La rémunération d'un stagiaire
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.05.4.020

La rémunération d'un stagiaire

Le stage pédagogique en entreprise permet au stagiaire de compléter sa formation théorique par une expérience pratique. Le jeune en stage n'est pas titulaire d'un contrat de travail, sa rémunération n'est donc pas un salaire, mais une indemnité de stage.

Tout stage en entreprise doit s'inscrire dans le cadre d'une formation supérieure, diplômante ou non, et faire l'objet d'une convention tripartite entre le stagiaire, l'entreprise d'accueil et l'établissement d'enseignement.

Quelles sont vos obligations ? Quelle rémunération devez-vous verser à votre stagiaire ? Comment en calculer le montant ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Déterminer s'il y a obligation ou non de rémunérer le stagiaire

Tous les stagiaires effectuant un stage en entreprise d'une durée supérieure à 2 mois doivent obligatoirement être rémunérés. La rémunération est obligatoire même si les 2 mois sont discontinus au cours d'une même année scolaire ou universitaire.

Le stagiaire n'étant pas un salarié de l'entreprise, la rémunération versée est une gratification. Elle n'a pas le caractère de salaire.

Pour les stages dont la durée initiale est inférieure à 2 mois, il peut être inséré une clause indiquant que l'employeur se réserve la possibilité, en cas de stage satisfaisant, de rémunérer le stagiaire.

La durée de 2 mois doit être appréciée de la façon suivante :

  • 7 heures de présence (consécutives ou non) = 1 jour de stage ;
  • 22 jours (consécutifs ou non) = 1 mois de stage.

La gratification est donc obligatoire dès lors que le stage a une durée supérieure ou égale à 44 jours, soit au-delà de 44 jours x 7 heures = 308 heures.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  2 -  Fixer le montant de la gratification

Vous êtes libre de fixer la gratification que vous souhaitez mais, si le stage est supérieur à 2 mois, elle doit être précisée dans la convention de stage et respecter un montant minimum. Ce dernier peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu ou, à défaut, par décret.

Le montant horaire minimum fixé par décret est de 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, soit 26 x 0,15 = 3,90 € en 2022 (comme en 2020 et 2021).

Ce montant est à calculer en fonction de la durée de travail du stagiaire, en multipliant le montant horaire par le nombre d'heures effectuées.

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Pas de dispositions particulières

Etape  3 -  Calculer les cotisations et contributions salariales et patronales

La gratification versée au stagiaire bénéficie d'une exonération de charges sociales dans la limite d'une franchise.

Déterminer le seuil d'exonération applicable à votre stagiaire

Ce seuil est apprécié au moment de la signature de la convention de stage, en tenant compte du temps de présence mensuel prévu au cours du stage.

La limite d'exonération, que l'on appelle aussi franchise ou plafond, est égale au montant minimum de la gratification fixé par décret (soit 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale).

Si vous maintenez le montant de la gratification en cas d'absence justifiée (production d'un arrêt maladie, fermeture de l'entreprise, etc.), le seuil est calculé sans neutraliser ces heures d'absence indemnisées. Vous pouvez toutefois appliquer un prorata en cas de stage commençant ou se terminant en cours de mois. Ce prorata doit être effectué sur une base en trentièmes (c'est-à-dire en fonction du nombre réel de jours de présence dans l'entreprise).

Déterminer les cotisations sociales dues

Afin d'établir si vous dépassez la franchise, il vous faut déterminer l'assiette des cotisations. Vous devez tenir compte de la gratification versée ainsi que des avantages en espèces et en nature (repas, hébergement). Notez que vous devez également prendre en compte votre participation au financement de titres-restaurant pour l'appréciation de la limite d'exonération.

Les sommes versées aux stagiaires au titre des remboursements de frais professionnels sont exclues de l'assiette des cotisations sous réserve d'utilisation conforme à leur objet et de justificatifs. La participation pour le transport du stagiaire s'inscrit dans ce cadre.

Si l'assiette de cotisation calculée ne dépasse pas la franchise, aucune cotisation ni contribution de Sécurité sociale (inclus CSG/CRDS) ne sont dues.

Si l'assiette de cotisations calculée est supérieure au seuil applicable, vous devrez des cotisations sociales seulement sur la part dépassant le seuil.

Vous calculerez le montant des cotisations et contributions sociales de la Sécurité sociale (y compris la cotisation AT/MP) aux taux de droit commun sur la base obtenue.

Mais, quel que soit le montant de la gratification, les cotisations d'assurance chômage et de retraite complémentaire ne sont pas dues.

Cas particulier de la cotisation accident du travail et maladie professionnelle (AT/MP)

En l'absence de gratification ou en cas de gratification horaire égale ou inférieure au pourcentage minimum du plafond horaire de la Sécurité sociale :

C'est l'établissement signataire de la convention tripartite qui est chargé du paiement de la cotisation AT/MP, et le recteur pour les établissements de l'éducation nationale.

En cas de gratification horaire supérieure à ce seuil :

L'entreprise signataire de la convention doit régler la cotisation. Son assiette est égale à la différence entre la gratification versée au stagiaire et le pourcentage minimum du plafond horaire de la Sécurité sociale. Le taux applicable est le taux habituel de l'entreprise.

Etape  4 -  Payer la gratification

Stages d'une durée supérieure à 2 mois

Vous devez verser la gratification tous les mois à votre stagiaire. Cette gratification est due pour chaque heure effectuée à compter du premier jour du stage.

Le versement mensuel peut être effectué, selon votre choix :

  • soit en fonction de l'horaire réellement effectué sur le mois concerné ;
  • soit sur la base d'un lissage des heures totales de travail accomplies au cours du stage.

Reportez-vous à l'exemple dans la rubrique « À télécharger ».

En cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage, vous devez verser la gratification prévue au prorata de la durée effectuée.

Stages n'excédant pas 2 mois

  • si la gratification est prévue dans la convention et même si elle n'est pas obligatoire, elle doit être versée mensuellement ;
  • si la gratification n'est pas prévue dans la convention, vous pouvez la verser à la fin du stage, le jour du départ de votre stagiaire par exemple, ou tous les mois.

La gratification versée en une seule fois est rapportée à la durée entière du stage pour l'appréciation du seuil de la franchise d'exonération des cotisations.

Notez-le

Dans tous les cas où la gratification versée dépasse le seuil de franchise de cotisations, vous devez fournir un bulletin de paie au stagiaire, indiquant le montant de la gratification et les cotisations sociales correspondantes.

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1221-13 et D. 1221-23-1 (registre du personnel et conventions de stages)
  • C. éduc., art. L. 124-1 à L. 124-20 et D. 124-1 à D. 124-9 (statut du stagiaire)
  • CSS, art. L. 136-1-1, III, et D. 242-2-1 (limite d'exonération de cotisations)
  • Accord national interprofessionnel 7 juin 2011 et loi n° 2011-893, 28 juillet 2011, art. 27 à 29, pour le développement de l'alternance et la sécurisation des parcours professionnels (renforcement des garanties des stagiaires)

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