Réagir aux contrôles et injonctions de l'URSSAF
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.04.5.020

Réagir aux contrôles et injonctions de l'URSSAF

À tout moment, vous pouvez être contrôlé par l'URSSAF « sur pièces », c'est-à-dire sur les documents que vous lui avez adressés (réservé aux entreprises de moins de 11 salariés), ou « sur place », dans les locaux de votre entreprise. Vous pouvez aussi recevoir une injonction de paiement de cotisations (mise en demeure, puis contrainte).

De quels droits disposez-vous lors d'un contrôle URSSAF et quelles sont les obligations qui s'imposent à vous ? Quels sont les bons réflexes à avoir et les erreurs à éviter pour qu'un contrôle se passe au mieux ?

Dans cette page

La bonne méthode

Cas  1 -  Anticiper un contrôle de l'URSSAF sur place

Dans le cas d'un contrôle de l'URSSAF « sur place », votre implication est plus importante à tous les stades. Vous devez anticiper le contrôle et le préparer. Le délai minimum entre l'avis de passage que vous recevez par tout moyen permettant de conférer une date certaine à sa réception, et l'arrivée de l'inspecteur de l'URSSAF est au minimum de 15 jours (il est souvent plus long). Cela vous laisse le temps de vérifier avec votre comptable que tout est en ordre sur la période ciblée.

Cerner l'objet et la période

L'avis de passage vous informe de l'objet du contrôle, de sa date, de la liste des documents demandés et de la période contrôlée, ainsi que l'identité de l'inspecteur chargé du contrôle. Il doit mentionner également que vous avez la possibilité de vous faire assister par un conseil lors du contrôle, et les modalités de consultation de la charte du cotisant (charte dont vous pouvez utiliser les dispositions en cas de litige avec l'URSSAF).

Sachez que si même l'avis de passage est adressé au siège de votre entreprise, cela n'exclut pas un contrôle sur les chantiers ou dans les établissements, même ceux éventuellement situés hors de la circonscription de l'URSSAF qui vous envoie l'avis.

Il peut être également prévu, avec l'accord de l'inspecteur, que le contrôle se déroule chez l'expert-comptable.

D'autre part, la vérification peut porter sur le calcul des cotisations, des contributions sociales (CSG, etc.), sur l'exactitude de vos déclarations ou encore sur l'absence de travail dissimulé. Son objet précis est indiqué dans l'avis et l'inspecteur doit s'y tenir.

Exemple

Si l'avis mentionne une vérification de l'entreprise, le contrôle ne peut pas être étendu aux cotisations personnelles d'un dirigeant indépendant (gérant majoritaire de SARL, etc.).

L'URSSAF n'est toutefois pas obligée de donner l'objet précis de son contrôle. L'avis de passage peut simplement indiquer que le contrôle vise à la « vérification de l'application de la législation de la Sécurité sociale ». Dans ce cas, la procédure reste légale.

De plus, le contrôle des cotisations est obligatoirement limité aux 3 années précédentes. Un contrôle sur l'absence de travail illégal peut remonter aux 5 années précédentes. Il peut toutefois vous être demandé des documents antérieurs à la période concernée.

Attention

L'URSSAF peut contrôler également :

  • les cotisations versées au titre de la retraite complémentaire à l'AGIRC-ARRCO ;
  • les cotisations d'assurance chômage et de garantie des salaires (AGS), qu'elle recouvre pour le compte de Pôle emploi ;
  • l'ensemble des cotisations sociales personnelles du chef d'entreprise indépendant.

Ses agents sont ainsi compétents pour vérifier l'assiette, le taux, le calcul et la déclaration de ces contributions, et ce sur les 3 années qui précèdent l'envoi de l'avis de contrôle.

 

Vérifier les contrôles antérieurs éventuels

Si, lors d'un précédent contrôle, l'inspecteur, en fonction des circonstances, de la pratique courante de votre entreprise, ou encore de la position de votre URSSAF, avait décidé de ne pas procéder à un redressement sur un point particulier, vous pourrez vous en prévaloir à l'occasion du futur contrôle. Le changement de position éventuel de l'URSSAF n'aura alors d'effet que pour l'avenir.

Cas  2 -  Gérer un contrôle sur place

L'inspecteur est un agent assermenté tenu au secret professionnel et titulaire d'une carte professionnelle dont vous pourrez demander la présentation à son arrivée.

De plus, vous avez la faculté de vous faire assister de la personne de votre choix pendant toute la durée du contrôle.

Vous êtes obligé de le recevoir et de lui présenter tout document demandé, y compris l'accès aux fichiers et aux bases de données informatisés (reportez-vous à « Les sanctions possibles »). Le bon déroulement de la vérification suppose un dialogue permanent entre vous.

Vous pouvez produire sous format numérisé des documents ou des pièces justificatives qui sont établis normalement sous format papier, et requis pour l'établissement de l'assiette ou pour le contrôle des cotisations, si leur numérisation répond aux conditions suivantes :

  • elle doit garantir la reproduction du document à l'identique, en image et en contenu, et le respect des couleurs ;
  • les dispositifs de traitements sur image sont interdits ;
  • chaque document numérisé est conservé sous format PDF et doit être assorti :
    - d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile,
    - d'une empreinte numérique,
    - d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au RGS de niveau une étoile ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL),
    - d'une source d'horodatage interne permettant de dater les différentes opérations réalisées.

Par ailleurs, l'agent peut vous demander, par tout moyen donnant date certaine à sa réception, que les documents à consulter lui soient présentés selon un classement nécessaire au contrôle dont il vous aura informé au préalable.

Lorsque les documents contrôlés de votre entreprise sont dématérialisés, l'agent peut mettre en oeuvre des traitements automatisés sans vous informer par écrit au préalable, et peut avoir recours à l'intégralité du matériel professionnel (et plus seulement informatique) de l'entreprise. Vous ne devez plus mettre à sa disposition sur sa demande un utilisateur habilité pour réaliser les opérations sur le matériel, mais mettre à sa disposition les copies des documents, données et traitements nécessaires au contrôle, dans le format demandé.

En cas de refus écrit ou d'impossibilité avérée, vous pouvez :

  • soit réaliser vous-même les traitements sur votre matériel, puis produire les résultats au format et dans les délais indiqués par l'agent ;
  • soit autoriser l'agent à procéder lui-même au contrôle sur votre matériel (ou par l'intermédiaire d'un utilisateur que vous aurez désigné), par la mise en place de traitements automatisés.

Si vous avez rencontré des difficultés d'application de la réglementation sur certains points, n'hésitez pas à lui en parler. Il pourra vous informer, cela fait partie de ses missions.

Notez-le

En cas de constat d'emploi irrégulier d'un étranger sans titre, l'agent de contrôle remet à ce dernier un document l'informant de ses droits :

  • au paiement des salaires et indemnités forfaitaires de 3 mois et de rupture ;
  • à la remise des bulletins de paie, du certificat de travail et du solde de tout compte ;
  • au recouvrement éventuel des salaires et indemnités par l'Office français de l'intégration et de l'immigration (OFII) ;
  • à la possibilité de saisir les prud'hommes ou de porter plainte contre l'employeur pour « traite d'êtres humains ».
Il en informe par ailleurs l'OFII, à qui vous devrez verser les sommes dues à ce titre.

Ce qu'il faut refuser

Le pouvoir de l'inspecteur connaît des limites. Il est tenu de consulter les documents dans les locaux de l'entreprise. S'il souhaite en emporter, vous devez lui remettre un inventaire et une décharge (reportez-vous à « Notre conseil »). Il lui est également interdit de rechercher lui-même des documents dans l'entreprise ou de procéder à leur saisie.

Il peut toutefois exiger des copies immédiates des documents justifiant de l'absence de travail dissimulé (déclaration préalable à l'embauche, immatriculations aux registres professionnels, etc.).

Sauf accord de l'employeur, seules les copies des documents remis peuvent être consultées hors des locaux.

Par ailleurs, en cas de contrôle par échantillonnage, l'inspecteur doit vous informer qu'il va utiliser cette méthode 15 jours avant le début des vérifications. Il ne peut engager aucune démarche ou vous demander des éléments pour constituer sa base de sondage avant le terme de ce délai.

Sachez enfin que si vous avez moins de 10 salariés, la durée du contrôle ne peut pas dépasser une période de 3 mois (renouvelable une fois sur votre demande, ou celle de l'URSSAF par lettre recommandée avec AR), sauf en cas de travail dissimulé, d'obstacle à contrôle ou de comptabilité inexploitable.

La période concernée commence au début effectif du contrôle et se termine à la lettre d'observations.

Notez-le

À titre expérimental du 1er décembre 2018 au 30 novembre 2022, dans les régions Hauts-de-France et Auvergne-Rhône-Alpes, la durée cumulée des contrôles de différents organismes (URSSAF, impôts, inspection du travail, CARSAT, etc.) ne peut pas dépasser 270 jours (neuf mois) sur une période de 3 ans. Sont concernées les entreprises de moins de 250 salariés et dont le chiffre d'affaires s'élève au maximum à 50 millions d'euros.

Pour apprécier cette durée maximale, les contrôles sont calculés par établissement, en jours entiers, et un contrôle inférieur à un jour compte pour une journée pleine. Chaque organisme ayant effectué un contrôle doit remettre à l'entreprise une attestation précisant son champ et sa durée.

Au-delà de la durée maximale, un contrôle peut toutefois être poursuivi ou engagé :

  • par l'inspection du travail ;
  • ou par tous les organismes, dont l'URSSAF, s'il existe des indices précis et concordants de manquement à une obligation (fraude, etc.).

Modalités de l'audition des salariés

Les agents de contrôle peuvent interroger vos salariés (mais aussi anciens salariés, travailleurs indépendants et apporteurs d'affaires), pour connaître notamment leurs nom et adresse, type d'activité, rémunération, indemnités et avantages en nature. Toutefois, les conditions d'audition varient selon qu'il s'agit d'un contrôle de l'assiette et du calcul des cotisations ou d'une recherche de travail dissimulé.

Vous ne pouvez pas exiger d'assister aux auditions.

Contrôle des cotisations avec avis de passage

L'URSSAF peut interroger les salariés sans leur consentement préalable, à l'exception des personnes étrangères à l'entreprise. L'audition doit être faite sur le lieu de travail, les interrogations au domicile ou dans les locaux de l'URSSAF étant prohibées.

Contrôle de travail dissimulé sans avis de passage

Le consentement des salariés est obligatoire pour toute audition. Par ailleurs, la preuve de ce consentement ne peut pas découler de la seule signature du PV d'audition.

Les juges ont rappelé enfin clairement que les agents de l'URSSAF ne peuvent pas « mixer » les deux procédures dans un unique contrôle.

De plus, ils ne peuvent recueillir des informations qu'auprès des personnes rémunérées par l'entreprise. Un redressement établi sur des renseignements obtenus par des tiers sera annulé.

Cas  3 -  Réagir aux conclusions d'un contrôle (sur pièces ou sur place)

Attendre la lettre d'observations

La procédure étant contradictoire, l'inspecteur vous adresse, au terme de sa mission, une lettre d'observations qui résume le contrôle et précise si un redressement est ou non envisagé. Cette information, qui n'est soumise à aucun délai, vous est adressée par tout moyen permettant de donner une date certaine à sa réception.

Elle doit être motivée (indication des faits et motifs fondant les observations). Si elle est accompagnée d'un avis de redressement, elle doit indiquer le mode de calcul utilisé, la période concernée et le montant total du redressement. De plus, elle doit préciser le montant des éventuelles sommes dues, année par année.

Quand vous la recevez, vous disposez de 30 jours pour faire part à l'URSSAF, en cas de redressement envisagé, de votre éventuel désaccord (partiel ou total), par tout moyen permettant de donner une date certaine à sa réception. Vous pouvez aussi prendre rendez-vous avec le supérieur hiérarchique de l'inspecteur.

Notez-le

Ce délai de 30 jours, qui correspond à la « période contradictoire », peut être prolongé par l'URSSAF jusqu'à 60 jours dans les conditions suivantes :

  • l'URSSAF doit avoir reçu votre demande de prolongation avant la fin du délai de 30 jours ;
  • vous devez être de bonne foi. Ainsi, la prolongation est exclue en cas de mise en oeuvre d'une procédure d'abus de droit ou en cas de constatation d'une infraction de travail illégal, dissimulé, marchandage, prêt illicite de main-d'oeuvre et emploi d'étranger sans titre de travail.

À défaut de réponse de sa part, la prolongation du délai est considérée comme acceptée.

À partir de là, l'URSSAF répondra à votre lettre et vous confirmera si le redressement est annulé ou maintenu (en totalité ou diminué), puis vous adressera, dans ce dernier cas, une mise en demeure de paiement, par tout moyen donnant une date certaine à sa réception, y compris par voie dématérialisée.

Notez-le

Si l'URSSAF vous adresse une mise en demeure sans avoir répondu à votre lettre, le redressement peut être annulé.

L'inspecteur peut, à réception de votre réponse, vous demander des justificatifs ou documents complémentaires. Mais il ne peut en aucun cas les demander directement à un tiers, même s'il s'agit de votre expert-comptable.

Dernier point : la lettre doit être signée par tous les inspecteurs qui ont participé au contrôle. À défaut, la procédure de redressement peut être annulée.

La mise en demeure doit être motivée, préciser la cause, la nature et le montant des sommes réclamées et la période à laquelle elles se rapportent, et indiquer, en outre :

  • les montants notifiés par la lettre d'observations, éventuellement modifiés suite aux échanges effectués avec l'agent de contrôle ;
  • la référence et les dates de la lettre d'observations, et du dernier courrier éventuellement établi par l'agent de contrôle après la lettre d'observations.

Réfléchir avant de contester

À ce stade, vous pouvez encore, même si vous n'avez pas répondu à la lettre d'observations de l'inspecteur, contester le redressement (par tout moyen donnant une date certaine à sa réception) :

  • d'abord auprès de la commission de recours amiable (CRA) de l'URSSAF dans les 2 mois qui suivent ;
  • puis, si elle rejette votre demande ou ne vous répond pas dans les 2 mois, auprès du pôle social du tribunal judiciaire.

Si c'est votre intention, vous devrez être en mesure de produire des pièces justificatives. Vous aurez intérêt au préalable à prendre conseil sur le plan juridique, car vous risquez d'alourdir votre dette par des pénalités supplémentaires et des frais de justice.

Vous pouvez également régler le montant des cotisations dues, mais demander la remise des majorations de retard.

Sachez par ailleurs que le tribunal est incompétent pour accorder des délais de paiement des cotisations sociales.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 8221-1 à L. 8223-3 (travail dissimulé),  L. 8271-6-1 (travail dissimulé et modalités d'auditions), L. 8271-1-2 (agents devant obtenir le consentement des personnes auditionnées), L. 8271-6-2 (travail dissimulé et accès aux documents)
  • CSS, art. L. 217-7-1 et D. 217-7-1 (médiation), L. 242-1-2 et R. 243-59-4 (redressement sur une assiette forfaitaire), L. 243-7 à L. 243-12 (déroulement du contrôle), L. 243-7-1 A (période contradictoire entre l'envoi de la lettre d'observations et la mise en demeure), L. 243-6-5 et R. 243-45-1 (transaction), L. 243-7-6 et R. 243-18 (majoration de 10 % du redressement en cas de non-mise en conformité), L. 243-7-7 (majoration du redressement au titre du travail dissimulé), L. 243-12-1, L. 243-12-3 et R. 243-59-4-1 (sanctions pour obstacle au contrôle), L. 243-12-4 (conditions de contrôles successifs concernant une même période), L. 243-13 et R. 243-59-6 (durée maximale du contrôle), R. 243-19 et R. 243-20 (majorations de retard) , L. 243-16 (délai et forme de conservation des documents nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations), R. 243-59 (modalités de contrôle), R. 243-59-3 (contrôle dans les entreprises de moins de 11 salariés), R. 243-59-1 (utilisation du matériel informatique de l'employeur), R. 243-59-2 (vérification par échantillonnage), R. 243-59-9 (modalités d'envoi des échanges cotisant-URSSAF), R. 243-8 (URSSAF interlocuteur unique)
  • Cass. 2e civ., 13 février 2014, n° 13-14.132 (l'inspecteur n'est pas tenu d'attendre l'envoi de la lettre d'observations pour vous demander des documents complémentaires)
  • Cass. 2e civ., 6 novembre 2014, n° 13-23.990 (si plusieurs inspecteurs ont participé au contrôle, tous doivent signer la lettre d'observations)
  • Cass. 2e civ., 14 février 2013, n° 12-13.656 (le non-respect du délai de 15 jours entre l'avis préalable et le début du contrôle est sans incidence)
  • Cass. 2e civ., 9 octobre 2014, n° 13-19.493 (en cas de contrôle de travail dissimulé, l'URSSAF ne peut pas interroger les salariés et l'employeur sans leur consentement préalable)
  • Cass. 2e civ., 28 mai 2015, n° 14-17.618 (l'envoi de la lettre d'observations n'est soumis à aucun délai)
  • Cass. 2e civ., 8 octobre 2015, n° 14-23.739 (l'avis de passage de l'URSSAF au siège social d'une entreprise concerne tous les établissements, y compris ceux situés hors de sa circonscription)
  • Cass. 2e civ., 19 janvier 2017, n° 16-10.759 (lors d'un contrôle, l'URSSAF interlocuteur unique n'a pas à produire un justificatif de cet état)
  • Loi n° 2018-727, du 10 août 2018, art. 2, et décret n° 2019-1050, du 11 octobre 2019 (droit à régularisation en cas d'erreur)
  • Loi n° 2018-727, du 10 août 2018, art. 32, décret n° 2018-1019, du 21 novembre 2018, et circulaire du 19 février 2019 (durée cumulée maximale de 9 mois sur 3 ans pour les contrôles dans les entreprises de moins de 250 salariés des Hauts-de-France et Auvergne-Rhône-Alpes)
  • Cass. 2e civ., 14 mars 2019, n° 18-10.409 (contrôle par échantillonnage et demande d'éléments)
  • Arrêté du 23 mai 2019 (modalités de numérisation des documents établis sur support papier)
  • Cass. 2e civ., 13 février 2020, n° 19-11.645 (la lettre d'observation doit préciser les sommes dues année par année)
  • Arrêté du 31 mars 2022 (actualisation de la charte du cotisant contrôlé)
  • Cass. soc., 7 avril 2022, n° 20-17.655 (le redressement établi à partir d'informations obtenues d'un tiers rend le contrôle irrégulier)

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