Le certificat de travail : comment l'établir ?
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.04.5.040

Le certificat de travail : comment l'établir ?

Vous devez rédiger un certificat de travail à l'attention de tous les salariés qui quittent votre entreprise.

Quelles sont les mentions obligatoires à y faire figurer ? En quoi ce certificat de travail vous engage-t-il ? Êtes-vous tenu de le remettre au salarié ou seulement de le mettre à sa disposition ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Bien rédiger le certificat de travail

Le certificat de travail permet au salarié de prouver qu'il est libre de tout engagement et de postuler ainsi auprès d'un autre employeur. Il lui permet également de faire valoir ses droits auprès de Pôle emploi.

Aucune forme spéciale n'est exigée, mais il est recommandé d'établir ce certificat sur du papier à en-tête de l'entreprise ou de l'établissement.

Mentions obligatoires

Le certificat doit obligatoirement mentionner :

  • la date d'entrée du salarié dans l'entreprise (celle-ci inclut la période d'essai ou d'apprentissage) ;
  • la date de sortie, qui correspond à la date de fin de contrat (préavis inclus même s'il n'est pas travaillé) ;
  • la nature de l'emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes correspondantes : vous devez mentionner la qualification exacte des fonctions réellement remplies par le salarié, notamment par référence au contrat de travail, aux bulletins de paie ou aux classifications professionnelles. Attention, l'indication de la seule catégorie professionnelle ne suffit pas ;
  • la portabilité de la mutuelle d'entreprise (complémentaire santé) et des garanties de prévoyance (invalidité-décès).

Bien que la loi ne le précise pas, vous devez également indiquer :

  • les nom et prénom(s) du salarié ;
  • le nom, l'adresse et la raison sociale de votre entreprise ;
  • les lieu et date de délivrance ;
  • la signature de l'employeur.

Mentions facultatives

Si vous avez l'accord du salarié et uniquement dans ce cas, vous pouvez faire d'autres remarques, sur la qualité de son travail par exemple.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Attention

Le certificat de travail ne doit comporter aucune mention diffamatoire, discriminatoire ou susceptible de nuire au salarié. Ainsi, l'employeur ne peut pas mentionner dans le certificat de travail s'il s'agit d'un licenciement ou d'une démission.

Etape  2 -  Mettre à disposition le certificat de travail

Le certificat de travail doit être tenu à la disposition du salarié à l'expiration du contrat de travail, c'est-à-dire à la fin du préavis.

Si vous dispensez le salarié d'exécuter son préavis, vous pouvez lui délivrer une attestation précisant qu'il est libre de tout engagement et que son contrat vient à expiration à telle date. Ce n'est qu'à cette date que vous serez tenu de lui remettre son certificat de travail.

Si le salarié trouve un nouvel emploi avant l'expiration du contrat, vous lui délivrerez son certificat de travail en bonne et due forme à ce moment-là.

En cas de prise d'acte (rupture du contrat par le salarié suite à une faute supposée de votre part), vous devez lui remettre impérativement le certificat de travail le jour de la prise d'acte.

Etape  3 -  Délivrer le certificat de travail

Pour des raisons pratiques, vous pouvez choisir de transmettre le certificat au salarié :

  • par lettre recommandée avec AR avec les autres documents de fin de contrat : reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle emploi, etc. Dans ce cas, pensez à conserver un second exemplaire que vous tiendrez à la disposition du salarié s'il vous en faisait la demande (en cas de non-réception par La Poste par exemple, ou de mauvaise foi de sa part) ;
  • par remise en main propre. Pour des raisons de preuve, il est préférable de faire signer une décharge au salarié dans laquelle il reconnaît avoir reçu ce document.

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1234-19  (remise obligatoire du certificat de travail), R. 1238-3 (amende pour non-délivrance du certificat de travail), D. 1234-6  (contenu)
  • CSS, art. L. 911-8 (indication de la portabilité de la garantie mutuelle sur le certificat de travail)
  • Cass. soc., 13 avril 2016, n° 14-28.293 (la délivrance tardive du certificat de travail n'entraîne le versement de dommages et intérêts que si le salarié justifie d'un préjudice)

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