La bonne méthode
Etape
1 -
Vérifier que le salarié est autorisé à conduire
Même si le véhicule appartient à la société, le conducteur est responsable des sinistres qu'il peut causer sur la route. Par conséquent, vous devez absolument vérifier que le salarié qui bénéficie d'une voiture de fonction possède un permis ainsi qu'un nombre de points suffisant pour conduire.
Sur le plan légal, vous ne pouvez exiger de votre salarié qu'il vous communique son relevé de points restant attachés à son permis ni consulter vous-même directement le fichier national des permis de conduire.
Dès lors, l'insertion d'une clause dans le contrat de travail vous permet de vous prémunir contre toute éventualité.
Ainsi vous pouvez exiger de votre salarié :
- qu'il justifie, lors de l'embauche, de la détention du permis nécessaire à la conduite du véhicule et vous informe de toute modification ultérieure (retrait de points ou du permis, suspension) ;
- qu'il vous informe de toute condamnation administrative le concernant et relative à la conduite du véhicule tant au moment de l'embauche que postérieurement ;
- qu'il s'engage à n'utiliser le véhicule de société que pour l'exercice de ses fonctions ;
- qu'il vous informe de tout accident au plus tard dans les 48 heures ;
- qu'il souscrive une extension professionnelle d'assurance en cas d'usage de son véhicule personnel.
La clause doit également rappeler, d'une part, que l'exercice des fonctions implique la conduite d'un véhicule et donc la détention d'un permis approprié et, d'autre part, que toute mesure (administrative ou judiciaire) privant, même temporairement, le salarié de son permis pourrait rendre impossible le maintien de ce dernier à son poste.
Bien que précieuse en cas de contentieux, cette clause ne peut être considérée comme un motif préconstitué de licenciement.
Vous pouvez aussi responsabiliser le salarié bénéficiaire en lui laissant à sa charge le règlement des procès-verbaux qu'il pourrait contracter lors d'infractions au Code de la route en ajoutant contractuellement une clause stipulant : « (...) tout procès-verbal concernant votre véhicule de fonction vous sera adressé et réglé par vous-même ».
Etape
2 -
Assurer la voiture de fonction
Plus qu'un avantage en nature, en tant qu'employeur, vous devez garantir la sécurité de votre salarié lorsqu'il conduit. Pour cela, vous devez assurer le véhicule, le faire entretenir régulièrement, vérifier que le salarié bénéficiaire possède le permis ainsi qu'un nombre de points suffisant pour conduire.
Dans le cadre d'un sinistre où la responsabilité est imputable au salarié bénéficiaire du véhicule de fonction, vous avez le choix de prendre en charge l'ensemble des travaux ainsi que la franchise ou de laisser le salarié en question régler le montant de la franchise. Dans un cas comme dans l'autre, un écrit doit stipuler cette règle de prise en charge.
De plus, pensez à fixer les règles au préalable d'un sinistre, comme :
- compléter les formalités légales (constat d'accident ou de police) ;
- remettre ces papiers à l'assurance ;
- en aucune façon, le salarié ne doit faire réparer son véhicule avant la nomination d'un expert de la compagnie d'assurances et l'acceptation de la prise en charge des coûts ;
- etc.
Ces règles peuvent faire l'objet d'un avenant au contrat de travail lors de la remise du véhicule de fonction.
Etape
3 -
Entretenir la voiture de fonction
L'entretien du véhicule est sous votre responsabilité. En effet, légalement, la voiture de fonction appartient à la société, donc dépend de l'employeur. Par conséquent, veillez à respecter les vidanges, les contrôles, etc., ce qui dans tous les cas vous permettra de justifier du bon entretien du véhicule en cas d'accident, mais aussi en cas de revente.
Vous pouvez toutefois décider de confier contractuellement l'entretien du véhicule de fonction au salarié. Il convient alors de le préciser expressément dans la clause de mise à disposition du véhicule. Le défaut d'entretien peut alors constituer une cause de licenciement comme l'ont affirmé les juges dans une affaire ou le défaut d'entretien avait généré une panne dont les frais ont été supportés par l'employeur, suite au refus du constructeur de les prendre en charge faute de respect par le salarié des préconisations d'entretien.
En cas d'accident, vous ne pourrez pas faire supporter le coût des réparations au salarié, et ce, même si une clause de son contrat de travail le prévoit. Sauf s'il a commis une faute lourde, ce qui en pratique sera très rare.