L'absence du salarié pour exercer des fonctions prud'homales
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.02.4.230

L'absence du salarié pour exercer des fonctions prud'homales

Un de vos salariés, fraîchement désigné conseiller prud'homal, vous informe de son absence pour exercer sa fonction prud'homale. Il doit en effet participer à une séance du conseil.

Le conseil de prud'hommes, juridiction paritaire composée d'employeurs et de salariés nommés tous les 4 ans par arrêté, règle les litiges individuels entre employeurs et salariés. Si l'un de vos salariés a été désigné, il a droit, pour exercer son mandat, à des absences spécifiques auxquelles vous ne pouvez pas vous opposer. 

Devez-vous le rémunérer ? Quels sont précisément ses droits et quels sont les bons réflexes à avoir pour préserver au mieux vos intérêts respectifs ?

Notez-le : le salarié prud'homal bénéficie, à effet du dernier renouvellement des conseils pour le mandat 2018-2022 (initialement 2018-2021 et prolongé de 1 an suite à l'épidémie de Covid-19), d'une augmentation de son temps de formation (formation initiale de 5 jours et formation continue de 6 semaines par mandat, toutes deux fractionnables).

En outre, le statut du salarié qui assiste et représente les salariés devant les prud'hommes, dénommé défenseur syndical, a été renforcé.

Dans cette page

La bonne méthode

Cas  1 -  Votre salarié doit s'absenter pour l'exercice de ses fonctions prud'homales liées à son mandat de conseiller

Il dispose d'un temps d'absence autorisé

L'absence pour exercer des fonctions prud'homales est un droit du salarié. Vous devez obligatoirement laisser à l'intéressé le temps nécessaire pour se rendre et participer :

  • aux séances (bureaux de conciliation et de jugement) ;
  • aux audiences de référé ;
  • à l'exécution et au contrôle des mesures d'instruction ;
  • aux missions confiées au conseiller rapporteur, aux commissions et aux assemblées générales ;
  • aux réunions préparatoires aux assemblées générales du conseil, aux assemblées de sections ou de chambres, même lorsque le règlement intérieur du conseil ne prévoit pas ces réunions.

Il n'y a pas de quotas d'heures et les conseillers définissent eux–mêmes, en assemblée, leur emploi du temps en fonction des disponibilités de chacun (en moyenne 2 demi-journées par mois pour les séances de conciliation ou de jugement).

Si votre salarié est président ou vice-président de conseil (ou de section pour le conseil de Paris), il dispose d'un nombre d'heures d'absence qui varie selon la taille du conseil : voir la rubrique « A télécharger ».

Ces absences sont rémunérées et remboursées

Ces fonctions sont assimilées à un travail effectif pour la détermination des droits à congés payés, aux prestations sociales et à l'ancienneté. Vous devez maintenir la rémunération intégrale et demander le remboursement mensuel du salaire versé et des charges sociales correspondantes. Pour cela, vous devez adresser votre demande au greffe du conseil de prud'hommes dans l'année civile qui suit l'absence du salarié. Joignez à votre lettre une copie du bulletin de salaire et d'un état, contresigné par le salarié, des absences en cause et des autres éléments nécessaires au calcul du remboursement.

Les salariés bénéficiant d'une convention de forfait en jours sur l'année ont droit au maintien de l'intégralité de leur rémunération et des avantages correspondants.

Les salariés effectuant un travail continu de jour bénéficient du maintien de leur rémunération quelle que soit la durée de leur absence pendant cette période où ils exercent leurs fonctions prud'homales.

Notez-le

Le maintien de salaire s'effectue sur la base de la journée entière si le remplacement du salarié ne peut être assuré que sur cette durée.

Si le salarié est rémunéré uniquement à la commission, il est indemnisé, pour chaque heure passée dans sa fonction prud'homale, par une indemnité horaire égale à 1/1607 des revenus déclarés l'année précédente (sur production de la copie de sa déclaration d'impôts et d'une attestation de revenus délivrée par vos soins).

Si le salarié travaille en service posté de nuit, il peut, s'il le demande, bénéficier d'un temps de repos correspondant au temps passé à ses fonctions prud'homales, qu'il doit prendre au plus tard dans le courant du mois suivant. Ce temps de repos s'impute sur sa durée hebdomadaire de travail et donne lieu au maintien de la rémunération qui vous est intégralement remboursée.

Si la durée du travail du salarié concerné est supérieure à la durée légale, les majorations pour heures supplémentaires sont réparties entre vous et l'État, proportionnellement au temps passé par le salarié dans l'entreprise et aux prud'hommes.

Enfin, si la fonction de conseiller est exercée en dehors de son temps de travail, le salarié perçoit une vacation de l'État de 8,40 euros/heure.

Sont également indemnisées les absences liées :

  • au rappel de ses obligations par le premier président ;
  • aux entretiens, auditions et comparutions devant la commission nationale de discipline des conseillers prud'hommes ;
  • à l'assistance ou à la représentation d'un conseiller lors des entretiens, auditions et comparutions ci-dessus.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Cas  2 -  Votre salarié s'absente pour se former à sa fonction de conseiller

Il dispose d'absences autorisées pour sa formation continue

Il a droit, dès sa nomination et pour ses besoins de formation, sur sa demande, à des autorisations d'absence fractionnables, dans la limite de 6 semaines par mandat et de 2 semaines par an. Ces absences ne peuvent pas être retenues sur le congé payé annuel. Elles sont assimilées à une durée de travail effectif pour le droit aux congés payés, aux prestations sociales et à l'ancienneté. Durant cette période, le maintien du salaire est imputable sur le 1 % au titre de la participation à la formation professionnelle continue.

Si le salarié est rémunéré uniquement à la commission, il est indemnisé sur la base d'une indemnité horaire de stage égale au 1/1900e des revenus déclarés l'année précédente.

Depuis le 6 mai 2021, le conseiller prud'homme peut suivre la formation continue sans avoir commencé à suivre la formation initiale.

Il dispose d'absences autorisées pour sa formation initiale obligatoire

Le salarié nouvellement désigné conseiller prud'homal et n'ayant jamais exercé de mandat prud'homal ou, depuis le 9 mai 2021, n'ayant pas accompli cette obligation au cours d'un précédent mandat doit suivre une formation initiale.

Les autorisations d'absence à ce titre lui sont accordées à sa demande et dès sa nomination, et jusqu'au terme de la période de 15 mois à compter du 1er jour du deuxième mois suivant sa nomination.

Elles sont fractionnables, dans la limite de 5 jours par mandat.

Ces absences sont rémunérées par l'employeur au titre des activités prud'homales indemnisables et sont assimilées à une durée de travail effectif pour l'ensemble des droits du salarié.

Si le salarié est rémunéré uniquement à la commission, il est indemnisé sur la base d'une indemnité horaire de stage égale au 1/1 607e des revenus déclarés l'année précédente.

Notez-le

Le conseiller qui n'a pas suivi la formation initiale dans les 15 mois à compter du 1er jour du 2e mois suivant sa nomination est réputé démissionnaire (l'inexécution de cette obligation et la date de cessation des fonctions sont constatées par le premier président de la cour d'appel et l'employeur en est informé dans les 8 jours par le greffe du conseil de prud'hommes).

Il doit vous informer de ses absences pour formation initiale et continue

L'intéressé doit vous aviser par tout moyen conférant date certaine :

  • au moins 15 jours à l'avance pour une absence inférieure à 3 jours ;
  • au moins 30 jours à l'avance, en cas d'absence de 3 journées et plus.

Sa lettre doit préciser la date, la durée et les horaires du stage, ainsi que le nom de l'organisme. Dès lors qu'il vous a informé dans les délais, vous ne pouvez ni les refuser, ni les reporter.

Il doit vous remettre, lors de sa reprise du travail, une attestation de présence effective établie par l'organisme de formation (et par l'école nationale de la magistrature pour la formation initiale).

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

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Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1442-6 (assimilation des absences à du temps de travail effectif), L. 1442-2 et D. 1442-1 à D. 1442-10 (formation professionnelle continue), L. 1442-1, L. 1442-2 et D. 1442-10-1 à D. 1442-10-6 (formation initiale), R. 1423-55 à D. 1423-70 (indemnisation des conseillers prud'homaux), D. 1423-71 et D. 1423-72 (indemnisation des présidents et vice-présidents)
  • CE, 29 janvier 2014, n° 357287 (un conseiller prud'homal déclarant des heures de vacation fictives s'expose à un licenciement disciplinaire)
  • Arrêté du 28 avril 2017 (contenu de la formation initiale obligatoire)
  • Arrêté du 14 décembre 2017 (nomination des conseillers pour 2018-2021)
  • Décret n° 2018-625, du 17 juillet 2018 (activités indemnisables)
  • Décret n° 2021-562, du 6 mai 2021 (nouveau cas de formation initiale obligatoire)

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