Absence pour activités judiciaires, politiques ou civiques : répondre à une demande
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.02.4.250

Absence pour activités judiciaires, politiques ou civiques : répondre à une demande

L'un de vos salariés, fraîchement élu conseiller général de son département, vous indique qu'il dispose d'un crédit d'heures pour exercer son mandat. Quel est-il ? Dans quelles conditions peut-il l'utiliser ? Un autre est sapeur-pompier volontaire : pouvez-vous vous opposer à une demande d'absence de sa part ? Devez-vous rémunérer les absences de l'un et de l'autre ? Quels sont les bons réflexes à avoir pour que vos droits respectifs soient appliqués ?

Dans cette page

La bonne méthode

Cas  1 -  Votre salarié doit s'absenter pour exercer sa fonction judiciaire

Il est conseiller prud'homal

Vous êtes tenu de lui laisser le temps nécessaire pour se rendre et participer aux séances, commissions, assemblées générales et audiences de référé. S'il est président ou vice-président, vous devez également lui laisser un nombre d'heures d'absences pour ses tâches administratives (reportez-vous à l'onglet "À télécharger").

Notez-le

S'il exerce ses fonctions de conseiller en dehors de son temps de travail, le salarié perçoit une vacation horaire de l'État, dont le montant est de 8,40 euros.

À compter du mandat en cours (période 2018-2022), le salarié conseiller prud'homal bénéficie d'une augmentation de son temps de formation (formation initiale de 5 jours et formation continue de 6 semaines par mandat, toutes deux fractionnables).

Vous devez rémunérer les autorisations d'absence pour formation au titre des activités prud'homales indemnisables.

L'intéressé doit vous informer, par tout moyen conférant date certaine, de la date, de la durée du stage et du nom de l'organisme :

  • au moins 30 jours à l'avance en cas d'absence de 3 journées et plus ;
  • au moins 15 jours à l'avance dans les autres cas.

Lors de sa reprise du travail, il vous remettra une attestation de présence effective établie par cet organisme.

Vous devez demander le remboursement mensuel du salaire versé et des charges sociales au greffe du conseil de prud'hommes, au plus tard dans l'année civile qui suit l'année de l'absence. Joignez à votre lettre une copie du bulletin de salaire et un état, contresigné par le salarié, des absences en cause.

Il est défenseur syndical devant les conseils de prud'hommes et les cours d'appel en matière prud'homale

Le statut du salarié qui assiste et représente les salariés devant le conseil de prud'hommes, dénommé le « défenseur syndical » et remplaçant les anciens délégués permanents ou non permanents des organisations d'employeurs et de salariés, a été renforcé.

La liste est établie, non plus par les organisations représentatives nationales, mais sur proposition de ces dernières, par la DREETS. Cette liste peut être consultée à la DREETS, ainsi qu'auprès des prud'hommes et des cours d'appel. Elle est révisée tous les 4 ans.

L'absence d'exercice de la mission pendant 1 an sans motif légitime entraîne le retrait d'office de la liste.

Vous êtes informé par la DREETS de l'acquisition et de la perte de ce statut par vos salariés.

Dans les établissements de 11 salariés et plus, le défenseur syndical dispose :

  • du temps nécessaire à l'exercice de ses fonctions, dans la limite de 10 h/mois ;
  • d'autorisations d'absence pour sa formation, dans la limite de 2 semaines par période de 4 ans. Ces absences sont rémunérées. Vous devez demander le remboursement du salaire auprès de l'ASP, en joignant les justificatifs nécessaires (reportez-vous à l'onglet « À télécharger ») et en indiquant notamment le nombre d'heures passées pendant le temps de travail à l'exercice de la mission (la prise en charge des heures supplémentaires est partagée au prorata par l'État et par l'employeur). Le remboursement est effectué chaque mois.

Le défenseur syndical doit vous informer de son absence pour formation par tout moyen conférant date certaine entre 15 et 30 jours à l'avance selon la durée de l'absence en précisant la date, la durée et les horaires du stage et le nom de l'établissement responsable. À son retour, il doit vous remettre une attestation de présence au stage.

Il doit également joindre cette attestation de présence à la demande d'indemnité de déplacement aux audiences, qu'il doit adresser directement auprès de l'ASP. (reportez-vous à l'onglet « À télécharger »). Il est remboursé semestriellement des frais kilométriques de déplacement (sur la base de la grille tarifaire de la SNCF), calculés entre son domicile ou son lieu de travail habituel et le siège des prud'hommes ou de la cour d'appel, dès lors que la distance est supérieure à 5 km ou que le déplacement n'est pas effectué en intégralité dans une ville dotée d'un service de transport régulier.

Il est assesseur au tribunal judiciaire ou à la Cour nationale de l'incapacité et de la tarification de l'assurance des accidents du travail (CNITAAT)

Il est nommé pour 3 ans renouvelables. Vous êtes tenu de lui laisser le temps nécessaire pour se rendre et participer aux audiences auxquelles il est convoqué. 

Il est juré d'assises

Le salarié désigné comme juré d'assises ne peut, sauf exceptions limitativement énumérées, se soustraire à cette obligation. De la même manière, s'agissant d'une obligation légale, vous ne pouvez vous opposer à ce qu'il se rende à la convocation de la cour oú il devra siéger. Vous devez donc le dégager de ses obligations professionnelles.

Le salarié concerné devra ensuite demander au greffe du tribunal une indemnité pour la perte de salaire qu'il subit en allant exercer son devoir de juré. Vous devrez donc lui fournir un bulletin de salaire ou tout document attestant une perte de revenu professionnel afin qu'il puisse obtenir ses indemnités.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Cas  2 -  Votre salarié doit s'absenter pour exercer une activité politique

Vous devez laisser au salarié membre d'un conseil municipal, départemental ou régional le temps nécessaire pour se rendre et participer :
  • aux séances plénières de ce conseil ;
  • aux réunions des commissions dont il est membre ;
  • aux réunions des organismes où il représente la collectivité.

Des autorisations sont également accordées pour mener les campagnes électorales, dans les communes d'au moins 1000 habitants, dans la limite de 10 jours ouvrables.

À ces autorisations d'absence, s'ajoutent des crédits d'heures, qui varient selon la nature du mandat. Ils sont accordés sous forme d'un forfait trimestriel non reportable, destiné à la gestion de la collectivité et à la préparation des réunions. En cas de temps partiel, cette quotité d'heures est réduite. Les conseillers municipaux bénéficient d'un crédit équivalent à 20 % de la durée hebdomadaire légale du travail.

Qu'elles relèvent des autorisations ou des crédits d'heures, vous ne pouvez pas refuser ces absences, mais vous pouvez contrôler le non-dépassement du forfait d'heures trimestriel (reportez-vous à l'onglet « À télécharger ») Par ailleurs, vous ne devez pas les rémunérer.

Notez que si l'élu local est maire ou adjoint au maire d'une ville d'au moins 10 000 habitants, ou président de conseil départemental ou régional, son contrat est suspendu à sa demande, à condition qu'il ait une ancienneté de 1 an dans l'entreprise et qu'il vous en avise par courrier recommandé avec accusé de réception. La réintégration est possible jusqu'à l'expiration de deux mandats consécutifs.

Un dispositif similaire existe permettant la suspension du contrat de travail d'un député ou d'un sénateur pendant les mandats à condition que, en cas de renouvellement, le premier mandat ait duré moins de 5 ans.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Cas  3 -  Votre salarié doit s'absenter pour exercer une activité civique

Il est sapeur-pompier volontaire

Il a droit à des autorisations d'absence pour :

  • ses missions de secours ou de protection des biens et des personnes ;
  • ses formations, d'au moins 30 jours au cours des 3 premières années (5 jours/an au-delà), dont au moins 10 jours la première année. Le service départemental d'incendie doit vous informer au moins 2 mois à l'avance des dates et durées des formations prévues.

Vous pouvez refuser une autorisation d'absence lorsque les nécessités du fonctionnement de l'entreprise s'y opposent (collègues en congés à ce moment-là, par exemple) et devez dans ce cas notifier votre refus motivé à l'intéressé et au service départemental d'incendie.

Le salarié a droit à des vacations horaires, que vous pouvez recevoir à sa place si vous maintenez sa rémunération.

Il souhaite un congé pour catastrophe naturelle

Un salarié employé dans une zone touchée par une catastrophe naturelle peut bénéficier d'un congé non rémunéré de 20 jours au plus, pour participer à l'aide aux victimes. Aucune condition d'ancienneté n'est exigée. Ce congé peut être pris sous réserve de respecter un préavis de 24 heures. Vous pouvez refuser le congé pour nécessité particulière à l'entreprise et devez notifier votre refus motivé au salarié par courrier recommandé.

Il souhaite un congé de solidarité internationale

S'il a une ancienneté d'au moins 1 an, tout salarié a droit à un congé de 6 mois au plus pour participer à la mission d'une association humanitaire ou d'une organisation internationale dont la France est membre. Il doit vous informer au moins 1 mois à l'avance, par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en mains propres.

Vous pouvez refuser si vous estimez que ce congé aura des conséquences préjudiciables à la marche de l'entreprise (ou s'il y a déjà un bénéficiaire d'un congé similaire), et devez notifier votre refus motivé au salarié par recommandé avec avis de réception, dans les 15 jours qui suivent sa demande.

Attention, votre absence de réponse dans les 15 jours vaut accord. En cas d'urgence, le salarié peut solliciter un congé de 6 semaines sous préavis de 48 heures, et vous devez répondre dans les 24 heures (dans ce cas, votre silence ne vaut pas accord).

À l'issue du congé, le salarié vous remet une attestation délivrée par l'organisation concernée. 

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1132-3-1 (toute sanction ou discrimination est interdite en raison de l'exercice des fonctions de juré ou de citoyen assesseur), L. 1442-3 et suivants (exercice du mandat de conseiller prud'homal), L. 1442-1, L. 1442-2 et D. 1442-1 à D. 1442-10-6 (absences du conseiller prud'homal pour formation), R. 1423-55 à D. 1423-64 (indemnisation des conseillers prud'homaux), D. 1423-65 à D. 1423-72 (heures indemnisables des conseillers prud'homaux), L. 1453-4 à L. 1453-9, L. 2411-1 et L. 2411-2, L. 2411-24 (statut du défenseur syndical), L. 3142-67 à L. 3142-74 (congé de solidarité internationale), L. 3142-79 (autorisation d'absence pour campagne électorale parlementaire), D. 1453-2-10, D. 1453-2-11 et D. 1453-2-13 (demande de remboursement de salaire du défenseur syndical), D. 1453-2-14 (indemnité de déplacement du défenseur syndical)
  • CGCT, art. L. 2123-1 à L. 2123-8 (mandat de conseiller municipal), L. 2123-9 (mandat de maire), L. 3123-1 à L. 3123-7 (mandat de conseiller général), L. 4135-1 à L. 4135-7 (mandat de conseiller régional)
  • CE, 29 janvier 2014, n° 357287 (un conseiller prud'homal déclarant des heures de vacation fictives s'expose à un licenciement disciplinaire)
  • Arrêté du 25 octobre 2017 modifié (défenseur syndical : justificatifs à joindre à la demande de remboursement)

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