L'embauche d'un apprenti permet de bénéficier de réductions de charges et d'aides financières tout en contribuant à la formation professionnelle d'un jeune et à son intégration dans le monde du travail. De plus, certains savoir-faire peuvent difficilement s'acquérir autrement que par une période d'apprentissage au contact de salariés qualifiés.
Vous êtes décidé à franchir le pas, mais s'agissant d'une première embauche d'un apprenti, vous vous interrogez sur vos obligations.
Devez-vous inscrire le jeune dans un centre de formation ? Quelle formation devez-vous assurer ? Quelle en sera la durée ?
La bonne méthode
Etape
1 -
Comprendre la finalité de l'embauche d'un apprenti : apporter une formation professionnelle au jeune travailleur
Choisir d'embaucher un apprenti, c'est s'engager dans une forme d'éducation alternée. Avec la voie scolaire consistant en une formation à temps plein, l'apprentissage constitue le dispositif de 1re formation professionnelle visant à préparer des jeunes à acquérir une qualification pour tenir un emploi, attestée par l'obtention d'une certification professionnelle.
La formation de l'apprenti constituant l'objet essentiel du contrat d'apprentissage, la réglementation met à votre charge, outre le versement d'un salaire, l'obligation d'assurer à l'apprenti une formation professionnelle complète, dispensée pour partie en entreprise et pour partie en centre de formation d'apprentis (CFA) ou section d'apprentissage (SA).
En application de ce principe, la réglementation vous contraint à garantir, dans la déclaration relative à l'organisation de l'apprentissage préalable à l'embauche d'apprenti, que :
- vous avez pris les mesures nécessaires à l'organisation de l'apprentissage ;
- vous garantissez que l'équipement de l'entreprise, les techniques utilisées, les conditions de travail, de santé et de sécurité, les compétences professionnelles et pédagogiques ainsi que la moralité des personnes responsables de la formation sont de nature à permettre une formation satisfaisante de l'apprenti.
Notez-leAfin de faciliter et d'élargir la formation de l'apprenti au cours d'un même contrat d'apprentissage, une partie de sa formation pratique peut être effectuée dans d'autres entreprises (deux au maximum), ce qui permet à l'intéressé de recourir à des équipements ou des techniques éventuellement différents des vôtres.
Dans ce cas, une convention signée par l'apprenti, l'employeur et l'entreprise d'accueil précise les modalités :
- de partage des charges et rémunérations de l'apprenti ;
- d'échanges entre les maîtres d'apprentissage et le CFA ;
- d'échanges entre l'entreprise d'accueil et l'employeur.
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières
Etape
2 -
Inscrire l'apprenti dans un CFA assurant l'enseignement correspondant à la formation prévue au contrat et déposer le contrat
Le choix du CFA doit être précisé dans le contrat d'apprentissage.
C'est l'apposition du visa du CFA sur les deux exemplaires originaux du contrat d'apprentissage transmis par l'employeur qui permet d'attester auprès de tiers de l'inscription de l'apprenti au CFA.
Notez-leLe contrat est déposé auprès de l'opérateur de compétences, au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début d'exécution du contrat, accompagné :
- de la convention de formation ;
- le cas échéant, de la convention tripartite de réduction ou d'allongement de la durée du contrat (reportez-vous à l'onglet « À télécharger ») ;
- et, lorsque la formation est confiée à un CFA interne à l'entreprise, une annexe pédagogique et financière précisant divers points relatifs à la formation (intitulé, objectif et contenu, moyens, durée et période de réalisation, modalités de suivi et de sanction, prix).
L'ensemble des documents peuvent être transmis par voie dématérialisée. Ce dépôt ne donne lieu à aucun frais.
Le contrat doit préciser :
- vos nom et prénoms ou la dénomination de l'entreprise ;
- l'effectif de l'entreprise (hors apprentis) ;
- le diplôme et le titre préparés par l'apprenti ;
- les nom, prénom et date de naissance du maître d'apprentissage ;
- l'attestation de l'employeur précisant que le maître d'apprentissage remplit les conditions requises ;
- le salaire dû à l'apprenti pour chacune des années du contrat ou de la période d'apprentissage.
Vous devez faire passer à l'apprenti une visite d'information et de prévention auprès du service de prévention et de santé au travail :
- avant l'embauche si le jeune a moins de 18 ans ou s'il travaille la nuit ;
- ou dans les 2 mois de l'embauche s'il est majeur.
En revanche, s'il est affecté à des travaux réglementés, il doit passer un examen médical d'aptitude auprès du médecin du travail avant l'affectation au poste.
La fiche d'aptitude délivrée par la médecine du travail devra également être jointe au contrat d'apprentissage pour son enregistrement.
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Etape
3 -
Fixer la date du début de l'apprentissage
Vous devez fixer, dans le contrat, la date de l'embauche de l'apprenti. Sauf dérogation, cette date ne peut pas être antérieure de plus de 3 mois, ni postérieure de plus de 3 mois au début du cycle de formation que suit l'apprenti.
Cette date est celle à laquelle le contrat d'apprentissage commence à s'exécuter et, donc, celle à partir de laquelle vous êtes tenu au respect de la réglementation de l'apprentissage.
Attention
Le contrat conclu depuis le 1er janvier 2019 doit également préciser la date de début :
- de l'exécution du contrat d'apprentissage ;
- de la période de formation pratique chez l'employeur ;
- de la période de formation en CFA.
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Etape
4 -
Déterminer la durée du contrat ou de la période d'apprentissage
Pour les contrats signés depuis le 1er janvier 2019, la durée du contrat d'apprentissage (ou de la période d'apprentissage en cas de CDI) varie en principe entre 6 mois et 3 ans. Elle peut être portée à 4 ans lorsque la qualité de travailleur handicapé est reconnue à l'apprenti.
Elle peut toutefois être inférieure ou supérieure au cycle de formation dans les cas suivants :
- selon le niveau initial de compétences de l'apprenti ;
- selon les compétences acquises.
Cet aménagement ne permet pas de déroger aux durées minimale et maximale de 6 mois et 3 ans.
Elle peut également être supérieure au cycle de formation si le contrat est suspendu pour une raison indépendante de la volonté de l'apprenti. Le contrat est prolongé jusqu'à l'expiration du cycle de formation suivant.
Notez-leLa durée est fixée par une convention tripartite entre le centre de formation, l'employeur, l'apprenti ou son représentant (reportez-vous à l'onglet « À télécharger »).
Cette convention n'est pas exigée :
- en cas de prolongation du fait notamment de l'échec au diplôme ou de l'allongement de la durée d'apprentissage en faveur des personnes handicapées ;
- de réduction en cas de nouveau contrat d'apprentissage signé après la rupture anticipée d'un premier contrat. Dans ce cas, il peut être dérogé à la durée minimale du contrat et à la durée minimale de formation en CFA.
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Etape
5 -
Désigner un maître d'apprentissage
Vous devez confier la formation de l'apprenti :
- à une personne qui en sera directement responsable, dénommée « maître d'apprentissage », qui peut être un salarié, l'employeur ou son conjoint collaborateur. Il a pour mission de contribuer à l'acquisition dans l'entreprise, par l'apprenti, des compétences correspondant à la qualification recherchée et au titre ou diplôme à finalité professionnelle préparés, en liaison avec le CFA ;
- ou à une équipe tutorale constituée de plusieurs salariés partageant cette fonction, au sein de laquelle un maître d'apprentissage référent que vous aurez désigné est chargé d'assurer la coordination de l'équipe et la liaison avec le CFA.
Notez-le
Les conditions de compétence professionnelle que le maître d'apprentissage doit posséder sont fixées par un accord de branche. Ce n'est qu'à défaut d'accord que les conditions réglementaires en vigueur s'appliquent.
Le maître d'apprentissage doit :
- détenir le diplôme ou le titre correspondant à la finalité du diplôme ou du titre préparé par l'apprenti et d'un niveau au moins équivalent, et justifier d'une année d'activité en rapport avec la qualification préparée ;
- ou justifier de deux ans d'exercice d'une activité en rapport avec la qualification préparée.
Sur le maître d'apprentissage, reportez-vous à la rubrique « Fiches associées ».
Etape
6 -
Veiller à ce que l'apprenti suive la formation assurée par le CFA
Vous êtes tenu de faire suivre à l'apprenti la formation dispensée par le CFA.
Ceci signifie que vous devez respecter le planning de la formation fixé par le CFA et, en particulier, les périodes d'alternance en entreprise et en CFA.
À cette obligation, s'ajoute celle consistant à ce que vous preniez part aux activités destinées à coordonner la formation dispensée par le CFA et la formation en entreprise.
Sachez que lorsque le contrat d'apprentissage est conclu avec une personne handicapée un aménagement particulier de la pédagogie peut être appliqué dans le CFA ou la section d'apprentissage après autorisation de la CDAPH (commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées). L'autorisation peut aussi concerner la possibilité de suivre une formation par correspondance pour l'apprenti dans l'impossibilité de se déplacer.
Etape
7 -
Assurer la formation pratique de l'apprenti dans l'entreprise
Vous devez confier à l'apprenti des tâches ou des postes permettant d'exécuter des opérations ou travaux conformes à une progression annuelle définie par accord avec le CFA.
En clair, il s'agit de confier à l'apprenti l'exécution de tâches ou d'activités résultant de l'objet et de la définition mêmes de la qualification prévue dans le contrat d'apprentissage.
Dans le cas d'un apprentissage donné dans le cadre d'activités saisonnières, la convention passée entre les deux entreprises et l'apprenti doit préciser :
- un calendrier d'affectation de l'apprenti entre les deux entreprises et le nombre d'heures effectuées dans chacune ;
- la désignation de l'employeur devant verser la rémunération due au titre de chaque période consacrée à la formation en CFA.
Attention
Lorsque l'apprenti complète sa formation pratique dans d'autres entreprises que la vôtre, il ne peut y passer plus de la moitié du temps de formation en entreprise prévu par le contrat d'apprentissage.
Etape
8 -
Veiller à l'inscription et à la participation de l'apprenti aux épreuves du diplôme ou du titre
C'est à vous, en tant qu'employeur, de vérifier que l'inscription de l'apprenti à l'examen a été faite, sous peine d'être condamné à des dommages et intérêts. Généralement, cette inscription est réalisée par le CFA dans lequel l'apprenti suit sa formation.
Vous devrez laisser à l'apprenti le temps nécessaire pour participer aux épreuves du diplôme ou du titre à finalité professionnelle préparé.
De plus, vous devez accorder à l'apprenti un congé de 5 jours ouvrables lui permettant de préparer ses épreuves d'examen.
Si le CFA dans lequel votre apprenti suit sa formation prévoit l'organisation d'enseignements destinés à préparer ces épreuves d'examen, l'apprenti devra les suivre pendant ce congé supplémentaire.
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