Etape
1 -
Assurer la remise du bulletin de salaire à tous vos salariés
La remise d'un bulletin de salaire est faite à tous les salariés
Ce bulletin doit être remis à toutes les personnes salariées, apprenties ou travaillant à quelque titre ou en quelque lieu que ce soit, quels que soient le montant et la nature de leurs rémunérations, la forme ou la validité de leur contrat.
Cette obligation de délivrance, éventuellement ordonnée sous astreinte par le juge des prud'hommes, permet au salarié de vérifier l'exactitude de la somme versée par le décompte détaillé qui y figure.
N'oubliez pas de délivrer un bulletin de paie même si le paiement se fait par chèque.
Notez-le
À compter du 26 décembre 2022, le versement du salaire ne peut se faire que sur un compte bancaire dont le salarié est titulaire ou cotitulaire. Il est interdit à un salarié de désigner un tiers pour recevoir son salaire.
Elle accompagne le paiement du salaire
La date de remise du bulletin dépend de la date de paiement du salaire. Cette date est libre, mais elle doit intervenir tous les 30 jours et à la même date d'un mois à l'autre (sauf pour les VRP dont les commissions peuvent n'être versées que trimestriellement, ou les travailleurs temporaires).
À l'inverse, lorsque le contrat de travail est suspendu et qu'aucun salaire n'est dû, vous êtes dispensé de remise du bulletin. C'est le cas notamment pour un salarié en congé parental d'éducation à taux plein, en congé de maternité ou d'adoption. Bien sûr, si le salarié opte pour un congé parental à temps partiel, vous devez lui délivrer un bulletin correspondant au travail fourni.
La remise d'un bulletin de salaire est en outre obligatoire :
- lorsqu'une indemnité transactionnelle globale et forfaitaire comprend divers éléments de rémunération (indemnité compensatrice de préavis, prime, prorata de 13e mois, etc.) ;
- lors du versement annuel des commissions aux salariés payés pour partie au fixe.
En cas de rupture du contrat, il sera remis avec la dernière paie, à la date mensuelle habituelle.
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières
Etape
2 -
Vous devez remettre le bulletin de salaire par tous moyens
La remise doit être effective
Le bulletin de salaire peut être remis en mains propres sur le lieu du travail et pendant les heures de travail, mais pas obligatoirement ; vous pouvez également l'adresser par tout moyen à votre convenance (voie postale, fax, etc.) à l'adresse déclarée par le salarié à l'entreprise.
Le bulletin de paie peut être remis par voie électronique à condition que le salarié ne s'y soit pas expressément opposé et que l'intégrité des données et l'archivage soient garantis.
Pour cela, vous devez informer les salariés au moins 1 mois avant la remise du premier bulletin de paie dématérialisé (ou au moment de l'embauche) de la possibilité de s'y opposer. Ils peuvent refuser à tout moment et vous avez alors un délai de 3 mois maximum pour faire suite à leur demande.
Notez-leVous devez garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu'aux 75 ans des salariés.
Vous (ou le prestataire en charge de la conservation des bulletins de paie) devez parallèlement garantir l'accessibilité des bulletins par le biais du compte personnel d'activité (CPA) des salariés.
Vous devez conserver une copie des bulletins pendant un délai de 5 ans à compter de leur émission. Le salarié doit conserver le bulletin qui lui est remis sans limitation de durée.
Attention, la remise doit être effective : vous ne devez pas vous contenter de mettre le bulletin de salaire à la disposition du salarié sur le lieu de travail comme c'est le cas pour la rémunération, mais vous devez faire en sorte de le lui faire parvenir.
En cas de litige, vous devrez être en mesure de prouver que vous avez bien remis ou fait parvenir le bulletin à votre salarié.
Si vous pouvez justifier de la remise du bulletin, mais que le salarié dit ne pas l'avoir reçu ou l'avoir perdu, vous n'êtes pas tenu de lui donner un duplicata. Rien ne vous interdit toutefois de le faire si votre salarié est de bonne foi.
Notez-le
Cette obligation de remise ne donne pas le droit au salarié de s'emparer à tout moment des bulletins de paie qui sont la propriété de l'entreprise, ni d'en faire des photocopies sans accord, sous peine de violer le droit de propriété.
Conséquences de la remise
La remise du bulletin permet seulement de supposer que vous avez payé les sommes indiquées. Mais, en cas de réclamation du salarié, cette remise ne prouve pas que le salaire a été correctement versé, et c'est alors à vous de prouver le paiement du salaire par la production des pièces comptables.
À noter que, même s'il a accepté le bulletin pendant plusieurs années et même s'il a lui-même établi ses bulletins de salaire, le salarié peut toujours vous réclamer le paiement de sommes dues qui n'y figurent pas (rappel de salaire, intéressement, indemnité de congés payés, complément d'indemnités de licenciement, etc.).
Il peut pour cela saisir le conseil de prud'hommes dans un délai de 3 ans à compter du jour où il a eu connaissance des faits lui permettant d'exercer son droit.
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières