Effectuer correctement toutes les déclarations sociales
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.04.5.100

Effectuer correctement toutes les déclarations sociales

Même si la tendance est à la simplification et aux destinataires uniques, illustrée par la mise en place généralisée de la déclaration sociale nominative (DSN), il n'est pas toujours aisé de savoir quand, comment et auprès de qui effectuer ses déclarations sociales. Quels sont les moyens pour réussir au mieux et ne pas faire d'erreurs dans des obligations déclaratives encore nombreuses ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Connaître les déclarations sociales à effectuer périodiquement

Déclaration sociale nominative (DSN)

Cette déclaration mensuelle auprès de l'URSSAF indique, pour chaque salarié et par établissement, la rémunération versée le mois précédent, les dates d'arrivée et de départ, de suspension du contrat et la durée du travail. Elle est effectuée par voie électronique sur le site net.entreprises.fr (reportez-vous à la rubrique « Fiches associées »).

DOETH

Si vous avez 20 salariés ou plus pendant 3 années consécutives, vous devez établir une déclaration annuelle relative à la manière dont vous vous acquittez de l'obligation d'emploi de personnes handicapées.

À compter de la déclaration de 2021, les modalités déclaratives se font par la DSN. L'obligation d'emploi reste fixée à 6 % de l'effectif total de salariés, mais ce taux peut être révisé sous certaines conditions. L'effectif salarié annuel correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l'année civile précédente.

Les bénéficiaires de l'obligation d'emploi sont, notamment, les travailleurs reconnus handicapés et les victimes d'accidents du travail ou de maladie professionnelle (incapacité au moins égale à 10 %). Tous les contrats de travail sont pris en compte, quelles qu'en soient la durée et la nature, y compris les stagiaires, les personnes en période de mise en situation en milieu professionnel, et celles mises à disposition par les entreprises intérimaires et les groupements d'employeurs.

Les bénéficiaires de l'obligation d'emploi d'au moins 50 ans comptent pour 1,5. Sont prises en compte les personnes qui ont 50 ans au cours de l'année civile.

Formation professionnelle

Pour les contributions à la formation professionnelle, la justification des actions de formation effectuées est accomplie, quel que soit l'effectif, par le biais de la DSN.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  2 -  Connaître les déclarations sociales à effectuer ponctuellement

Certaines déclarations doivent être effectuées à l'occasion d'un évènement spécifique.

Lors de l'embauche

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) doit être remplie dans les 8 jours précédant la date d'embauche et être adressée à l'URSSAF. Cette déclaration demeure parallèlement à la DSN.

Elle regroupe les formalités suivantes :

  • votre immatriculation au régime général ;
  • demande d'immatriculation du salarié à la CPAM ;
  • demande d'affiliation au régime d'assurance chômage ;
  • choix d'un service de santé au travail ;
  • demande de visite de prévention d'examen médical d'embauche ;
  • liste des salariés embauchés.

Lors de la maladie, maternité, paternité ou accident du travail

En l'absence de subrogation, une DSN « événement », en complément de la DSN mensuelle, doit être effectuée dans les 5 jours ouvrés qui suivent le début de l'arrêt de travail. En cas de subrogation, la DSN mensuelle suffit.

Par ailleurs, l'accident du travail doit être déclaré dans les 48 heures à la CPAM, avec indication des lieux et circonstances de l'accident et de l'identité des témoins. Cette déclaration demeure parallèlement à la DSN.

Lors de la mise en place de l'activité partielle, classique ou longue durée

Vous devez adresser à la DREETS une déclaration, qui est en fait une demande d'autorisation, indiquant les motifs du recours à l'activité partielle, la durée prévisible, le nombre de salariés concernés et leur durée de travail habituelle. La DREETS doit répondre dans les 15 jours, son silence valant acceptation.

Lors du départ d'un salarié

Vous devez effectuer une DSN signalant une fin de contrat de travail unique (FCTU). Cette déclaration peut s'effectuer par dépôt de fichier ou transmission automatisée à partir du logiciel de paie en mode API. Vous obtiendrez ainsi l'attestation employeur à remettre au salarié à la fin de son contrat.

Toutefois, pour les fins de contrats de missions intérimaires des ETT, l'obligation de remettre une version signée de l'attestation employeur ne concerne plus que le personnel permanent et les intérimaires en CDI. Pour les autres intérimaires, sauf demande de leur part, la transmission par le biais des restitutions mensuelles de missions (RMM) suffit.

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Pas de dispositions particulières

Etape  3 -  Utiliser le bon moyen de transmission

Déclarations papier

Sauf les cas où une déclaration par voie électronique est obligatoire, certaines déclarations peuvent encore être faites sur des formulaires papier dont les modèles ont été approuvés par arrêté (reportez-vous à l'onglet « Modèles téléchargeables »).

Le formulaire doit être signé par vos soins et adressé au destinataire par télécopie ou lettre recommandée avec avis de réception, ou déposé contre reçu.

Déclarations électroniques

Toutes les déclarations sociales peuvent être effectuées par voie électronique, sur les sites Internet suivants :

TESE (reportez-vous à la rubrique « Question/Réponse ») : www.letese.urssaf.fr et www.net.entreprises.fr

Autres : déclaration préalable à l'embauche, déclarations afférentes aux contributions et taxes spécifiques, notamment www.net.entreprises.fr

Attention

La majorité des transmissions doivent être effectuées par voie électronique.

La déclaration et le paiement des cotisations sociales sont obligatoirement dématérialisés depuis le 1er janvier 2020, quel que soit le montant des cotisations dues.

La transmission électronique de la DPAE est obligatoire si vous avez accompli plus de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente. À partir du 1er juillet 2022, la DPAE ne peut plus être transmise par e-mail, et la transmission par flux CFT est interrompue fin 2022. La transmission par voie électronique, lorsqu'elle est obligatoire, peut être effectuée par l'API DPAE (reportez-vous à la rubrique « À télécharger »).

La transmission des attestations à Pôle emploi doit être effectuée par voie électronique par les employeurs d'au moins 11 salariés. L'effectif est celui de l'établissement au 31 décembre de l'année précédant la fin du contrat de travail, ou à la date de la création pour les établissements créés en cours d'année.

La déclaration de mise en place de l'activité partielle à la DREETS est également dématérialisée.

La demande d'homologation de la rupture conventionnelle individuelle doit être effectuée sur une plateforme dématérialisée.

L'ensemble des échanges au titre du TESE sont dématérialisés.

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Pas de dispositions particulières

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Fiches associées

Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1221-12-1 (déclaration DPAE et sanctions), L. 1273-3 à L. 1273-6 (TESE), L. 8221-5 et L. 8224-1 à L. 8224-6 (travail dissimulé et sanctions), L. 8256-2 et L. 8256-3 (non-déclaration d'un étranger sans titre)
  • CSS, art. L. 114-16-2, L. 114-17 et L. 114-17-1 (sanctions pour fausse déclaration), L. 133-5 (déclarations électroniques), L. 133-5-3, L. 133-5-4, R. 133-13 et R. 133-14 (déclaration sociale nominative), L. 441-1 à L. 441-6 (déclaration accident du travail), L. 133-5-5 et D. 133-10 (obligation de déclaration et de paiement dématérialisés), D. 133-11 (sanctions)
  • C. pén., art. 313-2 et 441-6 (sanctions de la fraude aux prestations sociales)
  • Loi n° 2018-727, du 10 août 2018, art. 2 et décret n° 2019-1050, du 11 octobre 2019 (droit à régularisation en cas d'erreur)

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