Etape  2 -  Encadrer chaque télétravailleur

• fournir, installer et entretenir les équipements nécessaires aux missions des télétravailleurs ;
• vous assurer de la bonne application des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé sécurité : cela suppose l'accès au lieu où s'exerce le télétravail (s'il s'agit du domicile, sur accord du salarié). Ceci est d'autant plus important que l'accident survenu sur le lieu du télétravail pendant les plages horaires de travail est présumé accident du travail. Vous devez notamment demander au salarié une attestation d'installation électrique conforme. Vous devez également prendre les mesures nécessaires pour éviter l'isolement du télétravailleur, qui doit pouvoir rencontrer régulièrement ses collègues et sa hiérarchie, et avoir accès aux informations et activités sociales de l'entreprise ;
• assurer une formation : chaque télétravailleur doit bénéficier d'une formation sur les équipements utilisés et sur les caractéristiques de cette forme d'organisation, au moment lors du passage au télétravail Cette formation doit également avoir lieu et en cas de modification importante des conditions de réalisation du travail (évolution technique par exemple). Le responsable hiérarchique et les collègues directs du télétravailleur doivent également pouvoir, en cas de besoin, bénéficier d'une formation au télétravail et à sa gestion ;
• veiller au respect des temps de télétravail et de repos : même si le télétravailleur gère l'organisation de son temps de travail, l'employeur doit veiller au respect de la durée du travail (durée maximale, temps de repos, heures supplémentaires, etc.).
  Le télétravailleur doit pouvoir être contacté pendant les plages horaires prévues à cet effet, et seulement pendant ces plages. De plus, il bénéficie du droit à déconnexion. La charge de travail et les critères de résultat doivent être équivalents à ceux des salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise. Il doit bénéficier des mêmes entretiens professionnels, notamment un entretien annuel sur ses conditions d'activité et sa charge de travail, et des mêmes politiques d'évaluation. L'organisation du temps de travail du télétravailleur sur la base du forfait jours semble la plus appropriée, dans la mesure où elle ne comporte aucune référence horaire. Elle doit en revanche avoir été prévue par accord collectif. Si le salarié peut poser des heures de RTT au-delà des 7 heures par jour sur site, le télétravailleur a le même droit ;
• identifier les effets du télétravail sur les inégalités femmes-hommes (conditions de travail non adaptées au domicile, etc.) ;
• identifier les points de vigilance (charge et temps de travail, rapport au collectif, etc.).

Le manager, qui a avec le CSE et le SPST un rôle clé en matière de prévention, doit notamment :

• détecter le plus tôt possible l'augmentation du temps de travail ;
• inciter les télétravailleurs à aborder leurs difficultés ;
• les accompagner dans la gestion des priorités ;
• les alerter sur la nécessité de s'organiser et de différencier temps professionnel et personnel ;
• veiller à ce que leur assistance informatique soit de qualité.

Etape  3 -  Prendre en charge les frais professionnels liés au télétravail

L'article 3.1.5 de l'ANI du 26 novembre 2020 étendu prévoit qu'il appartient à « l'entreprise de prendre en charge les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité et dans l'intérêt de l'entreprise, après validation de l'employeur ».

Cet article est étendu sous réserve que la validation de l'employeur soit interprétée comme étant préalable, et non postérieure, à l'engagement des dépenses par le salarié.

L'ANI a repris la position de la Cour de cassation, qui avait indiqué que « les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité et dans l'intérêt de l'employeur doivent lui être remboursés sans qu'ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due, à moins qu'il n'ait été contractuellement prévu qu'il en conserverait la charge moyennant le versement d'une somme forfaitaire ».

Ainsi, même si le choix est laissé au salarié de télétravailler ou non, les frais liés doivent être pris en charge, et toute clause du contrat de travail ou de l'accord collectif (ou charte) sur le télétravail exonérant l'employeur du remboursement des frais liés au télétravail serait nulle.

Les modalités de prise en charge peuvent être un sujet de dialogue social dans l'entreprise.

Le remboursement des frais est exclu de l'assiette sociale :

• sur justificatifs des frais réels, dans des conditions fixées par l'URSSAF ;
• sans justificatif, sous la forme d'une allocation forfaitaire, dans la limite de :
  • 10,40 euros par mois pour un salarié effectuant 1 jour de télétravail par semaine ;
  • 20,80 euros par mois pour 2 jours par semaine ;
  • 31,20 euros par mois pour 3 jours par semaine ;
  • etc.

Au niveau de la paie, le remboursement sur facture ou le versement d'une indemnité forfaitaire doit être mentionné sur le bulletin de paie du salarié.

Cette somme forfaitaire est prévue pour couvrir les frais courants générés par le télétravail et non pour des dépenses ponctuelles qui dépasseraient largement son montant, par exemple l'achat d'un siège ergonomique.

Pour les périodes d'emploi effectuées depuis le 1er janvier 2023, concernant les frais du salarié liés à la mise à disposition d'un local privé pour un usage professionnel ou à l'adaptation d'un local spécifique, et ceux de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses, ils sont remboursés au réel, ou (sauf pour l'adaptation d'un local), sous la forme d'indemnités forfaitaires. Ces dernières sont déduites de l'assiette sociale dans la limite de :

• 10,40 euros par journée de télétravail hebdomadaire ;
• ou de 2,60 euros par jour de télétravail, dans la limite de 57,20 euros par mois.

Concernant enfin la facture énergétique, votre prise en charge risque d'augmenter avec la flambée des prix de l'énergie.