Le paiement des heures de délégation
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.05.5.020

Le paiement des heures de délégation

Vous voulez instaurer un suivi strict du crédit d'heures de délégation des représentants du personnel élus dans votre entreprise.

L'état de consommation du crédit d'heures de délégation peut-il être affiché sur le bulletin de paie des représentants du personnel ? Comment devez-vous traiter en paie les heures de délégation ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Comptabiliser les heures de délégation utilisées et constater un éventuel dépassement du crédit

Faites précisément le point sur le nombre d'heures de délégation utilisées par votre représentant du personnel au cours du mois considéré par rapport à son crédit d'heures mensuel, avant de vous lancer dans l'établissement de la fiche de paie.

La comptabilisation des heures de délégation peut résulter d'un relevé effectué par le supérieur hiérarchique, d'un décompte réalisé par l'intéressé (à déconseiller) ou de l'usage de bons de délégation. Cette comptabilisation vous permettra de distinguer :

  • les heures de délégation comprises dans le crédit légal ou conventionnel des heures excédentaires ;
  • les heures de délégation prises pendant l'horaire de travail des heures prises en dehors.

En effet, les heures de délégation étant considérées comme du temps de travail, celles utilisées en dehors de l'horaire de travail en raison des nécessités du mandat doivent être payées en heures supplémentaires ou être récupérées par l'intéressé.

Attention

Imposer la récupération des heures de délégation prises hors temps de travail peut être constitutif d'un délit d'entrave.

Etape  2 -  Payer les heures de délégation comme du temps de travail sur la fiche de paie

Les heures de délégation des représentants du personnel (ainsi que le temps passé en réunion avec l'employeur) sont payées comme du temps de travail.

Le représentant du personnel ou syndical ne doit subir aucune perte de salaire en cas d'utilisation des heures de délégation.
En conséquence, vous devez payer à votre représentant toutes les indemnités qui compensent une contrainte particulière de son emploi, car elles constituent un complément de salaire. En revanche, le salarié ne peut pas prétendre au paiement des sommes correspondant au remboursement de frais professionnels non exposés.
 

Aucune mention ne doit par ailleurs permettre d'identifier les heures de délégation sur la fiche de paie. Elles se fondent dans les heures de travail, sans distinction possible.

La rémunération des heures de délégation ne doit pas être distincte de celle des heures de travail ; ni le crédit d'heures mensuel dont peut bénéficier le représentant, ni la mention du nombre d'heures utilisées ne doivent apparaître.

Cette interdiction vise également le temps passé en réunion par les représentants du personnel titulaires ou suppléants.

Vous ne pouvez pas non plus indiquer, sous quelque forme que ce soit, la nature du mandat dont le salarié est titulaire ou sa qualité de représentant du personnel.

Heures de délégation prises sur le crédit légal ou conventionnel

Vous devez impérativement payer à échéance normale les heures de délégation prises dans la limite du crédit légal ou conventionnel. En effet, ces heures sont présumées utilisées conformément au mandat du représentant du personnel.

Si l'activité de représentant du personnel a eu lieu pendant l'horaire de travail, vous maintiendrez le salaire habituel de l'intéressé.

Si l'activité de représentant du personnel s'est déroulée en dehors de l'horaire de travail en raison des nécessités du mandat, vous tiendrez compte de ces heures pour apprécier le nombre d'heures supplémentaires accomplies par le salarié au cours de la semaine.

Exemple

Dans une entreprise de 30 salariés, un représentant du personnel a un horaire de 35 heures par semaine. Il perçoit 1800 euros brut pour 151,67 heures par mois. Au cours d'une semaine, il utilise 5 heures de délégation pendant son horaire et, au cours d'une autre, 5 heures en dehors. La fiche de paie se présente donc de la façon suivante :

Salaire de base : 151,67 h x 11,868 € = 1800,00 € par mois.

Heures supplémentaires 25 % : 5 h x (11,868 x 1,25) = 74,17 €.

Salaire brut soumis à cotisations = 1874,1 euros.

Notez-le

Vous pouvez également remplacer le paiement des heures supplémentaires par un repos compensateur de remplacement (RCR) octroyé à votre salarié. Dans ce cas, vous devrez au préalable demander l'accord de ce dernier (voir Pour aller plus loin).

Attention

Même si vous avez de sérieux doutes sur la conformité de leur utilisation, vous êtes tenu de payer ces heures à échéance habituelle.

Rappelons que vous ne pouvez pas utiliser des moyens de contrôle ou de surveillance sur votre représentant qui auraient pour effet de le dissuader ou même de le gêner dans l'exercice de son mandat.

Lorsque les heures de délégation ont été payées, vous pouvez demander aux représentants du personnel quelles ont été les activités exercées pendant ces heures de délégation. Vous ne pouvez pas demander en justice le remboursement des heures de délégation tant que vous n'avez pas cherché à recueillir des explications au sujet de ces heures.

Si le salarié ne donne aucune explication ou qu'il se contente de vous adresser les bons de délégation des heures concernées, vous pouvez alors saisir le conseil de prud'hommes en vue du remboursement de ces heures.

Heures de délégation excédant le crédit légal ou conventionnel

Seule l'existence de circonstances exceptionnelles peut justifier le dépassement des durées légales ou conventionnelles d'heures de délégation ; les heures excédentaires ne bénéficient pas de la présomption d'utilisation conforme.

Si le représentant du personnel établit l'existence de circonstances exceptionnelles et l'utilisation des heures excédentaires conformément à son mandat, ces heures doivent être payées selon les mêmes règles que celles applicables aux heures comprises dans le crédit légal ou conventionnel.

Les circonstances exceptionnelles se définissent comme des situations inhabituelles nécessitant un surcroît d'activité du représentant du personnel débordant le cadre habituel de ses tâches, en raison notamment de la soudaineté de l'événement ou de l'urgence des mesures à prendre : une grève importante, un projet de restructuration, la suppression importante d'emplois, etc.

Si le représentant du personnel n'établit pas l'existence de circonstances exceptionnelles et l'utilisation des heures excédentaires conformément à son mandat, vous pouvez ne pas rémunérer les heures de délégation utilisées par le représentant du personnel au-delà du crédit légal ou conventionnel.

Dans ce cas, vous procéderez à une retenue sur salaire correspondant aux heures excédentaires prises pendant l'horaire de travail. Vous utiliserez un libellé de rubrique neutre. Vous pouvez opérer la retenue sur bulletin de salaire du mois au cours duquel le dépassement s'est produit ou sur celui du mois suivant, le temps de procéder aux vérifications avec l'intéressé. Ce sera au salarié de prouver l'existence de circonstances exceptionnelles justifiant ce dépassement.

En revanche, les heures excédentaires irrégulièrement prises en dehors de l'horaire n'ont aucune incidence sur la rémunération de l'intéressé.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants" (n° de brochure 3292)

Exemple

Le même représentant du personnel perçoit une rémunération mensuelle brute de 1800 euros pour 151,67 heures, soit 35 heures par semaine. Au cours d'un mois, il utilise 10 heures au-delà du crédit légal, dont 7 heures pendant l'horaire de travail sans justifier de circonstances exceptionnelles. Son bulletin de paie se présente comme suit :

Salaire de base : 151,67 h x 11,868 = 1800,00 € par mois.

Absence non rémunérée : 7 h x 11,868 = - 83,08 €.

Salaire brut = 1716,92 euros.

Etape  3 -  Détailler les heures de délégation sur une fiche annexée au bulletin de paie

Vous devez établir chaque mois une fiche que vous annexez au bulletin de salaire et sur laquelle figurent la nature et le montant de la rémunération de l'activité du représentant du personnel. Cette fiche précise donc, en les distinguant, la rémunération des heures de délégation et du temps passé en réunion.

Si l'activité de représentant du personnel a été exercée pendant l'horaire de travail, vous pouvez remplacer le montant de la rémunération par la seule mention « maintien de salaire ».

Cette fiche est remise au salarié avec la fiche de paie et selon la même périodicité.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 2142-1-3 (représentant de section syndicale), R. 2326-2 (DUP), R. 2314-1, R. 2315-3 à R. 2315-7 (comité social et économique), R. 3243-4 (interdiction de mentionner l'activité de représentant du personnel sur le bulletin de paie et principe de la fiche annexée)
  • Cass. soc., 8 juillet 2009, n° 08-42.546 (l'employeur est autorisé à pratiquer une retenue sur salaire lorsqu'un membre du CE et du CHSCT dépasse son contingent d'heures de délégation en l'absence de circonstances exceptionnelles)
  • Cass. soc., 14 octobre 2015, n° 14-12.193 (risque de prise d'acte en cas de non-paiement des heures de délégation)
  • Cass. crim., 26 janvier 2016, n° 13-85.770 (imposer la récupération des heures de délégation prises hors temps de travail est constitutif d'un délit d'entrave)
  • Cass. soc., 3 février 2016, n° 14-18.777 (le salarié ne peut pas prétendre au paiement des sommes correspondant au remboursement de frais professionnels non exposés)
  • Cass. soc., 16 février 2022, n° 20-19.194 (l'employeur peut saisir les prud'hommes en vue du remboursement des heures de délégation si le RP ne répond pas à ses demandes de précisions sur leur utilisation)

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