Gérer la paie des salarié(e)s en congé de maternité ou d'adoption
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.05.5.080

Gérer la paie des salarié(e)s en congé de maternité ou d'adoption

Vous avez été informé par votre salarié(e) de son souhait de prendre son congé de maternité ou d'adoption. Pendant son congé, le contrat est seulement suspendu. Vous devez donc établir un bulletin de salaire malgré l'absence de l'intéressé(e).

Comment l'établir ? Devez-vous maintenir son salaire ? Comment sont calculées les indemnités de Sécurité sociale pendant un congé de maternité ou d'adoption ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Distinguer les différents congés liés à la maternité et ajuster le bulletin de salaire en conséquence

Les changements physiologiques liés à la maternité peuvent générer plusieurs types d'absences, qu'il faut savoir distinguer du congé de maternité, notamment au moment d'établir les bulletins de salaire.

Le congé de maternité

Le congé de maternité constitue un droit pour la salariée et non une obligation. En effet, elle peut décider de ne pas en prendre la totalité. Elle doit, en revanche, prendre un congé obligatoire de 8 semaines : 2 semaines avant la naissance et 6 semaines après.

Le congé se divise en une période prénatale et une période postnatale qui se calcule à partir de la date présumée de l''accouchement. Pour connaître les durées du congé de maternité en fonction du type de grossesse et de la situation familiale, reportez-vous à la rubrique « À télécharger ».

Lorsque la naissance a lieu avant la date prévue, les dates du congé de maternité ne sont pas modifiées, le congé prénatal qui restait à effectuer est reporté et prolonge d'autant le congé postnatal.

Lorsque la naissance a lieu plus tard que prévu, le congé postnatal est recalculé à partir de la date de l'accouchement, le congé de maternité est donc prolongé d'autant.

Le congé pathologique

Lorsque son état de santé l'impose, et sous réserve de fournir un justificatif médical, la salariée peut avancer son congé prénatal de 2 semaines ou prolonger son congé postnatal de 4 semaines. Il s'agit du congé pathologique.

Celui-ci est indemnisé au titre du congé de maternité quand il s'agit des 2 semaines précédant le congé prénatal, alors que la prolongation du congé postnatal est alors indemnisée comme de la maladie non professionnelle.

Le congé d'adoption

Depuis le 1er juillet 2021, sa durée légale est de :

  • 16 semaines au plus pour l'adoption d'un enfant ;
  • 18 semaines lorsque l'adoption d'un enfant porte à trois ou plus le nombre d'enfants à charge ;
  • 22 semaines en cas d'adoptions multiples.

Si le congé est réparti entre les 2 parents salariés, il est prolongé de 25 jours (32 jours en cas d'adoption de plusieurs enfants).

Le congé ainsi réparti ne peut pas être supérieur, pour chaque parent, à 16, 18 ou 22 semaines.

Il est indemnisé comme le congé de maternité.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  2 -  Maintenir ou non le salaire

Légalement, vous n'avez pas à maintenir le salaire des salarié(e)s en congé de maternité ou d'adoption. Toutefois, il est important de vérifier ce qui est prévu par votre convention collective.

En effet, les conventions collectives peuvent prévoir un maintien total ou partiel sous déduction des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS), et parfois des conditions d'ancienneté.

Dans l'hypothèse où vous ne maintenez pas le salaire, le bulletin de salaire indiquera les dates et le motif de l'absence.

Si votre convention collective prévoit un maintien de salaire sous déduction des IJSS, vous devez déduire l'absence, ajouter le maintien de salaire correspondant, puis déduire les IJSS.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants" (n° de brochure 3292)

Etape  3 -  Calculer les indemnités journalières de Sécurité sociale

Pour que la Sécurité sociale puisse déterminer le montant des IJSS qui vont être versées à votre salarié(e) en congé de maternité ou d'adoption ou à vous en cas de subrogation, vous devez déclarer l'arrêt dans les 5 jours de l'absence, sur une DSN évènementielle « arrêt de travail ».

Attention

En cas de subrogation, n'oubliez pas de préciser ses dates de début et de fin, et vérifiez les coordonnées bancaires du compte sur lequel vous voulez percevoir les indemnités.

Les indemnités sont versées sans délai de carence.

Si vous ne maintenez pas le salaire, c'est la/le salarié(e) qui recevra directement ces indemnités de la Sécurité sociale (IJSS nettes). Il n'y a pas d'incidence sur le bulletin de salaire.

En revanche, si vous maintenez tout ou partie du salaire sous déduction des IJSS et que vous n'avez pas mis en place la subrogation, il peut être utile d'en estimer le montant pour pouvoir les passer sur le bulletin de paie du mois en cours.

Le montant de l'indemnité journalière de maternité ou d'adoption est égal au salaire des 3 mois précédant le départ en congé divisé par le coefficient 91,25.

Elle est versée pour chaque jour calendaire d'absence.

Chacun des 3 mois de salaire est :

  • retenu dans la limite du plafond mensuel de la Sécurité sociale (3428 euros en 2022) ;
  • diminué d'un taux forfaitaire de 21 % correspondant à la part salariale des cotisations.

Au 1er janvier 2022, le montant brut maximum de l'indemnité journalière est de 89,03 euros et le montant minimum porté de 9,66 euros à 10,16 euros au 1er juillet 2022.

Il est soumis à CSG-CRDS (6,7 %), directement précompté par la CPAM :
Montant net des IJSS = montant brut x 0,933

En cas de maintien total du salaire net, mettez en place une subrogation de paiement : la/le salarié(e) percevra son salaire « normal » et vous percevrez les IJSS à sa place.

Attention

Si les IJSS sont supérieures au salaire maintenu, vous devrez reverser le trop-perçu à la/le salarié(e).

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  4 -  Calculer le bulletin de paie

Les modalités sont les mêmes qu'en cas d'absence pour maladie.

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

Notre conseil

Questions réponses

Vous êtes sur une version de démonstration

Révolutionnez votre quotidien avec l’offre Droit du travail Hôtels, cafés, restaurants.
Découvrez la solution tout-en-un, dédiée aux Hôtels, cafés, restaurants, pour une gestion du personnel efficace.

Je découvre l'offre

Modèles à télécharger

Fiches associées

Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1225-17 et L. 1225- 21 (autorisations d'absence et congé de maternité), L. 1225-29 (interdiction d'emploi prénatal et postnatal), L. 1225-40, 4° (congé d'adoption)
  • CSS, art. R. 313-3 (conditions d'ouverture du droit aux IJSS), R. 323-4 (calcul des IJSS), R. 323-11 (subrogation)
  • Loi n° 2022-1158, du 16 août 2022, art. 9 (revalorisation exceptionnelle des prestations sociales au 1er juillet 2022)

Convention collective