L'équipement de travail : optimiser vos achats
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.03.4.030

L'équipement de travail : optimiser vos achats

Les équipements de travail sont tous les appareils, outils, installations ou machines utilisés au travail. Ces équipements de travail soumettent leur utilisateur à certains risques d'atteinte à la santé (accident du travail ou maladies professionnelles), d'où l'importance de limiter ces risques en respectant différentes étapes.

Comment optimiser l'achat et la réception des équipements de travail ? Comment éviter les surcoûts liés à la mise en conformité des équipements avec vos exigences de fonctionnement et de sécurité ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Définir son cahier des charges avant l'achat de l'équipement de travail

La rédaction du cahier des charges permettra de définir clairement vos besoins en équipement de travail et donc d'être précis dans vos échanges avec votre futur fournisseur.

Comment établir le cahier des charges ?

Votre cahier des charges sera le résultat :

  • d'une analyse de l'existant. Sur la base de votre évaluation des risques et le retour d'expérience en matière d'équipements de travail, vous devriez pouvoir établir un diagnostic de vos équipements de travail en tenant compte :
    • des difficultés rencontrées ou des points positifs,
    • des incidents, des accidents du travail, des maladies professionnelles que vous auriez pu rencontrer.

Il est également utile d'analyser votre expérience en matière d'achat afin d'identifier les problèmes que vous avez pu rencontrer et de tenter de les anticiper ;

  • d'une analyse de ce dont vous avez besoin. Vous devez vous demander pourquoi vous souhaitez acheter un nouvel équipement de travail. Il s'agit de passer en revue quelques questions :
    • Quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre ?
    • Souhaitez-vous remplacer un équipement de travail existant ?
    • Quelles modifications apportera ce nouvel équipement ?

Il est nécessaire à ce stade d'évaluer les risques potentiels d'un nouvel équipement. Cette évaluation vous permettra de mettre à jour votre document unique lors de la réception du nouvel équipement de travail ;

  • d'une analyse de vos contraintes.

Il s'agit de tenir compte des contraintes techniques (espace disponible, énergie nécessaire, risques associés, compétence et formation du personnel, délais, réglementation applicable, etc.) et des contraintes économiques (prix d'achat, coût de maintenance, coût énergétique, recrutement associé, etc.).

Un cahier des charges est un document évolutif : vous pouvez commencer par rédiger un premier cahier des charges puis échanger avec les fournisseurs sélectionnés pour l'affiner, mais également avec le technicien de la CARSAT qui vous suit ou votre médecin du travail. Ces derniers peuvent être de très bons conseils, en particulier en matière de réglementation applicable ou d'ergonomie. 

Que doit contenir le cahier des charges ?

Il mentionne :

  • le produit à fabriquer ou le cadre d'utilisation de cet équipement ;
  • la description de votre process, de votre activité et de ses contraintes ;
  • les résultats attendus ;
  • les conditions d'utilisation ;
  • les choix technologiques (niveau d'automatisation, technologie souhaitée, etc.) ;
  • les normes et règles internes de votre entreprise ;
  • la sécurité et les conditions de travail de votre entreprise (accessibilité, éclairage, niveau sonore maximum, etc.) ;
  • l'environnement où se trouvera l'équipement (poussière, température, etc.). 

Etape  2 -  Choisir son fournisseur et passer sa commande

Avant de passer commande de manière ferme, il convient d'échanger avec vos fournisseurs, ce qui devrait vous permettre d'affiner votre cahier des charges et d'arrêter votre choix sur l'équipement de travail qui répond le mieux à vos besoins et sur le fournisseur.

Lorsque vous transmettez votre commande, n'oubliez pas d'y annexer votre cahier des charges dans sa version définitive afin de le rendre contractuel.

Entre le moment où vous passez votre commande et la réception de votre équipement de travail (phase de conception et de réalisation de l'équipement par le fournisseur), le cahier des charges pourrait encore être modifié. Il est souhaitable que ces modifications interviennent à ce stade, ce qui devrait limiter les surcoûts et la perte de temps occasionnée si ces modifications intervenaient après réception et mise en route de l'équipement de travail.

Etape  3 -  Réceptionner l'équipement de travail

Livraison et installation de votre équipement de travail

Lors de la livraison et de l'installation, il existe des risques d'accident non seulement pour votre personnel, mais également pour le personnel de la société qui livre, d'où l'importance d'établir un plan de prévention pour l'installation de votre équipement de travail  et un protocole de chargement/déchargement.

Lors de l'installation, vous vérifierez que l'équipement livré correspond à l'équipement défini dans le cahier des charges, en particulier les raccordements aux énergies, accessibilité, espace de circulation, etc.

Votre équipement de travail sera accompagné d'une documentation technique dont une notice d'instruction, d'un certificat de conformité. Il sera revêtu d'un marquage CE.

Les agents du ministère du Travail peuvent procéder à des vérifications et des inspections des équipements de travail et EPI et, le cas échéant, notifier une non-conformité, détruire l'équipement ou le faire retirer de la vente.

Réception du matériel

La réception du matériel est une phase qui a pour objet de vérifier que l'équipement livré et installé est conforme au cahier des charges et répond aux obligations réglementaires (vérification initiale réglementaire). Cette réception « technique » peut être réalisée par vous-même ou par un organisme agréé.

Élaboration des fiches de postes

À l'aide de la documentation technique, vous élaborerez des fiches de poste ou consignes de poste pour vos salariés. Ces fiches préciseront les risques associés à ce nouvel équipement (ex : risque de chute, d'écrasement, de brûlure, de coupure, etc.) et les moyens de prévention et d'intervention.

Mise à jour de la formation sécurité

Un nouvel équipement de travail est arrivé, il est donc nécessaire que vous mettiez à jour les formations à la sécurité des salariés. Les fiches de poste ou consignes de poste peuvent être utilisées pour la formation à la sécurité. Vous pouvez vous appuyer sur votre fournisseur pour délivrer cette formation à la sécurité qu'il est souhaitable d'associer à la formation technique.

Mise à jour de l'évaluation des risques et de votre document unique

Définition d'un programme de vérification et de maintenance

Fait en fonction de votre utilisation, de vos risques et des documentations techniques et notice d'utilisation et, pour certains appareils, des obligations réglementaires (par exemple, vérification obligatoire tous les six mois pour les appareils de levage). En l'absence d'obligations règlementaires, vous devez définir vos propres procédures.

Mise en route de l'équipement de travail

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

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