Etape  2 -  Signer une convention de stage tripartite

L'embauche de stagiaires en entreprise nécessite obligatoirement la signature d'une convention tripartite entre le stagiaire (ou son représentant légal s'il est mineur non émancipé), la structure d'accueil (entreprises privées et associations) et l'établissement d'enseignement (retrouvez le modèle type de « convention de stage » dans l'onglet « À télécharger »). Une convention type peut également être éditée sur le site www.monstageenligne.fr. L'inscription est gratuite et vous pouvez y déposer vos offres de stages et consulter les demandes.

Sachez que la convention de stage doit impérativement comporter les clauses suivantes :

• l'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou par semestre d'enseignement ;
• le nom du référent de l'établissement d'enseignement, et celui du tuteur dans l'entreprise ;
• la durée minimale de la formation suivie par le stagiaire : 200 heures par an (en dehors de la durée du stage) ;
• les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage ;
• la définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir ;
• les dates de début et de fin du stage, et la durée totale prévue, la durée maximale étant fixée à 6 mois par année d'enseignement, quel que soit le nombre d'heures effectuées. La durée de stage doit être cohérente avec la formation du stagiaire : par exemple, pour un BTS, elle se situera entre 6 et 20 semaines réparties sur les 2 années de préparation et pour un Bac pro, elle sera d'environ 22 semaines réparties sur les 3 années de préparation. Si le stage est interrompu pour maladie, accident, grossesse, paternité ou adoption, un report de la fin du stage est possible. Il est également possible de prévoir un stage au-delà de 6 mois pour les stagiaires préparant un diplôme de grade master, à condition que le stage corresponde strictement aux objectifs pédagogiques de la formation. Dans ce cas, un contrat pédagogique signé par l'étudiant et l'établissement qui délivre la formation s'ajoutera à la convention de stage ;
• la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l'entreprise et, le cas échéant, la présence la nuit, le dimanche ou un jour férié ;
• le montant de la gratification que vous envisagez de verser au stagiaire et les modalités de son versement (ou une clause indiquant que vous vous réservez la possibilité de verser une gratification en cas de stage de moins de 2 mois satisfaisant) ;
• la liste des avantages que vous offrez, le cas échéant, au stagiaire, notamment en ce qui concerne sa restauration (titres-restaurant ou accès au restaurant de l'entreprise), son hébergement ou le remboursement des frais qu'il a engagés pour effectuer son stage (prise en charge ou participation aux frais de transport, etc.), ainsi que l'accès aux activités sociales et culturelles proposées par le CSE ;
• le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d'accident du travail ainsi que, le cas échéant, l'obligation faite au stagiaire de justifier d'une assurance couvrant sa responsabilité civile (reportez-vous à l'onglet « Questions/réponses ») ;
• les conditions dans lesquelles les responsables du stage, l'un représentant l'établissement, l'autre l'entreprise, assurent l'encadrement du stagiaire ;
• les conditions de délivrance de l'« attestation de stage » (à remettre obligatoirement) et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l'obtention du diplôme préparé. L'attestation de stage doit mentionner la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée au stagiaire, le cas échéant ;
• les modalités de suspension et de résiliation du stage ;
• les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s'absenter, notamment dans le cadre d'obligations attestées par l'établissement d'enseignement ;
• les clauses de votre règlement intérieur (s'il existe) applicables au stagiaire.

La convention de stage doit être signée par :

• le représentant de l'établissement d'enseignement ;
• le stagiaire (et son représentant légal s'il est mineur non émancipé) ;
• le représentant de l'entreprise ;
• l'enseignant référent ;
• le tuteur du stage.

La convention de stage peut faire l'objet d'avenants en cas de report ou de suspension de la période de stage. 

Pour les droits à congés et autorisations d'absences, voir l'étape 4.

Etape  3 -  Avoir clairement conscience des engagements de chacun

Vis-à-vis du stagiaire, vous vous engagez à :

• lui proposer un stage dont l'objet et le contenu s'inscrivent dans le projet pédagogique défini par son établissement d'enseignement ;
• l'accueillir et lui donner les moyens de réussir sa mission ;
• désigner un responsable de stage dont la tâche sera de :
  • le guider et le conseiller,
  • l'informer sur les règles, les codes et la culture de l'entreprise,
  • favoriser son intégration au sein de l'entreprise et l'accès aux informations nécessaires,
  • l'aider dans l'acquisition des compétences nécessaires,
  • assurer un suivi régulier de ses travaux,
  • évaluer la qualité du travail effectué, 
  • le conseiller sur son projet professionnel ;

• rédiger une attestation de stage décrivant les missions qu'il aura effectuées ;
• le protéger de toute mesure de discrimination et de tout fait de harcèlement sexuel.

Réciproquement, le stagiaire s'engage à :

• réaliser sa mission et être disponible pour les tâches que vous lui confierez ;
• respecter les règles de votre entreprise ainsi que ses codes et sa culture ;
• respecter les exigences de confidentialité que vous aurez définies ;
• rédiger, lorsqu'il est exigé, le rapport ou le mémoire dans les délais prévus ; ce document devant vous être présenté avant d'être soutenu (si le contenu le nécessite, le mémoire pourra, à votre demande, rester confidentiel).

Enfin, vous échangerez avec l'établissement d'enseignement toute information importante en relation avec le stage (que ce soit avant, pendant ou après le stage).

Etape  4 -  Accueillir le stagiaire dans l'entreprise

Il est indispensable, dès l'arrivée du stagiaire, de :

• lui faire visiter l‘entreprise et lui présenter ses futurs collègues de travail ;
• lui fournir le règlement intérieur, les règles de confidentialité, les documents liés à la sécurité, les documents de présentation de l'entreprise (plaquettes, bilans, organigrammes, etc.) ;
• l'équiper du matériel de sécurité (lunettes, chaussures), informatique, etc.

Tuteur

Vous devez désigner un responsable de stage dont la tâche sera de guider et conseiller le stagiaire, favoriser son intégration, évaluer ses travaux et l'aider à acquérir des compétences.

Les missions du tuteur peuvent être fixées par accord d'entreprise. Un même tuteur ne peut avoir la responsabilité que de 3 stagiaires au maximum.

Santé sécurité

Faites bénéficier votre stagiaire de l'accueil sécurité que vous réservez à vos nouveaux salariés.

En effet, le stagiaire est soumis au règlement intérieur et doit respecter toutes les consignes d'hygiène et sécurité. Il bénéficie par ailleurs des dispositions légales de protection contre la discrimination et le harcèlement sexuel.

Droits sociaux

Le stagiaire doit bénéficier des activités sociales et culturelles du CSE dans les mêmes conditions que les salariés.

En matière de congés, il a droit selon les modalités applicables aux salariés :

• au congé de maternité ;
• au congé de paternité et d'accueil du jeune enfant ;
• au congé d'adoption ;
• aux autorisations d'absence d'ordre médical liées à la grossesse.

Si la durée de stage est supérieure à deux mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'absences au cours du stage.

En matière de prise en charge des frais de transport et de restauration (accès au restaurant d'entreprise, titres-restaurant), le stagiaire bénéficie également des mêmes droits que les salariés quelle que soit sa durée de stage.

Formation renforcée avant la prise de poste

Les stagiaires affectés à des postes de travail présentant des risques particuliers doivent bénéficier d'une formation renforcée à la sécurité.

La liste de ces postes de travail est établie par le chef d'établissement, après avis du médecin du travail et du comité social et économique (CSE). Elle est tenue à la disposition de l'agent de contrôle de l'inspection du travail.

Embauche du stagiaire

Si vous embauchez le stagiaire à l'issue de son stage, vous devez appliquer les règles suivantes :

• en cas d'embauche dans les 3 mois suivant la fin du stage, sa durée est déduite de la période d'essai, sans que celle-ci soit toutefois réduite de plus de la moitié (sauf accord collectif fixant des stipulations plus favorables) ;
• en cas d'embauche dans un emploi en correspondance avec les activités qui étaient confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d'essai.