La prise en compte des congés pour évènements familiaux dans le calcul de la paie
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.05.5.060

La prise en compte des congés pour évènements familiaux dans le calcul de la paie

La loi accorde aux salariés des congés pour certains événements familiaux (mariage, naissance, décès d'un proche, etc.), ainsi qu'un congé spécifique en vue de l'adoption.

Quelles sont les modalités de prise de ces congés pour évènement familiaux ? Quelles sont leurs conséquences sur la paie du salarié qui en a bénéficié ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Identifier les bénéficiaires de congés pour évènements familiaux

Tout salarié en activité dans l'entreprise peut bénéficier d'un congé à l'occasion de certains événements familiaux sans diminution de rémunération et ce, indépendamment de l'effectif de l'entreprise.

De plus, les congés sont accordés sans condition d'ancienneté. Ainsi, le salarié peut en bénéficier dès son arrivée dans l'entreprise.

Attention, cette disposition ne s'applique pas aux travailleurs à domicile, saisonniers, intermittents, intérimaires et travailleurs agricoles.

La loi ne prévoit pas de procédure particulière pour la prise de ces congés familiaux. Toutefois, comme pour toute absence d'un salarié, vous devez être informé au préalable, dans la mesure du possible, par le salarié qui souhaite prendre son congé afin de pouvoir éventuellement organiser son remplacement.

Le salarié doit également vous fournir un justificatif de son absence.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants" (n° de brochure 3292)

Etape  2 -  Déterminer si l'événement familial invoqué par le salarié ouvre droit à autorisation d'absence

En matière d'autorisation d'absence pour événements familiaux (on parle aussi de « congé exceptionnel »), les conventions collectives viennent souvent compléter les dispositions du Code du travail : elles s'appliquent chaque fois qu'elles sont plus favorables au salarié.

Il convient dès lors de toujours rechercher la situation la plus favorable au salarié entre les dispositions de la convention collective et celles du Code du travail.

Le salarié est autorisé à s'absenter dans les cas suivants, sans perte de rémunération (durées légales) :

  • mariage ou pacs du salarié : 4 jours ;
  • mariage d'un enfant : 1 jour ;
  • naissance ou adoption : 3 jours ;
  • décès du conjoint, partenaire de pacs, concubin, père, mère, beau-père, belle-mère, frère ou soeur : 3 jours ;
  • décès d'un enfant : 5 jours (pour enfant ou personne à charge de moins de 25 ans : 7 jours + congé de deuil de 8 jours) ;
  • annonce de la survenue d'un handicap chez un enfant : 2 jours.
Attention

Un accord d'entreprise ou, à défaut, de branche peut également déterminer la durée de ces différents congés. Dans tous les cas, les durées indiquées ci-dessus sont des durées minimales en dessous desquelles il n'est pas possible de descendre, y compris par accord collectif.

Le Code civil définit pour principe, que le mariage ou la filiation adoptive a les mêmes effets légaux, que les époux ou parents soient de sexes différents ou de même sexe.
Les congés ouverts aux conjoints ou parents valent donc aussi pour les couples de même sexe.

Concernant les autres droits conventionnels ou résultants d'un usage liés au mariage ou à l'adoption, ces derniers doivent être accordés sans discrimination, aux couples mariés de même sexe ou non.

Le congé pour naissance ou adoption est accordé au père ou à la mère qui n'a pas déjà bénéficié du congé d'adoption, ou encore au père qui n'a pas bénéficié d'un congé suite au décès de la mère durant le congé de maternité. Le congé de naissance ou d'adoption est cumulable avec le congé de paternité.

Pour participer à la journée d'appel de préparation à la défense, les salariés ou apprentis âgés de 16 à 25 ans bénéficient d'une autorisation d'absence exceptionnelle d'un jour.

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Etape  3 -  Décider des dates auxquelles le congé est accordé

En principe, le congé est accordé pour la date de l'événement concerné. Cependant, il n'est pas toujours évident de pouvoir poser ces congés à la date précise de l'événement.

La jurisprudence définit alors une période qui doit être raisonnable durant laquelle le jour non travaillé mais rémunéré est accordé (un délai de 3 jours maximum semble adapté).

Il faut également noter que, lorsque la convention collective accorde 3 jours consécutifs, le samedi est inclus. Le décompte des jours de congés se fait en jours ouvrables, peu importe que ces jours ouvrables soient travaillés ou non.

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Etape  4 -  Demander au salarié un justificatif de cet événement familial

Lorsque le salarié revient de son congé pour événement familial, il doit pouvoir vous fournir un document justifiant de son absence :

  • pour le mariage, ce peut être une copie du certificat de mariage ou du livret de famille ;
  • pour la naissance, il peut vous fournir une copie de l'acte de naissance de l'enfant ou du livret de famille ;
  • pour le décès, ce peut être une copie de l'acte de décès ou du livret de famille.

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Pas de dispositions particulières

Etape  5 -  Faire figurer l'absence non déduite sur le bulletin de salaire

Lors d'un congé pour événement familial, l'absence du salarié est rémunérée. Cela ne modifie donc pas son salaire.

Toutefois, cette absence doit figurer sur le bulletin de salaire :

  • soit sous forme de commentaire indiquant le temps d'absence et l'événement concerné ;
  • soit en créant deux lignes, l'une pour déduire l'absence et l'autre pour maintenir le salaire, comme c'est le cas pour les congés payés.

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  • C. trav., art. L. 3142-1 et suiv. (congés pour événements familiaux), L. 3142-63 (journée de préparation à la défense)

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