Cas
1 -
Prendre connaissance d'un courriel ou d'un SMS contenu dans l'ordinateur ou le téléphone professionnels du salarié
Si le salarié n'a pas mentionné « personnel » sur l'objet du courriel ou dans le nom donné au dossier les regroupant, vous avez la possibilité d'en prendre connaissance.
En revanche, si le courriel porte cette mention « personnel », vous ne pouvez pas le consulter. Cette règle s'applique également aux SMS envoyés et reçus au moyen du téléphone professionnel du salarié.
Sont assimilées à la mention « personnel » les expressions « perso » ou « à moi ». De même pour les indications laissant supposer qu'ils relèvent de la vie privée, par exemple « photos de vacances ». En revanche, le courriel et le SMS qui portent pour seule mention les initiales du salarié ne sont pas présumés « personnel ».
Vous ne pourrez prendre de sanction qu'à l'encontre de salariés ayant omis la mention « personnel » sur les courriels et SMS n'ayant pas d'objet professionnel. Cependant, n'hésitez pas, à défaut de procédure disciplinaire officielle, à informer votre salarié que l'usage de la messagerie électronique de l'entreprise n'est possible qu'à titre professionnel. Ce recadrage devrait ainsi vous permettre de faire cesser la situation d'abus.
En tout état de cause, vous pouvez demander au salarié de vous autoriser à consulter sa messagerie en sa présence.
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières
Cas
2 -
Prendre connaissance d'un document contenu dans l'ordinateur ou le téléphone professionnels du salarié
La situation est ici plus simple. Deux cas peuvent se présenter :
Le fichier (ou le dossier contenant le fichier recherché) ne comporte pas de mention « personnel »
Dans cette hypothèse, vous pouvez tout à fait librement consulter le document sans obtenir l'accord préalable du salarié ou lui demander d'être présent. En effet, c'est au salarié d'indiquer dans le titre de son document la mention « personnel ». À défaut, le fichier sera toujours présumé professionnel. Si le contenu du document est illicite, vous pouvez alors, éventuellement, prendre une sanction à l'encontre de son auteur.
Les mentions « Mes documents » ou « Confidentiel » sont insuffisantes pour les caractériser de « personnels ». De même, la mention « données personnelles » au disque dur de l'ordinateur n'est pas valable.
Mais l'aspect illicite du document est relatif et apprécié au cas par cas. Tout dépendra si son contenu relève exclusivement de la vie privée du salarié ou s'il concerne sa vie professionnelle. Ainsi, des photos érotiques dans des mails échangés par des salariés et non diffusés ne justifient pas un licenciement pour faute. À l'inverse, des mails injurieux et irrévérencieux entre salariés à l'égard de l'employeur peuvent fonder un licenciement pour faute grave. Le raisonnement est identique en ce qui concerne la consultation d'une clé USB connectée à l'ordinateur du salarié.
Le fichier (ou le dossier contenant le fichier recherché) comporte la mention « personnel »
Dans ce cas, vous avez la possibilité d'ouvrir le document mais à une condition : il est nécessaire que le salarié soit présent lors de l'examen du document ou que vous l'ayez fait appeler au préalable. Faute de quoi, ce que vous trouveriez ne pourrait constituer une preuve permettant de légitimer une sanction disciplinaire. Cependant, il est admis que vous puissiez agir hors de la présence du salarié, si vous pouvez justifier d'un cas d'urgence. Celui-ci peut être consécutif, par exemple, à l'intrusion d'un virus dans le réseau informatique de l'entreprise.
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Cas
3 -
Sanctionner le cryptage ou le refus du salarié de communiquer son mot de passe
L'ordinateur mis à disposition du salarié par l'employeur ne relève pas de la vie privée du salarié. Bien sûr, il peut être protégé par un mot de passe et un login, mais ceux-ci sont déterminés par l'employeur pour éviter des utilisations malveillantes de tiers. Le fait qu'un salarié mette en place un cryptage ou introduise un nouveau mot de passe est donc une faute disciplinaire, ce mode de protection ayant alors pour but d'empêcher l'employeur d'avoir accès à des documents contenus dans le disque dur.
Cette faute peut être qualifiée de grave et légitimer un licenciement sans préavis.
Cependant, avant de débuter une quelconque procédure, demandez au salarié de vous transmettre les informations permettant d'ouvrir les documents. Ce n'est qu'en cas de refus que la faute sera constituée.
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