Etape  2 -  Construire la fiche de poste

Une fois ces besoins identifiés, le descriptif du poste peut être construit en se concentrant sur 4 éléments principaux :

• la raison d'être du poste : elle exprime en quelques lignes le « pourquoi » du poste dans l'entreprise. Il s'agit de situer la nature du poste, son domaine, sa mission globale en définissant succinctement sa finalité et ses principales caractéristiques ;
•  la nature et l'étendue des activités : il est indispensable de préciser les missions inhérentes au poste, en distinguant éventuellement les missions « principales » des missions « secondaires » et leurs activités correspondantes ;
• l'environnement de travail (interne/externe) : il est nécessaire de cadrer le poste dans son environnement :
  • la place du poste dans l'organigramme permet de définir son lien hiérarchique précis et de le situer plus globalement dans l'organisation de l'entreprise, en déterminant à quels autres postes il est éventuellement rattaché (postes collatéraux et subordonnés),
  • les contraintes, opportunités ou éléments favorables liés à l'environnement de travail sont aussi des facteurs importants à décrire (notamment les avantages liés au poste : compte épargne entreprise, intéressement, participation, tickets restaurants, etc.),
  • la définition des relations internes et externes permet de cerner l'étendue des responsabilités et le degré d'autonomie du poste,
  • la définition des moyens éventuellement mis à disposition (moyens en personnel, techniques ou financiers, délégations de pouvoirs) est à prévoir ;

• la finalité du poste :
  • quels sont les objectifs propres au poste lui-même ? 
  • quelle est la contribution du poste aux objectifs de l'entreprise ou du service ? 

L'atteinte ou non de ces objectifs permettra notamment de déterminer l'efficacité du titulaire du poste.

N'oubliez pas que le titulaire du poste se trouve généralement le mieux placé pour effectuer lui-même le descriptif du poste qu'il occupe. Dans l'exemple, il serait tout à fait judicieux d'élaborer la fiche de poste en collaboration avec votre assistante de direction.

Etape  3 -  Définir les compétences requises

Le poste doit ensuite être « spécifié », c'est-à-dire qu'à partir du descriptif, il faut se poser la question suivante : « Quels sont les savoirs et requis nécessaires pour tenir ce poste de manière satisfaisante ? ».

La réponse à cette question permet de dresser un profil de compétences générales, techniques et comportementales.

Ce profil se détermine au travers du « savoir », du « vouloir » et du « pouvoir » :

• savoir : ensemble de connaissances théoriques, techniques et générales acquises ;
• savoir-faire : ensemble de connaissances pratiques maîtrisées ;
• savoir faire faire : capacité à commander/déléguer ;
• savoir être : ensemble des comportements et attitudes nécessaires ;
• vouloir faire : motivation pour les différents aspects d'une fonction ;
• pouvoir faire : capacités pour accomplir une mission.

Une fois mise en place, la fiche de poste permettra : 

• d'identifier clairement les domaines de compétences et les niveaux requis ;
• de délimiter précisément le champ d'action du titulaire ;
• de constituer un outil de base à l'entretien professionnel ;
• d'identifier les besoins en formation nécessaires à toute évolution.