Les formalités d'embauche
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.01.5.080

Les formalités d'embauche

L'embauche ne concerne pas que l'entreprise et le salarié. La présente fiche détaille l'ensemble des formalités d'embauche à accomplir et des organismes à informer.

Vous êtes certainement en règle avec votre salarié, mais qu'en est-il avec l'Administration ? Quelles sont les formalités liées à l'embauche du salarié ? Pouvez-vous embaucher un salarié directement en télétravail ? Comment faut-il procéder pour le déclarer ? Et quels autres organismes extérieurs devez-vous prévenir ?

Il faut être attentif en matière administrative car les formalités d'embauche sont nombreuses et certaines doivent être effectuées avant la prise de fonction effective.

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Demander une autorisation préalable pour un mineur

Cette formalité d'embauche concerne :

  • les mineurs de 14 à 16 ans qui sont amenés à travailler pendant leurs vacances scolaires. Vous devez adresser, dans les 15 jours avant la date prévue pour la prise de fonction, une demande à l'agent de contrôle de l'inspection du travail compétent, accompagnée de l'accord écrit du représentant légal du jeune. L'absence de réponse dans les 8 jours francs vaut autorisation ;
  • les mineurs de moins de 16 ans engagés dans une entreprise de spectacles, cinéma, radiophonie, télévision ou enregistrements sonores, ou pour exercer une activité de mannequin. L'absence de réponse dans les 30 jours vaut rejet.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  2 -  Procéder à la déclaration préalable à l'embauche

En premier lieu, il convient de procéder à une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF.

Il s'agit là d'un préalable obligatoire à réaliser avant le début effectif du travail par le salarié, au plus tôt 8 jours avant l'embauche.

Une copie du document devra être remise au salarié sans délai.

Notez-le

Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit qui mentionne l'organisme destinataire de la DPAE.

La déclaration doit contenir les mentions de la nature et de la durée du contrat, et de la durée éventuelle de la période d'essai des CDI et des CDD de plus de 6 mois.

Elle doit également indiquer le service de prévention et de santé au travail dont l'employeur dépend, ainsi que le sexe du salarié (et non plus sa nationalité).

La déclaration ne doit pas être effectuée en cas de test professionnel (épreuve courte dans laquelle le travail n'est pas effectué dans les conditions normales, et qui n'est pas rémunérée, sauf disposition conventionnelle contraire). Toutefois, si un salarié est employé de façon dissimulée, l'affirmation par l'employeur, sans le prouver, que l'intéressé n'effectue qu'un test professionnel ne suffira pas à justifier l'absence de DPAE.

La transmission électronique de la DPAE est obligatoire si vous avez accompli plus de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente. À partir du 1er juillet 2022, la DPAE ne peut plus être transmise par e-mail, et la transmission par flux CFT est interrompue fin 2022. La transmission électronique peut être effectuée par l'API DPAE.

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Pas de dispositions particulières

Etape  3 -  Affilier le salarié auprès des organismes (mutuelle et prévoyance) de l'entreprise

Le salarié doit être affilié auprès des organismes de mutuelle et de prévoyance auxquels l'entreprise adhère, le salarié devant être informé de cette affiliation et des droits qui en découlent, notamment en matière de garanties.

Ainsi, lors de la mise en place d'un régime de prévoyance complémentaire, l'employeur est tenu de remettre au salarié nouvellement embauché la notice d'information rédigée par l'organisme assureur retranscrivant de manière claire et précise le contenu du régime mis en place.

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Pas de dispositions particulières

Etape  4 -  Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel

Comme tout nouvel embauché, quel que soit son statut, la date d'embauche, le type de contrat ainsi que les autres mentions obligatoires doivent être inscrits immédiatement lors de la prise de fonction dans le registre unique du personnel (document obligatoire).

Ce document peut être tenu sous forme dématérialisée, sous réserve qu'il reste accessible à tout moment et que sa sauvegarde informatique soit assurée.

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Pas de dispositions particulières

Etape  5 -  Prévoir la visite d'information et de prévention et, le cas échéant, l'examen médical d'aptitude à l'embauche

Visite d'information et de prévention

La visite médicale d'embauche, dénommée « visite d'information et de prévention », est assurée après l'embauche par le médecin du travail, un collaborateur médecin, un interne en médecine du travail ou encore un infirmier.

La visite a notamment pour objet :

  • d'interroger le salarié sur son état de santé et vérifier s'il nécessite une orientation vers le médecin du travail ;
  • de l'informer sur les risques éventuels auxquels l'expose son poste et la prévention à mettre en oeuvre ;
  • de l'informer sur les modalités de suivi par le service de santé et sur sa possibilité de demander à tout moment une visite avec le médecin du travail.

Le professionnel de santé du service de prévention et de santé au travail, sous l'autorité du médecin du travail, ouvre un dossier médical en santé au travail et délivre une attestation de suivi à l'intéressé et à l'employeur.

Le salarié handicapé ou titulaire d'une pension d'invalidité doit être systématiquement orienté, à l'issue de la visite, vers le médecin du travail pour un examen médical et un suivi adapté.

Examen médical d'aptitude à l'embauche

Un examen médical d'aptitude reste obligatoire avant l'embauche pour tout poste présentant des risques pour la santé ou la sécurité du salarié, de ses collègues ou des tiers évoluant dans son environnement immédiat de travail.

Attention

Mesures Covid-19

Certaines visites médicales d'embauche qui venaient normalement à échéance avant le 30 septembre 2021 peuvent être organisées jusqu'au 29 septembre 2022 dès lors que le médecin du travail n'estime pas indispensable de les maintenir. Sont concernés :

  • la visite d'information et de prévention initiale (sauf si elle concerne les travailleurs handicapés, mineurs, travailleurs de nuit, pensionnés d'invalidité, exposés à des champs électromagnétiques au-delà des VLEP, femmes enceintes, venant d'accoucher ou allaitantes), ainsi que son renouvellement dans les 5 ans ;
  • le renouvellement des examens médicaux d'aptitude, en cas d'affectation sur un poste à risque.

De même, les visites qui venaient à échéance entre le 15 décembre 2021 et le 30 avril 2022 peuvent être reportées pendant au plus 12 mois.

Enfin, celles qui venaient à échéance entre le 15 décembre 2021 et le 30 avril 2022 suite à un premier report, peuvent être reportées de nouveau, pendant au plus 6 mois.

Sont cette fois concernées les visites d'information et de prévention initiales et les VIP périodiques, et celles des travailleurs affectés à un poste à risques.

Sont en revanche exclus de report :

  • la VIP initiale ou l'examen médical initial de la personne :
    • handicapée ou titulaire d'une pension d'invalidité,
    • mineure,
    • enceinte, venant d'accoucher ou allaitant,
    • travaillant de nuit,
    • affectée à un poste pour lequel les valeurs limites d'exposition à des champs électromagnétiques sont dépassées,
    • exposée à des agents biologiques de groupe 2 ;
    • en suivi renforcé.
  • le renouvellement de l'examen d'aptitude pour les travailleurs exposés à des rayons ionisants classés en catégorie A.

Dans tous les cas, le médecin doit organiser le report, et informer l'employeur et le salarié des reports et des dates reprogrammées. Le report ne fait pas obstacle à l'embauche. Les CDD et salariés temporaires sont également concernés.

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Pas de dispositions particulières

Etape  6 -  Respecter les formalités d'embauche réservées à des cas particuliers

Les apprentis

L'apprenti doit passer, soit une visite d'information et de prévention, soit un examen médical d'aptitude s'il est sur un poste à risque, au plus tard dans les 2 mois qui suivent son embauche.

Les travailleurs handicapés

Vous devez fournir annuellement une déclaration (DOETH) dans laquelle figurent l'effectif de l'entreprise et le nombre d'emplois réservés aux travailleurs handicapés.

Vous devez également indiquer dans chaque DSN mensuelle, quel que soit votre effectif, le statut de travailleur handicapé des salariés, ainsi que des personnes en stage non rémunéré ou en période de mise en situation en milieu professionnel.

Les stagiaires

Tout stage en entreprise doit donner lieu à une convention tripartite signée par l'établissement d'enseignement, l'entreprise d'accueil et le stagiaire. Par ailleurs, vous devez désigner un tuteur chargé de l'accueil et de l'accompagnement du stagiaire.

Les mineurs

Les jeunes âgés de 14 à 16 ans sont autorisés à effectuer des travaux légers pendant leurs vacances scolaires. Vous devez dans ce cas formuler une demande écrite auprès de l'agent de contrôle de l'inspection du travail dans les 15 jours au moins avant la date prévue pour l'embauche, en mentionnant les nom, prénoms, âge et domicile de l'enfant mineur, la durée du contrat, l'horaire de travail, le montant de la rémunération, la nature et les conditions de travail auxquelles il est envisagé de l'occuper, et annexer l'accord écrit et signé du représentant légal.

Par ailleurs, tout mineur doit obligatoirement passer la visite d'information et de prévention, préalablement à son affectation sur un poste.

De plus, le mineur non émancipé ne peut contracter que s'il y est autorisé par son représentant légal.

Enfin, certains travaux sont interdits ou réglementés. Des dérogations sont prévues en faveur des jeunes en formation professionnelle, par le biais d'une déclaration à l'inspection du travail, préalable à l'affectation aux travaux concernés et renouvelable tous les 3 ans.

Les travailleurs étrangers

Si un travailleur étranger est en droit d'exercer une activité professionnelle en France, son embauche fait l'objet de formalités spécifiques :

  • procéder à son immatriculation dans les 8 jours de l'embauche s'il n'est pas déjà affilé à la Sécurité sociale ;
  • l'inscrire sur le registre du personnel en précisant ses nom, prénom, nationalité, le type et le numéro de son autorisation de travail (avec copie annexée au registre) ;
  • lui remettre son contrat de travail qui peut, sur sa demande, être traduit dans sa langue d'origine.

Les entreprises implantées à l'étranger employant ou détachant des salariés en France

Si vous êtes implanté à l'étranger sans établissement en France mais que vous employez des salariés en France, votre interlocuteur pour les déclarations d'emploi et le paiement des cotisations au titre de ces salariés est l'URSSAF du Bas-Rhin.

En cas de détachement, vous devez adresser une déclaration préalable à la DREETS et désigner dans cette même déclaration un représentant de l'entreprise sur le territoire national, résidant en France et chargé d'assurer la liaison avec l'inspection du travail et l'URSSAF. Ce représentant est notamment responsable des déclarations et versement des cotisations et contributions sociales. Il peut être un salarié de l'entreprise.

La déclaration de détachement, ou de la prolongation de ce dernier, doit être effectuée par voie dématérialisée, en utilisant le téléservice « SIPSI » du ministère du Travail (www.sipsi.travail.gouv.fr).

Notez-le

Ces formalités ne s'appliquent pas à des détachements courts (hors ETT), à des évènements ponctuels ou à des activités particulières dont la liste est fixée par arrêté. Il s'agit de manifestations sportives ou artistiques de 90 jours au maximum sur 12 mois consécutifs, et de colloques, séminaires, ou activités d'enseignement occasionnel par des professeurs invités.

Le donneur d'ordre, ou le maître d'ouvrage, qui a recours à ces salariés détachés en France doit effectuer les formalités suivantes :

  • les informer sur la règlementation qui leur est applicable, par voie d'affichage sur les lieux de travail ;
  • établir une télédéclaration subsidiaire de détachement auprès de l'inspection du travail, dans le cas où il n'a pas pu obtenir une copie de la déclaration initiale de détachement.

Afin de permettre l'application de la garantie d'égalité de traitement, l'entreprise utilisatrice française doit également informer l'ETT implantée à l'étranger, par tout moyen et avant le détachement, des règles applicables aux salariés détachés en matière de rémunération pendant leur mise à disposition en France, ainsi que de la durée prévisionnelle de la mise à disposition, de la liste nominative des salariés, des coordonnées du client final et du lieu de la prestation, de la liste des textes conventionnels applicables et du lien de la page détachement du site Internet du ministère du Travail : https://travail-emploi.gouv.fr/droit-du-travail/detachement-des-salaries/.

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Pas de dispositions particulières

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Fiches associées

Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1221-10 à L. 1221-12-1 et R. 1221-1 (déclaration préalable à l'embauche), L. 1221-13 à L. 1221-15-1 (registre unique du personnel), D. 1221-18 (DPAE dématérialisée), D. 1221-19 (sanctions), R. 1227-1 et R. 1227-2 (peines encourues), L. 1262-1 à L. 1262-3 et R. 1263-1 à R. 1263-5 (détachement de salariés en France), R. 1263-11-1 (sanctions pour manquement aux obligations de détachement), L. 4153-3, L. 7124-1 et D. 4153-5 (autorisation administrative préalable à l'embauche pour un mineur), L. 4624-1 et L. 4624-2 (suivi médical des salariés), R. 4624-10 à R. 4624-21 (visite d'information et de prévention), R. 4624-22 à R. 4624-27 (examen médical d'aptitude à l'embauche), R. 4625-8 à R. 4625-11 (travailleur temporaire), L. 4741-1 (amende pour absence de formation à la sécurité), L. 8221-3 et L. 8221-5 (délit de travail dissimulé), L. 8271-1-1 et L. 8272-1 à L. 8272-4 (sanctions)
  • CSS, art. L. 243-1-2 (entreprises ne comportant pas d'établissement en France)
  • Cass. crim., 23 juin 2010, n° 09-84.250 (mise en cause de la responsabilité pénale de l'employeur pour défaut de formation d'un intérimaire)
  • Cass. soc., 5 octobre 2010, n° 09-40.913 (l'absence de visite médicale d'embauche cause nécessairement un préjudice au salarié)
  • Cass. soc., 22 septembre 2011, n° 10-13.568 (le manquement de l'employeur dans l'organisation des visites médicales justifie une prise d'acte de la rupture du contrat de travail à ses torts)
  • Cass. crim., 5 février 2013, n° 12-81.383 (le défaut de déclaration préalable à l'embauche peut constituer une infraction de travail dissimulé)
  • Cass. soc., 20 janvier 2015, n° 14-80.532 (la déclaration systématique de l'embauche des salariés après la période d'essai peut aboutir à une condamnation pour travail dissimulé)
  • Circulaire AGIRC-ARRCO du 6 octobre 2017 n° 2017-6-DRJ (adhésion à l'AGIRC-ARRCO lors de l'embauche du 1er salarié)
  • Cass. soc., 16 mai 2018, n° 16-27.318 (l'obligation d'affilier les salariés au régime de retraite complémentaire incombe à l'employeur)
  • Arrêté du 4 juin 2019 (liste des dérogations aux obligations déclaratives concernant les salariés étrangers détachés en France)
  • Décret n° 2020-916, du 28 juillet 2020, et arrêté du 28 juillet 2020 (travailleurs détachés en France)
  • Ord. n° 2020-1502, du 2 décembre 2020, modifiée par ord. n° 2021-135, du 10 février 2021, loi n° 2021-689, du 31 mai 2021, modifiée par loi n° 2022-46, du 22 janvier 2022, décret n° 2021-56, du 22 janvier 2021, modifié par décret n° 2021-1250, du 29 septembre 2021, décret n° 2022-418 du 24 mars 2022 (modalités de report de visites d'information et de prévention et examens médicaux d'aptitude)
  • CE, 1re et 4e ch. réunies, 11 février 2022, n° 440808 (le dépôt de la déclaration préalable au détachement et de la désignation d'un représentant en France constitue une seule obligation, dont le manquement est passible d'une unique amende)

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