Déclarer et régler ses cotisations sociales
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.05.6.010

Déclarer et régler ses cotisations sociales

Vous avez des salariés et devez donc déclarer et régler l'ensemble des cotisations sociales, patronales et salariales, de votre entreprise. Les caisses de recouvrement n'étant pas tenues de vous indiquer vos échéances, vous devez donc connaître vos obligations. Quelles sont-elles ? À quelle date devez-vous déclarer et payer vos cotisations sociales ? Que se passe-t-il en cas de retard de paiement ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Déterminer la périodicité du paiement et de la déclaration des cotisations

Depuis la mise en place de la DSN, la déclaration des éléments de rémunération servant de base au calcul des cotisations est mensuelle pour toutes les entreprises.

Depuis le 1er janvier 2018, le paiement mensuel des cotisations est également devenu la règle pour toutes les entreprises, quel que soit leur effectif.

Le paiement trimestriel reste toutefois possible pour les entreprises de moins de 11 salariés qui en ont fait la demande à l'URSSAF avant le 31 décembre 2017.

Notez-le

La méthode d'appréciation des effectifs est celle de l'effectif annuel moyen, égal à la moyenne des effectifs déterminés chaque mois, à partir de tous les travailleurs présents au cours du mois. Ne sont pas retenus les mois au cours desquels aucun salarié n'a été employé.

Etape  2 -  Déterminer la date d'exigibilité

La date d'exigibilité du paiement des cotisations URSSAF dépend de l'effectif de l'entreprise et de la date à laquelle les salaires sont versés :

Effectif de l'entreprise

Paiement des salaires du mois M

Exigibilité de la DSN

Paiement des cotisations

Règles générales

Moins de 50 salariés

Quelle que soit la date

Le 15 du mois M+1

Le 15 du mois M+1 (1)

50 salariés et +

À la fin du mois M

Le 5 du mois M+1

Le 5 du mois M+1

En M+1

Le 15 du mois M+1

Le 15 du mois M+1

Notez-le

Le calendrier transitoire, qui était applicable aux entreprises qui pratiquaient le décalage de paie au 24 novembre 2016, est arrivé à son terme le 31 décembre 2020. Ainsi, pour les périodes d'emploi courant depuis le 1er janvier 2021, les cotisations sont exigibles selon les règles de droit commun.

Etape  3 -  Appliquer le mode de déclaration et de paiement dématérialisé

Depuis le 1er janvier 2020, les employeurs doivent déclarer et régler les cotisations et contributions sociales par voie dématérialisée quel qu'en soit le montant dû au titre de l'année précédente.

Par ailleurs, les entreprises ou établissements d'une même entreprise redevables de plus de 7 millions d'euros au titre d'une année civile doivent utiliser exclusivement le virement bancaire.

Les entreprises multi-établissements peuvent demander à déclarer et verser leurs cotisations à un organisme de recouvrement unique, sous réserve d'être à jour de leurs déclarations et paiements de cotisations. Cette possibilité est aussi ouverte dans le cas où la paie du personnel n'est pas réalisée en un même lieu. Cette autorisation est délivrée par l'URSSAF Caisse Nationale, sur demande de l'entreprise.

Notez enfin que le paiement des cotisations et contributions dues pour l'emploi des salariés avec le TESE est également dématérialisé.

Notez-le

Dans le but de simplifier les démarches des professionnels, une nouvelle plateforme est en place depuis le 24 février 2022 : Portailpro.

Celle-ci permet d'accomplir les démarches déclaratives et de paiement en matière sociale, fiscale et douanière à partir d'un même espace, et d'accéder à un tableau de bord de vos échéances passées, actuelles et à venir.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  4 -  Bénéficier des mesures exceptionnelles au moment de la sortie de la crise sanitaire

Dans le cadre de l'épidémie liée à la Covid-19, des mesures exceptionnelles ont été prises, afin de soutenir les entreprises impactées par la crise.

Report de tout ou partie du paiement des cotisations salariales et patronales

Pour rappel, pour les échéances de 2020, les entreprises ont pu demander, dans certaines conditions, un report du paiement des cotisations salariales et/ou patronales.

Pour les échéances mensuelles successives de janvier à août 2021, un report a été possible, à condition de subir une fermeture ou une restriction directe ou indirecte de l'activité du fait des mesures sanitaires.

Les cotisations non payées ont été automatiquement reportées. L'URSSAF a pu contacter ultérieurement les employeurs pour leur proposer un plan d'apurement, sans majoration de retard.

Les DSN restaient obligatoires au titre des mois concernés.

Exonération des cotisations patronales et aide au paiement des cotisations patronales et salariales

L'exonération des cotisations et contributions patronales, à l'exception des cotisations de retraite complémentaire (et certaines cotisations de chômage spécifiques), a été mise en place dès février 2020 dans certains secteurs particulièrement touchés par l'épidémie.

Depuis décembre 2021, sont concernées les entreprises de moins de 250 salariés des secteurs S1 et S1 bis :

  • celles qui ont perdu 30 % du CA sur les mois écoulés à compter de décembre 2021 et janvier 2022 par rapport à 2019 bénéficient de l'aide au paiement de 20 % ;
  • celles qui ont perdu plus de 65 % de CA ou sont soumises à une interdiction d'accueil du public bénéficient en outre de l'exonération des cotisations patronales, à l'exception des cotisations de retraite complémentaire.

L'exonération et l'aide au paiement des cotisations peuvent être appliquées à tous les salariés mais seulement sur la part de rémunération inférieure à 4,5 fois le SMIC en vigueur au titre du mois considéré. Et ces dispositifs ne sont applicables que sur les cotisations sociales et les rémunérations qui ne font pas l'objet, pour les mêmes périodes, d'une compensation au titre de l'aide « renfort ».

Les mandataires sociaux « assimilés salariés » de ces entreprises sont également éligibles à la réduction de cotisations à hauteur de 600 euros si la baisse du CA atteint 65 %, et 300 euros si la baisse est comprise entre 30 et 65 %.

Ces mesures « Covid 2 » peuvent être reconduites, avec adaptations, jusqu'au 31 juillet 2022.

Plans d'apurement

Pour rappel, si, malgré le bénéfice de ces aides, l'entreprise restait redevable de cotisations, elle a pu bénéficier d'un plan d'apurement de la dette constatée au 31 juillet 2021, pouvant aller jusqu'à 36 mois.

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • CSS, art. R. 243-6 (dates d'exigibilité), R. 243-6-3 et R. 243-8 (versement en un lieu unique), R. 243-10 (droit à l'erreur), R. 243-11 et suiv. (pénalités et majorations de retard), L. 243-6 (remboursement et prescription), L. 133-5-5 et D. 133-10 (obligation de déclaration et de paiement dématérialisés), D. 133-11 (sanctions)
  • Cass. 2e civ., 8 octobre 2020, n° 19-16.898 (preuve du paiement des cotisations : les bulletins de salaire ne suffisent pas)
  • Décret n° 2020-1464, du 27 novembre 2020 (tribunal judiciaire compétent en cas de dispositif de versement en lieu unique)
  • Loi n° 2022-46, du 22 janvier 2022, art. 11 (possibilité de reconduire jusqu'au 31 juillet 2022 les dispositifs « Covid 2 » d'exonération et d'aide au paiement des cotisations)
  • Décret n° 2022-170, du 11 février 2022 et n° 2022-806, du 13 mai 2022 (reconduction des dispositifs d'exonération et d'aide au paiement des cotisations)

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