La retenue sur salaire pour absence injustifiée du salarié
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.05.5.050

La retenue sur salaire pour absence injustifiée du salarié

Vous envisagez de procéder à une retenue sur le salaire d'un collaborateur qui s'est absenté sans vous avoir prévenu ni fourni de justificatifs à son retour.

Quelles sont les précautions à prendre en cas d'absence non justifiée du salarié ? Comment calculer au plus juste la retenue sur salaire à opérer ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Pour pouvoir opérer une retenue sur salaire, enregistrer l'absence lors de sa survenance

Il est évident que toute retenue sur le salaire est susceptible de déclencher une réaction du salarié concerné. Il est donc souhaitable qu'il n'y ait aucune ambiguïté, en fin de mois, quant à la date ou à la durée de l'absence.

Ces données peuvent par exemple être contenues dans :

  • le système de pointage de votre entreprise ;
  • un cahier de présence tenu par votre encadrement ;
  • un courrier disciplinaire adressé au salarié à l'occasion de cette absence, etc.

Mais, elles peuvent aussi avoir été notées sur un simple papier déjà égaré, ou avoir été transmises oralement par un chef de service : les contestations sont alors prévisibles.

Prenez des dispositions pour éviter ce genre de situation.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  2 -  Calculer la retenue sur le salaire de base 

Dans le cadre de la mensualisation, la paie est établie en prenant en compte le salaire de base mensuel et les différents éléments qui viennent en supplément ou en déduction.

Vous devez donc calculer la valorisation de l'absence qui viendra en déduction du salaire brut du mois.

Dans la situation évoquée, le salarié a manqué une journée entière ; mais les absences que vous avez à traiter peuvent être d'une heure, voire moins.

Toutes les hypothèses étant envisageables, y compris sur un même mois, vous devez pouvoir appréhender l'absence soit en jours, soit en heures ; les deux rubriques étant alors paramétrées en paie.

Pour une meilleure équité et pour éviter les contestations, il vaut mieux traiter les absences injustifiées en heures ou en jours « ouvrés »  en ne prenant en compte que les périodes qui n'ont pas été travaillées et qui devaient l'être.

La retenue sur le salaire mensuel de base se fera alors selon le rapport entre la rémunération mensuelle et le nombre d'heures « réelles » de travail pour le mois considéré (sans tenir compte du nombre d'heures mensualisées), multiplié par le nombre d'heures réelles d'absence. Cette méthode est préconisée par la jurisprudence.

Exemple

Un salarié mensualisé est payé 2700 euros par mois pour 35 h de travail hebdomadaires, réparties à raison de 7 h par jour du lundi au vendredi.
Il est absent pour raison injustifiée du lundi au mercredi inclus, soit 3 x 7 = 21 heures.
Il y a 21 jours ouvrés pendant le mois, soit 21 x 7 = 147 heures réelles.
Le montant de l'absence s'élève à 2700 x 21/147 = 385,71 €.
 

Vous pouvez aussi utiliser les méthodes fondées sur les moyennes mensuelles :

Travail 

Retenue pour 1 jour 

Retenue pour 1 heure 

35 heures/semaine sur 5 jours

1/22

1/151,67

35 heures/semaine sur 6 jours

1/26

1/151,67

39 heures/semaine sur 5 jours

1/22

1/169*

* Si le salaire mensuel est décomposé en heures normales et heures supplémentaires, la déduction devra aussi être décomposée, avec un impact majeur sur les heures supplémentaires de la semaine concernée

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Etape  3 -  Vérifier l'incidence de l'absence sur les primes éventuelles 

Si vous distribuez des primes indexées sur le temps travaillé, vous êtes en droit de réduire ces primes au prorata du temps d'absence, en reprenant le même principe que pour le salaire de base.

Mais l'accord d'entreprise ou la note de service peut avoir prévu un autre mode de proratisation. Ce sera le cas notamment pour une prime d'assiduité qui peut être entièrement neutralisée pour telle ou telle durée d'absence. Il vous appartiendra de ne pas oublier l'impact de l'absence sur ces primes, en particulier lorsque leur versement suit une périodicité différente de celle de la paie.

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Etape  4 -  Rédiger le bulletin de paie 

Plusieurs rubriques de paie sont concernées par le traitement de l'absence injustifiée :

  • la retenue pour absence sans solde : le Code du travail impose de détailler le calcul qui a permis de valoriser l'absence. Il faudra mentionner le nombre de jours ou d'heures, et le barème appliqué. Les deux rubriques (en jours et en heures) peuvent être nécessaires pour le même mois ;
  • le nombre d'heures travaillées : cette mention obligatoire sera diminuée du nombre d'heures d'absence, prélevé directement dans la rubrique de retenue, ou obtenu par la conversion en heures des jours d'absence ;
  • les primes : le montant de certaines primes sera impacté, sans qu'il soit nécessaire d'expliciter le calcul sur le bulletin de paie ;
  • le plafond mensuel de Sécurité sociale (PMSS) : en effet, depuis le 1er janvier 2018, il doit être proratisé en cas d'absence non rémunérée au cours du mois, selon la formule : valeur mensuelle du PMSS = nombre de jours calendaires correspondant à la période d'emploi / nombre de jours calendaires du mois. Ainsi, pour une absence injustifiée de 3 jours au cours d'un mois de 30 jours, le PMSS du mois sera égal à : 3428 x 27/30 = 3085,20 €.

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 4131-1 (droits d'alerte et de retrait), L. 4131-3 (droit de retrait individuel), R. 3243-1 (mentions obligatoires du bulletin de paie), R. 3243-4 (interdiction de mentionner l'exercice du droit de grève sur le bulletin de paie)
  • CSS, art. R. 242-2 (calcul du plafond de Sécurité sociale proratisé)
  • Cass. soc., 11 février 1982, n° 80-40.359 (retenue pour absence)
  • Cass. soc., 11 juin 2003, n° 01-40.985 (informations claires sur le bulletin de paie)
  • Cass. soc., 13 novembre 2008, n° 06-44.608 (cadre travaillant au forfait jours)
  • Cass. soc., 25 novembre 2008, n° 07-87.650 (refus des salariés d'une société de transport de reprendre le travail invoquant un danger grave suite à l'incendie d'un bus malgré l'accord de l'inspection du travail qui avait levé l'alerte)
  • Circ. DGT n° 2009/16 du 3 juillet 2009 (pandémie grippale)
  • Cass. soc., 23 juin 2009, n° 07-42.677 et n° 08-42.154 (suppression d'éventuelles primes suite à des grèves)
  • Circ. interminist. n° DSS/5B/5D/2017/351 du 19 décembre 2017 (proratisation du plafond de Sécurité sociale en cas d'absence non rémunérée au cours du mois)

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