Etape
1 -
Inscrire les informations communes à tous les bulletins de paie
Le bulletin de paie, rédigé avec un procédé d'écriture indélébile, doit identifier l'employeur et la convention collective applicable.
Votre identification
Elle doit comprendre les nom et adresse de l'entreprise, son numéro SIRET, le code NAF et, le cas échéant, la précision de l'établissement auquel le salarié est affecté.
Notez-le
La référence de l'URSSAF à laquelle vous versez les cotisations, ainsi que le numéro sous lequel ces cotisations sont versées, ne sont plus des mentions obligatoires.
La convention collective applicable
L'intitulé de la convention collective doit apparaître, du moins si cette convention est applicable obligatoirement à votre entreprise : si vous faites une application volontaire d'une convention, sa mention n'est pas nécessaire.
À défaut de convention, il convient d'indiquer la référence aux articles du Code du travail relatifs à la durée des congés payés et à la durée du préavis.
Etape
2 -
Faire ensuite figurer les informations propres à chaque salarié
Outre le nom du salarié (et non pas celui de la personne à laquelle pourrait éventuellement être versé le salaire), sa date d'entrée (dès lors qu'elles ne sont pas contradictoires, les mentions relatives à l'ancienneté figurant sur le bulletin de paie peuvent vous imposer une reprise d'ancienneté sauf preuve contraire), son emploi et sa position dans la classification (par le niveau ou le coefficient hiérarchique), vous devez également faire figurer sur le bulletin les principales informations concernant le temps de travail et la rémunération.
Temps de travail
Vous devez indiquer la période et le nombre d'heures de travail, auxquels se rapporte la rémunération versée et notamment distinguer :
- les heures payées au taux normal, les heures payées à un taux majoré (supplémentaires, travail de nuit, dimanche ou jours fériés, etc.). Les taux normaux et majorés doivent être indiqués ;
- la nature et le volume du forfait en cas de base forfaitaire hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, en heures ou en jours ;
- le nombre d'heures indemnisées au titre de l'activité partielle, le taux appliqué pour le calcul de l'indemnité horaire et les sommes versées au salarié ;
- lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie, les dates de congés et le montant de l'indemnité correspondante. En cas de maintien du salaire, il est admis de ne porter que la mention « congés du ...... au ...... avec maintien du salaire ».
Rémunération brute
Indiquez :
- la base sur laquelle sont appliqués les taux des cotisations et contributions sociales avant déduction des exonérations ;
- les taux des cotisations et contributions sociales salariales avant déduction des exonérations ;
- la nature et le montant des autres versements et retenues (prise en charge des frais de transport domicile-travail, etc.) ;
- le montant reçu par le salarié ;
- la date de paiement ;
- dates de congé et montant de l'indemnité de congés payés, lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée.
Cotisations et contributions sociales
Le bulletin de paie doit indiquer le montant et l'assiette des cotisations, ainsi que les taux à la charge du salarié. En revanche, les taux patronaux n'ont pas à y figurer.
Les cotisations sont regroupées par catégorie de risque couvert, avec des libellés spécifiques. Sous chaque libellé se trouvent des sous-rubriques :
- « Santé » : maladie, maternité, invalidité et décès, complémentaires santé et prévoyance. Le taux réduit de la cotisation patronale maladie pour les salaires inférieurs ou égaux à 2,5 SMIC doit apparaître sur le bulletin de salaire ;
- « Accidents du travail – maladies professionnelles » : cotisation AT/MP ;
- « Retraite » : cotisations plafonnées et déplafonnées retraite de base + retraite complémentaire ARRCO-AGIRC (y compris CEG et CET pour les cadres) + retraite supplémentaire ;
- « Famille » : cotisations d'allocations familiales ; en cas de taux réduit pour les rémunérations n'excédant pas 3,5 SMIC sur l'année, c'est le montant calculé avec le taux réduit qui est indiqué ;
- « Assurance chômage » : cotisations chômage + AGS + APEC pour les cadres.
S'y ajoutent les rubriques suivantes :
- « Autres contributions dues par l'employeur » : versement mobilité, FNAL, contribution solidarité autonomie (CSA), contribution au financement des organisations syndicales et professionnelles, forfait social, contribution à la formation professionnelle et alternance, et participation à l'effort de construction ;
- « Cotisations statutaires ou prévues par la convention collective » : par exemple, cotisation à la caisse de congés payés ;
- « CSG déductible de l'impôt sur le revenu » ;
- « CSG-CRDS non déductible de l'impôt sur le revenu » ;
- « Exonérations, écrêtements et allégements de cotisations » : figurant avant le total des cotisations et contributions patronales, regroupe le montant de la réduction générale des cotisations patronales, la déduction forfaitaire sur les heures supplémentaires (moins de 250 salariés), et les exonérations liées à l'implantation géographique (ZRR, ZFU, BER, régions d'outre-mer), non compris la réduction de taux des cotisations d'allocations familiales et patronales maladie ;
- réduction de cotisations salariales sur les heures supplémentaires et complémentaires ;
- « Total des cotisations et contributions » : montant total de la rémunération brute + cotisations à la charge de l'employeur – exonérations et allègements de charges ;
- Montant net social (mention obligatoire à effet du 1er juillet 2023), qui a pour vocation d'identifier le revenu de référence pour la détermination de certaines prestations. Pour l'obtenir, il faut :
- additionner les rémunérations et revenus de remplacement bruts (salaires, primes, rémunération HS, avantages en nature, indemnités de rupture, etc.), mais hors indemnités journalières de Sécurité sociale,
- soustraire les cotisations et contributions obligatoires salariales, dont celles au titre de la complémentaire santé,
- additionner les exonérations et allègements de cotisations salariales, et les cotisations et contributions patronales facultatives, à l'exception de celles au titre de la complémentaire santé.
Notez-le
L'employeur peut adapter jusqu'à fin 2024 les bulletins existants pour intégrer cette mention. À partir de 2025, l'utilisation d'un modèle de bulletin de paie rénové est obligatoire.
- « Net à payer avant impôt sur le revenu » : cette ligne doit être apposée en utilisant un corps de caractère plus gros que les autres ; elle est suivie de « dont évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations salariales chômage (de 2,4 %) et maladie (de 0,75 %) » :
- impôt sur le revenu : rémunération brute - sommes payées et avantages en argent ou en nature mentionnés à l'article 83 CGI et CSG déductible + le cas échéant, part imposable des contributions patronales au financement des prestations de protection sociale complémentaire,
- impôt sur le revenu prélevé à la source,
- montant net des heures compl./suppl. exonérées : rémunération des heures supplémentaires, réduite de la part déductible de la CSG ;
- net à payer au salarié : cette ligne doit apparaître en caractères plus gros ;
- Allégement de cotisations employeur : total des allégements employeur de la ligne relative aux exonérations de cotisations, augmenté de l'avantage issu de la réduction du taux des cotisations patronales d'allocations familiales et maladie ;
- « Total versé par l'employeur », correspondant à la rémunération brute ainsi qu'aux cotisations et contributions patronales, déduction faite des exonérations et allègements de charges sociales.
Autres mentions
Il convient également d'indiquer sur le bulletin de paie :
- la nature et le montant des autres déductions (retenues pour acompte, saisie au titre d'une pension alimentaire) ;
- la nature et le montant des frais professionnels (transport, repas, etc.) dans les limites légales, payés en même temps que la rémunération ;
- la prime d'ancienneté ;
- la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site www.service-public.fr ;
- qu'il doit être conservé sans limitation de durée.
Notez-le
Faites figurer les retenues réalisées au titre des heures de grève avec la mention « absence non rémunérée » sans autre détail.