Le maintien de salaire en cas d'absence pour maladie non professionnelle
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.05.5.040

Le maintien de salaire en cas d'absence pour maladie non professionnelle

Un de vos salariés vous a informé qu'il est malade et que son médecin lui a prescrit un arrêt de travail de 1 semaine.

Le contrat étant suspendu, vous êtes en théorie dégagé de l'obligation de verser la rémunération. Cependant, le Code du travail ainsi que les conventions collectives imposent fréquemment un maintien de salaire.

Comment établir le bulletin de paie de votre salarié en arrêt pour raison de santé ? Quelle est la part du salaire qui est maintenue ?

Mesures Covid-19

Attention : jusqu'au 31 décembre 2022 au plus tard, les salariés dans l'attente du résultat de test ou testés positifs et les « cas contact », s'ils ne peuvent pas télétravailler, peuvent bénéficier d'arrêts maladie dérogatoires, sans application du délai de carence.

Ce dispositif permet à ces salariés de percevoir dès le premier jour d'arrêt de travail des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS), et l'indemnité complémentaire employeur.

Sont également concernés ceux qui présentent un résultat positif à un autotest de détection antigénique, dès lors qu'ils subissent un test PCR dans les 2 jours à compter du début de l'arrêt de travail.

Ceux reconnus personnes vulnérables et ne pouvant pas être placés en télétravail, bénéficient de l'activité partielle jusqu'au 31 janvier 2023.

De plus, le salarié parent d'un enfant de moins de 16 ans ou d'une personne en situation de handicap faisant l'objet d'une mesure d'isolement peut bénéficier des indemnités journalières au titre d'un arrêt de travail jusqu'au 31 décembre 2022.

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Déterminer le maintien de salaire à opérer

Pour déterminer le salaire à maintenir, vous devrez dans un premier temps vous référer aux dispositions de l'accord collectif applicable à votre entreprise.

En effet, les accords collectifs prévoient en général des dispositions concernant les conditions de maintien de salaire en cas d'arrêt de travail pour maladie, accident d'origine professionnelle ou non, maternité, et accident de trajet.

Le plus souvent, ces dispositions définissent les conditions d'ancienneté du salarié pour l'ouverture des droits à indemnisation, le montant de celle-ci, sa durée, etc.

Si vous n'appliquez aucun accord collectif, ou dans le cas où vos accords collectifs ou usages dans l'entreprise seraient moins favorables, vous devez alors vous référer au Code du travail.

Celui-ci prévoit le versement d'un pourcentage du salaire brut pour les salariés qui :

  • ont justifié leur arrêt de travail, par l'envoi dans les 48 h d'un certificat médical (ce délai n'est pas applicable aux victimes de terrorisme) ;
  • ont une ancienneté de 1 an dans l'entreprise au premier jour de l'arrêt ;
  • sont pris en charge par la Sécurité sociale ;
  • sont soignés en France ou dans un autre État membre de l'Union européenne ou partie à l'accord sur l'Espace économique européen ;
  • se sont soumis à la contre-visite médicale éventuellement organisée par l'employeur.

Le montant de l'indemnisation pour un salarié ayant entre 1 et 5 ans d'ancienneté, sera de :

  • 90 % du salaire brut pendant les 30 premiers jours calendaires d'arrêt, sous déduction des indemnités journalières versées par la Sécurité sociale (IJSS) ;
  • puis 2/3 pendant les 30 jours suivants.

Chacune de ces durées est augmentée de 10 jours par période de 5 ans d'ancienneté, sans pouvoir dépasser 90 jours (ce qui suppose une présence continue dans l'entreprise de 31 ans).

Pour calculer la durée de l'indemnisation, vous devrez prendre en compte toutes les périodes indemnisées, au titre de n'importe quel motif médical, pendant les 12 mois civils précédant chaque période d'arrêt.

Vous devrez appliquer un délai de carence de 7 jours calendaires avant de maintenir le salaire.

Exemple

Un salarié est arrêté du vendredi 2 au soir jusqu'au dimanche 18 inclus. Il travaille du lundi au vendredi.
Application du délai de carence du samedi 3 au vendredi 9 inclus.

Le maintien de salaire sera donc effectif du samedi 10 au dimanche 18 : vous devrez maintenir 90 % du salaire correspondant à l'absence sur cette période, après déduction des IJSS perçues sur cette période.

Salaire maintenu = 90 % x (salaire brut correspondant à l'absence – 9 IJSS brutes)

Pour le montant des indemnités journalières, consultez notre outil à télécharger.

Notez-le

Des dispositions particulières s'appliquent pour :

  • les travailleurs à domicile ; 
  • les travailleurs saisonniers ;
  • les intermittents ;
  • les intérimaires.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants" (n° de brochure 3292)

Etape  2 -  Déterminer le salaire de référence pour le calcul du salaire à maintenir

Les éléments de salaire à prendre en compte

Le salaire brut à maintenir est le salaire qui aurait été versé au salarié s'il avait travaillé.

À cet effet, vous devrez prendre non seulement le salaire de base, mais aussi tous les autres éléments de rémunération perçus habituellement par le salarié : prime d'ancienneté, indemnité d'astreinte, prime de nuit, prime d'équipe, etc.

Attention

Sauf dispositions conventionnelles ou usages plus favorables, vous ne devez pas prendre en compte les éléments de salaire versés en contrepartie de la présence effective du salarié (une prime d'assiduité par exemple).

En cas de rémunération variable, référez-vous aux dispositions conventionnelles qui vous sont applicables (certaines conventions collectives prévoient par exemple la prise en compte de la rémunération moyenne du trimestre ou semestre antérieur).

Notez-le

Les commissions commerciales dues à un salarié en arrêt maladie, lorsqu'elles sont calculées en fonction des résultats du salarié et de la société sur l'année entière, sont déterminées en prenant en compte la moyenne des rémunérations des 12 mois précédant chaque arrêt de travail – peu important l'évolution de la situation économique de l'entreprise et la rémunération des autres commerciaux pendant les périodes d'absence du salarié.

La rémunération doit également correspondre à l'horaire pratiqué dans l'établissement pendant l'absence du salarié. Vous devrez tenir compte des heures supplémentaires, complémentaires ou des réductions d'horaires pour activité partielle.

Référez-vous le cas échéant au planning prévisionnel de l'établissement.

Maintien du salaire brut ou du salaire net

Si votre convention collective prévoit le maintien intégral du salaire brut, le salarié percevra au final un net supérieur à celui qu'il aurait perçu s'il avait travaillé. En effet, les indemnités journalières ne sont soumises qu'aux CSG-CRDS sur les revenus de remplacement (6,7 %).

Si votre convention collective ne précise pas si le maintien porte sur la rémunération brute ou nette, et en l'absence d'usage plus favorable dans l'entreprise, vous pouvez maintenir le salaire net.

Subrogation

Si vous maintenez le salaire partiellement ou en totalité, vous avez la possibilité de percevoir directement les indemnités journalières : vous en faites l'avance au salarié (qui subit donc une perte de salaire moins importante le mois de son absence) puis passez ces indemnités sur le bulletin de paie le mois où vous les percevez. On dit qu'il y a « subrogation ».

Vous n'avez pas à obtenir l'accord du salarié pour pratiquer la subrogation dès lors que le salaire maintenu est au moins égal au montant des IJSS versées.

Attention, si les IJSS sont supérieures au salaire maintenu, vous devrez reverser au salarié le trop-perçu.

Présentation du bulletin de paie en cas de subrogation

  • haut du bulletin : montant des IJSS brutes en déduction du salaire brut à maintenir ;
  • bas du bulletin après déduction des cotisations salariales : reverser le montant des IJSS nettes (après déduction de la CSG et de la CRDS par la CPAM) ;
  • net imposable : lorsque vous déduisez le montant des IJSS du salaire brut, elles ne sont pas comprises dans le net imposable. C'est au salarié de les déclarer à l'occasion de sa déclaration de revenus.

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Etape  3 -  Établir le bulletin de paie

Cas du maintien du salaire brut

Si votre convention collective prévoit un maintien de 100 % du salaire brut dès le 1er jour, le salarié percevra un salaire supérieur à celui qu'il aurait perçu s'il avait travaillé.

Exemple

Maintien à 100 % sans délai de carence :

Salarié en arrêt de travail

Salarié en activité

Salaire brut habituel

2000

2000

IJSS brutes

- 1071,81

Salaire brut du mois

928,19

2000

Cotisations salariales 21,68 %

- 201,23

433,60

Salaire net

726,96

1566,40

IJSS nettes

+ 1000

Sommes perçues en net

1726,96

1566,40

Pour éviter cette situation, certains accords prévoient le maintien du salaire net.

Cas du maintien du salaire net

Dans ce cas, il faut faire une déduction supplémentaire, appelée « garantie du net » sur le salaire brut pour neutraliser le gain représenté par l'exonération de cotisations des IJSS.

Vous devez calculer le salaire brut de telle sorte que la somme du salaire net et des IJSS nettes de CSG et de CRDS perçue par le salarié soit égale à son salaire net habituel. C'est la garantie du net traditionnel.

Méthodologie de calcul de la garantie du net « traditionnel » :

Exemple

Calcul de la garantie du net

Si on reprend les données de l'exemple précédent, le but de l'opération consiste donc à assurer un net de 1566,40 euros au salarié, déduction faite des IJSS nettes perçues sur la période dans le cadre de la subrogation, soit 1000 euros.

Salarié en arrêt de travail

Salarié en activité

Salaire brut

2000

2000

IJSS brutes (1)

− 1071,81

 

Garantie du net (3)

− 205

 

Salaire brut soumis à cotisations

723,19

2000

Cotisations salariales 21,68 %

- 156,79

433,60

Salaire net hors IJSS (2)

566,40

1566,40

IJSS nettes (1)

1000

 

Salaire net total

1566,40

1566,40

(1) Les IJSS versées sont nettes de CSG (6,20 %) et de CRDS (0,5 %), ces deux contributions étant prélevées sur leur totalité, sans abattement d'assiette de 1,75 %. Le montant brut et net des indemnités journalières est communiqué par la CPAM à chaque versement.

Ainsi : 1071,81 – 1071,81 x 6,7 % = 1000 €.

(2) Le salaire net du mois hors IJSS doit être égal à 1566,40 - 1000 = 566,40 €.

Pour rétablir ce salaire net en salaire brut, il faut le diviser par (1 – taux global de cotisations), soit, dans notre exemple :

566,40/(1 - 0,2168) = 566,40/0,7832 = 723,19 €.

Ce montant représente le salaire brut résiduel sur lequel vous appliquez les cotisations et qui, ajouté aux IJSS nettes, vous garantit de verser à votre salarié son net habituel.

(3) La garantie du net correspond à la différence entre le salaire brut résiduel (le montant sur lequel vous allez calculer les cotisations sociales) et le montant du salaire brut maintenu, déduction faite des IJSS brutes, soit :

2000 - 1071,81 – 723,19 = 205 €.
 

Possibilité d'un maintien du net « strict » :

Les IJSS doivent être prises en compte avant le précompte des cotisations sociales.

Si votre convention prévoit le maintien du salaire net, vous ne prendrez pas en charge la CSG et la CRDS prélevées sur les IJSS, qui sont à la charge du salarié. Votre seule obligation sera de maintenir le salaire, de façon à ce que la somme des IJSS brutes et du salaire net soit égale au net habituel.

Exemple

Salarié en arrêt de travail

Salarié en activité

Salaire brut

2000

2000

IJSS brutes

− 1071,81

 

Garantie du net

− 296,69

 

Salaire brut soumis à cotisations (1)

631,50

2000

Cotisations salariales 21,68 %

136,91

433,60

Salaire net (2)

494,59

1566,40

IJSS nettes

1000

 

Sommes perçues en net

1494,59

1566,40

(1) Cette somme représente le salaire brut résiduel qui, ajouté aux IJSS brutes après déduction des cotisations sociales, vous garantit de verser le net habituel : 1071,81 + 494,59 = 1566,40 euros.
(2) Dans cette deuxième possibilité de calcul, le total des IJSS brutes et du salaire net que vous versez doit être égal au salaire net habituel. Le salaire net à verser hors IJSS est donc égal à 1566,40 - 1071,81 = 494,59 €.
Vous transformez cette somme nette en brut par la formule 494,59/(1 - taux global de cotisations).
Dans notre exemple : 494,59/(1 - 0,2168) = 631,50 euros.

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Etape  4 -  Tenir compte de l'adhésion à un organisme assureur

L'employeur peut adhérer à un organisme qui va assurer en quelque sorte le risque maladie et verser les indemnités complémentaires prévues par les dispositions conventionnelles.

De nombreuses conventions collectives prévoient une adhésion obligatoire et déterminent la répartition entre employeur et salarié du montant ou taux de cotisations.

Les indemnités complémentaires versées supportent toutes les cotisations sociales en vigueur (maladie-maternité, retraite de base, retraite complémentaire AGIRC-ARRCO, Pôle emploi, FNAL, etc.), à proportion de la part financée par l'employeur.

Dans la pratique, l'organisme assureur verse à l'employeur les indemnités complémentaires et l'employeur les reverse au salarié sur le bulletin de salaire :

  • si le système est financé par le salarié et l'employeur, seule la part correspondant à la participation de l'employeur est soumise à cotisations ;
  • si le régime est financé entièrement par le salarié, les indemnités complémentaires ne doivent pas être soumises à cotisations.

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1226-1 (conditions d'indemnisation complémentaire de l'employeur), D. 1226-3 (délai de carence)
  • CSS, art. R. 242-1 (cotisations sociales) et R. 323-11 (subrogation)
  • Cass. soc., 15 décembre 2004, n° 02-43.033 (le salarié en arrêt de travail pour maladie a droit, dans les cas prévus par la convention collective, à la rémunération qu'il aurait perçue s'il avait continué à travailler)
  • Décret n° 2020-1098, du 29 août 2020 (définition des personnes vulnérables)
  • Loi n° 2020-1576, du 14 décembre 2020, loi n° 2021-1754, du 23 décembre 2021, art 93, et décrets n° 2021-13, du 8 janvier 2021, n° 2021-271, du 11 mars 2021, n° 2021-770, du 16 juin 2021, et n° 2021-1412, du 29 octobre 2021 (mesures dérogatoires pour les indemnités journalières et prolongations)
  • Cass. soc., 3 février 2021, n° 18-25.348 (calcul des commissions commerciales dues pendant un arrêt de travail)
  • Ord. n° 2022-1203, du 31 août 2022 (prolongation des dérogations au titre de l'indemnisation employeur)

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