la région), dans le délai de 1 mois à compter de la réception des justificatifs.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, la rémunération est versée par la CPIR au salarié, mais l'employeur peut, depuis le 1er mars 2020, bénéficier du remboursement par la CPIR de tout ou partie de la rémunération brute, sous forme d'avance. En pratique, il doit établir une facture et la première avance lui est versée au plus tard 30 jours après réception. Il adresse ensuite les justificatifs au plus tard le 10 du mois suivant le versement de chaque avance, par tout moyen donnant date certaine à leur réception.

Le taux et les conditions de remboursement sont définis par la CPIR et l'employeur. À défaut, l'avance est versée au plus tard le 20 de chaque mois et correspond à 90 % de la rémunération mensuelle.

Enfin, en cas d'abandon du projet par le salarié ou d'absences supérieures à 1 mois, le paiement est effectué au prorata de la durée effectuée.

Compte personnel de formation : lorsque le salarié se forme, avec votre accord, sur son temps de travail, son salaire est maintenu. Pour les formations dans le cadre du CPF qui ont lieu en dehors du temps de travail, aucune indemnité n'est due par l'employeur.

Dispositif Pro-A – Reconversion ou promotion par alternance (ex-période de professionnalisation) : d'une durée de 6 à 12 mois (36 mois pour certains jeunes de 18 à 25 ans ou 24 mois pour des bénéficiaires définis par accord de branche), elle concerne les salariés n'ayant pas atteint un niveau de qualification sanctionné par une certification enregistrée au RNCP et correspondant au grade de la licence. Le dispositif leur permet de changer de métier ou de bénéficier d'une promotion par des actions de formation ou permettant une VAE. Aucune durée minimale ne s'applique aux actions d'acquisition du socle de connaissances et de compétences, et de VAE.

Lorsqu'elle se déroule pendant le temps de travail, elle donne lieu à un maintien de rémunération. Elle peut être effectuée dans le cadre du CPF. Un avenant au contrat doit être établi (modèle Cerfa n° 16155*02), qui précise la durée et l'objet de la Pro-A.

Le niveau de prise en charge correspond à un montant forfaitaire versé par l'OPCO, qui couvre tout ou partie des frais pédagogiques, de transport et d'hébergement. À défaut de montant fixé par accord de branche, il est égal à 9,15 euros par heure.

Cet accord peut prévoir la prise en charge de la rémunération et des charges patronales légales et conventionnelles par l'OPCO sans que le montant total pris en charge au titre de la rémunération puisse dépasser le coût horaire du SMIC par heure. Lorsque l'accord prévoit la prise en charge de la rémunération sans en préciser le niveau, celui-ci est fixé par l'OPCO.

L'accord doit enfin définir la liste des certifications professionnelles éligibles.

Bilan de compétences, validation des acquis de l'expérience : dans les deux cas, la durée de la formation est de 24 heures maximum (soit 3 jours), consécutives ou non. Lorsqu'ils sont réalisés sur le temps de travail, la rémunération du salarié est maintenue. Elle peut, dans certaines conditions, être prise en charge par l'opérateur de compétences.

Préparation aux examens : le salarié étudiant bénéficie d'un congé non rémunéré pour préparer ses examens, d'une durée de 5 jours ouvrables par tranche de 60 jours ouvrables travaillés prévus par son contrat. Il doit être pris dans le mois précédant les examens et l'étudiant doit justifier d'une inscription valide.

L'absence du salarié est assimilée à du temps de travail effectif (ancienneté, droit à congés, primes, etc.).

Notez-le

Pendant la formation, le salarié est couvert contre le risque d'accident du travail et bénéficie du maintien de sa protection sociale.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants" (n° de brochure 3292)

Etape  2 -  Prévoir le remplacement du salarié en formation

Vous pouvez conclure un ou plusieurs contrats à durée déterminée (CDD) ou recourir au travail intérimaire, en remplacement du salarié en formation, que celle-ci soit prévue ou non au plan de développement des compétences. En pratique, lorsque l'absence est de courte durée (quelques jours au plus), le remplacement est difficilement envisageable, sauf à le confier à quelqu'un qui connaît déjà le poste.

Vous pouvez également demander au salarié de rattraper, avant ou après sa formation, le travail non effectué, mais vous devrez, le cas échéant, lui payer des heures supplémentaires si ce rattrapage l'oblige à en faire. En effet, l'absence pour une formation prévue au plan étant assimilée à du temps de travail effectif, toutes les heures qui seraient effectuées en plus doivent être rémunérées en conséquence.

Si la formation n'est pas prévue au plan et s'effectue à l'initiative du salarié, vous pouvez également lui demander de rattraper les heures non effectuées. Dans ce cas, son absence au titre de la formation n'est pas assimilée à du temps de travail effectif.

Ce rattrapage des heures n'est concevable que dans le cas de formations de courte durée. Au-delà, le volume d'heures à rattraper devient trop important pour être réaliste.

Etape  3 -  Anticiper le retour du salarié après la formation

À l'issue de la formation, le salarié retrouve son poste ou, si celui-ci n'est plus disponible, un poste équivalent. Il retrouve également une rémunération au moins égale à celle qu'il avait en partant.

Lorsque le salarié a suivi une formation d'adaptation au poste de travail ou de maintien dans l'emploi, il doit réintégrer son poste de travail ou un poste équivalent.

Vous n'êtes pas obligé de tenir compte de la qualification ou des connaissances qu'il a acquises, sauf si votre convention collective vous y oblige ou si vous vous y êtes engagé au préalable.

Exemple

Si un technicien décide de passer un diplôme d'ingénieur dans sa spécialité d'origine, vous n'êtes pas tenu de lui proposer un poste d'ingénieur, ni de lui proposer un niveau de rémunération équivalente à celle d'un ingénieur s'il reste à son poste de technicien. Mais si vous lui avez promis de le faire s'il obtient son diplôme, il faudra tenir vos engagements !

Notez-le

Dans le cas où le salarié souhaiterait interrompre son stage et reprendre son poste de manière anticipée, vous n'êtes pas tenu de le réintégrer avant l'expiration de son congé.

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

Notre conseil

Questions réponses

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Fiches associées

Textes officiels

  • C. trav., art. L. 6312-1 (accès à la formation professionnelle continue), L. 6324-1 et suiv., D. 6324-1 et D. 6324-1-1, D. 6332-89 et D. 6332-90 (reconversion ou promotion par alternance)
  • Cass. soc., 27 mars 2013, n° 11-28.502 (le salarié qui, en l'absence d'accord, ne réintègre pas l'entreprise au terme initialement prévu, sous prétexte qu'il doit poursuivre la formation qu'il a commencée commet une faute grave)
  • Cass. soc., 20 mai 2015, n° 13-25.492 (le salarié qui obtient une nouvelle qualification suite à une formation peut, en application de sa convention collective, prétendre à un changement de poste dans la limite des postes disponibles)
  • Cass. soc., 4 juillet 2018, n° 17-16.629 (exclure le salarié de la formation ne constitue pas une sanction disciplinaire)
  • Décret n° 2019-1439, du 23 décembre 2019, et arrêté du 26 février 2020 (avances de rémunération à l'employeur)
  • Décret n° 2020-262, du 16 mars 2020 (financement de la reconversion ou promotion par alternance)

Convention collective