Documents et attestations que le service du personnel doit fournir aux salariés
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.04.5.010

Documents et attestations que le service du personnel doit fournir aux salariés

Certains documents doivent être remis aux salariés lors de leur embauche, pendant l'exécution, ou encore lors de la fin du contrat de travail.

Quels sont-ils ? Doivent-ils être remis d'une manière spécifique ? Quelles sont les erreurs à éviter pour ne pas s'exposer à des sanctions ?

Dans cette page

La bonne méthode

Cas  1 -  Les documents à remettre lors de l'embauche

Contrat de travail

Les contrats de travail à durée déterminée (CDD) ou les contrats à durée indéterminée (CDI) à temps partiel doivent être obligatoirement remis par écrit aux salariés concernés et signés par ces derniers (si le salarié a délibérément refusé de signer un CDD, il ne pourra par la suite obtenir la requalification du contrat en CDI).

Le CDI à temps plein peut, quant à lui, être oral. Dans ce cas, vous devrez remettre au salarié un récapitulatif écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable à l'embauche et mentionnant l'identité de l'URSSAF. En pratique, et pour faire face à d'éventuels contentieux futurs, mieux vaut établir avec soin et par écrit le contrat de travail.

Votre convention collective peut aussi vous imposer un écrit.

Déclaration préalable à l'embauche

Au moyen de la DPAE, vous accomplissez :

  • l'immatriculation du salarié auprès d'organismes de protection sociale (caisse maladie et URSSAF) ;
  • son affiliation au régime d'assurance chômage ;
  • la demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
  • la demande d'examen médical d'embauche.

La déclaration préalable à l'embauche doit être adressée, par formulaire ou voie électronique, au plus tôt 8 jours avant l'embauche, à l'URSSAF. L'envoi électronique est obligatoire dans certains cas (reportez-vous à la rubrique « Évitez les erreurs »).

Vous devez ensuite remettre au salarié la copie de la déclaration ou, en cas de contrat de travail écrit, porter la mention sur ce contrat de l'URSSAF destinataire de la déclaration.

Notez-le

La déclaration doit contenir les mentions de la nature et de la durée du contrat, et de la durée éventuelle de la période d'essai des CDI et des CDD de plus de 6 mois. Elle doit également indiquer :

  • le service de prévention et de santé au travail dont l'employeur dépend ;
  • le sexe du salarié (et non plus sa nationalité).

Autres documents

Vous pourrez remettre au salarié les éventuelles chartes (informatique, pour l'environnement, livret d'accueil, etc.) qui existent dans votre entreprise et une copie du règlement intérieur.

Enfin, vous devez lui remettre :

  • une notice présentant les garanties de prévoyance (complémentaire maladie) en place dans votre entreprise. Si la notice de l'assurance ou de la mutuelle n'est pas assez détaillée, vous avez l'obligation de la compléter avant de la remettre ;
  • un « livret d'épargne salariale » présentant le dispositif d'épargne salariale éventuellement en place.

Vous devez par ailleurs tenir à sa disposition :

  • la convention collective applicable dans l'entreprise ;
  • le document unique : il doit être accessible à tous les travailleurs de votre entreprise, et non pas aux seuls travailleurs exposés à un risque pour leur santé ou leur sécurité.
Notez-le

À ces documents spécifiques, s'ajoute une liste d'informations à transmettre au salarié embauché, dont de nouvelles pour tout contrat signé à compter du 1er août 2022 (se reporter à la rubrique « Fiches associées »).

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants" (n° de brochure 3292)

Cas  2 -  Les documents à remettre en cours d'exécution du contrat

Bulletin de paie

Lors du paiement des salaires et quels que soient le mode de paiement, la rémunération et le type de contrat, l'employeur doit délivrer un bulletin de paie au salarié. Celui-ci doit être rédigé avec un procédé d'écriture indélébile, comporter les mentions obligatoires et être établi en euros (l'employeur doit le conserver pendant 5 ans, éventuellement sur support informatique).

Doivent être annexés au bulletin de paie :

  • une fiche concernant les repos éventuellement acquis du fait des heures supplémentaires : vous devez mentionner le nombre d'heures de repos acquises, la nature de ces heures (contrepartie obligatoire en repos, repos conventionnel de remplacement), date d'ouverture du droit à repos (dès lors que 7 heures sont capitalisées), le délai maximal dont bénéficie le salarié pour exercer son droit (délai fixé par accord collectif ou, à défaut, dans les 2 mois). À défaut, vous disposerez d'une année pour lui imposer de prendre ce repos ;
  • un document indiquant le total des heures de travail effectif en cas de modulation des horaires.

La remise peut être faite par tout moyen. En cas de décès d'un salarié, elle doit être faite aux ayants droit.

Le salarié peut toujours, même s'il a accepté sans protestations ni réserve le bulletin, réclamer dans un délai de 3 ans le paiement d'éléments de salaire dus qui n'y figurent pas.

Attention

Lorsque la durée d'un contrat de travail saisonnier est inférieure à un mois mais qu'il chevauche deux périodes de rémunération, l'employeur peut émettre un seul bulletin de paie.

Remise par voie électronique

Dans un souci de simplification et d'allègement des coûts, la loi vous permet de remettre au salarié son bulletin sous forme électronique, à la place du bulletin papier. Il vous faut pour cela :

  • garantir l'authenticité et la sécurité des données ;
  • informer le salarié, par tout moyen conférant date certaine, à l'embauche ou 1 mois avant la première émission du bulletin de paie électronique, de son droit de s'y opposer. Cette opposition peut être faite à tout moment par le salarié, par tout moyen conférant une date certaine.

Il doit en outre pouvoir récupérer à tout moment l'intégralité des bulletins de paie électroniques, dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

De plus, il peut consulter en ligne tous ses bulletins de paie électroniques sur son compte personnel d'activité, l'employeur devant garantir cette accessibilité.

Le bulletin doit être disponible pour le salarié, soit pendant 50 ans, soit jusqu'à ses 75 ans. En cas de fermeture du service de mise à disposition, ou de cessation d'activité de l'employeur s'il assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins 3 mois avant afin de récupérer les bulletins stockés.

Données personnelles

Tout salarié doit pouvoir connaître s'il le souhaite quelles sont les informations personnelles détenues par son employeur le concernant dans les fichiers informatiques de l'entreprise. 

La CNIL est garante de ce droit d'accès et le salarié peut faire appel à elle. En cas de refus par l'entreprise de communiquer des données le concernant à un salarié qui en fait la demande, la commission rappelle à l'employeur la demande du salarié, et en cas de non-réponse, lui adresse une mise en demeure et peut lui infliger des pénalités financières.

Le salarié a un droit d'accès mais aussi d'information, de rectification, de portabilité, et peut exiger leur suppression lorsqu'elles ne sont plus utiles (droit à l'oubli).

Vous devez informer le salarié de ces droits et lui répondre au plus tard dans le délai d'un mois à compter de la réception de sa demande.

Fiche individuelle de suivi des expositions aux facteurs de risques professionnels

La fiche de suivi des expositions a été supprimée pour les salariés éligibles au compte professionnel de prévention. Toutefois, pour les expositions antérieures au 1er février 2012, elle doit toujours être remise au salarié lors de son départ.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants" (n° de brochure 3292)

Cas  3 -  Les documents à remettre au terme du contrat

Certificat de travail

À l'expiration du contrat, y compris en période d'essai et quelle qu'en soit l'origine (licenciement, démission, CDD, etc.), un certificat doit être délivré au salarié. Il doit préciser la date de son entrée, celle de sa sortie et la description de l'emploi ou des emplois successivement occupés.

Tout titulaire d'un contrat de travail doit bénéficier de la remise du certificat, quelle que soit la durée du contrat du travail, même s'il était employé à mi-temps, même s'il a commis une faute grave justifiant une rupture sans indemnités, et même en cas de nullité du contrat. Est également destinataire l'étudiant qui a occupé un poste pendant une courte période durant l'été. En cas de décès du salarié, il doit être remis aux ayants droit.

Attestation Pôle emploi

Vous devez effectuer une DSN signalant toute rupture de contrat de travail.

Tous les salariés sont concernés, même ceux dont la durée du contrat a été trop courte pour permettre, en elle-même, l'ouverture d'un droit au chômage (activité saisonnière, étudiant salarié pendant les vacances, etc.). Seuls sont exclus les stagiaires.

Depuis le 1er janvier 2022, la seule modalité déclarative valide de fin de contrat, y compris lorsqu'il commence et se termine en cours de mois, est la transmission du signalement de fin de contrat de travail unique (FCTU) en DSN. Cette déclaration peut s'effectuer par dépôt de fichier ou transmission automatisée à partir du logiciel de paie en mode API. L'attestation ne peut plus être produite par l'attestation d'employeur dématérialisée – AED, sauf pour certaines professions spécifiques (intermittents du spectacle, expatriés, dockers, etc.).

Vous obtiendrez ainsi l'attestation employeur rematérialisée à remettre au salarié à la fin de son contrat.

Toutefois, pour les fins de contrats de missions intérimaires des entreprises de travail temporaire, l'obligation de remettre une version signée de l'attestation employeur ne concerne plus que le personnel permanent et les intérimaires en CDI. Pour les autres intérimaires, sauf demande de leur part, la transmission par le biais des restitutions mensuelles de missions (RMM) suffit.

Reçu pour solde de tout compte

Le reçu du solde de tout compte, rédigé par vos soins, manuscrit ou imprimé, doit faire apparaître l'inventaire de toutes les sommes versées au salarié à l'occasion de la fin de son contrat.

Vous devez par ailleurs indiquer une date sur le reçu (jour de la signature), le signer et le faire signer par le salarié. Cette date est très importante, puisqu'elle est le point de départ du délai dont dispose le salarié pour contester le reçu s'il estime, après coup, que les sommes indiquées et versées étaient insuffisantes.

État récapitulatif de l'épargne salariale

Vous devez remettre au salarié un état récapitulatif des sommes acquises au titre de la participation ou de l'épargne salariale, qui contient l'identité du salarié bénéficiaire, la description de ses avoirs acquis ou transférés dans l'entreprise par accord de participation et plans d'épargne, avec mention, le cas échéant, des dates auxquelles ces avoirs sont disponibles, l'identité et l'adresse des teneurs de registre auprès desquels il a un compte, et enfin qui prend en charge les frais de tenue de compte-conservation.

Depuis le 28 février 2021, cet état doit également mentionner les sommes éventuellement épargnées dans le cadre d'un régime de retraite supplémentaire à cotisations définies (régimes « articles 82 et 83 ») ou à prestations définies.

Convention de rupture conventionnelle

En cas de départ dans le cadre d'une rupture conventionnelle individuelle, un exemplaire papier de la convention de rupture daté et signé doit être remis au salarié.

Pour plus de précisions sur les documents de fin de contrat, reportez-vous à la rubrique « Fiches associées ».

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1221-10 à L. 1221-12-1 et R. 1221-1 à D. 1221-19 (déclaration préalable à l'embauche), L. 1234-19 et D. 1234-6 (certificat de travail), R. 1234-9 (transmission de l'attestation Pôle emploi), L. 1234-20, D. 1234-7 et D. 1234-8 (solde de tout compte), L. 3243-2 (bulletin de paie), L. 2141-7-1 (obligation d'information sur les adresses des organisations syndicales représentatives de branche), D. 3243-7 à D. 3243-9 (remise du bulletin de paie dématérialisé), L. 3341-7 (informations relatives à la garantie de retraite supplémentaire)
  • Cass. soc., 12 mars 2008, n° 07-40.665 et Cass. civ., 15 mai 2008, n° 07-14.354 (notice détaillée sur la prévoyance)
  • Cass. soc., 2 février 2011, n° 09-40.453 (la signature du solde de tout compte n'empêche pas le salarié de contester le motif de son licenciement)
  • Cass. soc., 24 juin 2015, n° 14-13.829 (délivrer une attestation Pôle emploi indiquant un motif inexact cause automatiquement un préjudice au salarié)
  • Cass. soc., 13 avril 2016, n° 14-28.293 (en cas de délivrance tardive des certificats de travail et bulletins de paie, le salarié doit justifier d'un préjudice)
  • Cass. soc., 14 février 2018, n° 16-16.617 (le reçu pour solde de tout compte ne doit pas mentionner une seule somme globale)
  • Cass. soc., 7 mars 2018, n° 17-10.963 (le défaut de remise de la convention de rupture conventionnelle entraîne sa nullité)

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