Etape
1 -
Savoir préparer une réunion pour la rendre plus efficace et facile à conduire
La conduite d'une réunion, ça ne s'improvise pas, quand on a la charge de l'animer. Pour cela, il est essentiel de procéder par étapes.
Bien cerner le sujet pour être en mesure de l'exposer clairement aux participants
Pensez à établir un ordre du jour très détaillé pour que chacun ait une vision globale de ce que le groupe aura à traiter et puisse préparer son intervention, ses remarques et questions. Indiquez clairement les différents points qui seront traités et les objectifs de la réunion.
Ceci permettra d'éviter les digressions des uns et des autres et surtout permettra à chaque participant de se préparer au mieux et de ne pas venir en simple observateur.
N'hésitez pas à assigner des travaux préparatoires à chacun pour qu'ils se sentent davantage concernés.
Posez des limites au sujet et exposez la manière dont vous souhaitez que le sujet soit abordé. La meilleure manière de procéder est de découper le sujet en plusieurs parties et de définir qui est concerné plus spécifiquement par chacune d'elles. Prévoyez un « timing » pour traiter chaque partie de la réunion.
L'heure de début et le timing de la réunion doivent être précisés sur l'ordre du jour.
Diffuser à l'avance les documents préparatoires
Si vous estimez que certains documents doivent être portés à la connaissance des participants, diffusez-les avant la réunion de manière à laisser le temps nécessaire à leur lecture. Ces documents peuvent valablement être joints à l'ordre du jour.
Ne pas remettre « sur table » en début de réunion des documents susceptibles de distraire l'attention des participants.
Arrêter le choix des participants
Cette étape est essentielle et participe au succès de la réunion. Certains participants sont parfois imposés par les circonstances, mais d'autres ne seront présents que si vous l'avez souhaité.
Pour les réunions régulières et planifiées, vous aurez à inviter éventuellement en fonction de l'ordre du jour un participant inhabituel.
Pour une réunion ponctuelle, tâchez de n'oublier personne et d'inviter les interlocuteurs qui seront amenés à jouer un rôle en lien avec l'objet de la séance et dans la réalisation des objectifs. N'esquivez surtout pas la présence de salariés que vous savez en opposition avec ce qui sera débattu. Au contraire, mieux vaut les associer au projet et les amener à faire des contre-propositions.
La liste des participants invités doit figurer sur l'ordre du jour de manière à ce que chaque invité sache qui participe à cette réunion.
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières
Etape
2 -
Savoir communiquer avec les participants
Il est essentiel que vous preniez chacun en considération durant la réunion. Pour cela, en tant qu'animateur, vous devez réguler les échanges de paroles et faire preuve de respect pour le professionnalisme et l'engagement des participants.
Il est de votre devoir que chacun puisse s'exprimer. En effet, chacun doit pouvoir penser à juste titre que, s'il est invité, c'est que vous avez jugé utile son apport potentiel. Chaque participant doit ressentir un sentiment d'utilité et une valorisation de son expérience, de ses compétences et de ses connaissances.
Si ceci est réalisé, il est probable que les personnes se comporteront de manière productive lors des réunions ultérieures. Ceci est d'autant plus vrai pour un nouveau collaborateur ou un débutant pour qui l'invitation à une réunion est chargée de reconnaissance et de confiance.
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Etape
3 -
Impliquer les participants
Désignez en début de séance un rapporteur qui établira un compte rendu de la réunion qui sera distribué à chaque participant. Le compte rendu peut également être diffusé à des personnes non participantes à la réunion mais susceptibles d'être concernées par les décisions prises lors de cette réunion.
Pour faire réagir votre groupe et faire ressortir les positions de chacun, n'hésitez pas à jouer le rôle du candide ou celui de l'avocat du diable. Ceci permettra d'éviter les consensus trop rapides et factices qui sont souvent le résultat de la lassitude ou d'une absence de motivation des participants. Pour permettre à chacun de s'exprimer, il est également nécessaire que vous épauliez les personnes qui défendent une position minoritaire, ce qui permettra au groupe de mieux construire son argumentation.
Une fois les décisions prises, établissez avec votre groupe un partage des responsabilités individuelles sur les actions à mener et donnez des délais à respecter.
Ces décisions doivent figurer sur le compte rendu de la réunion.
Remerciez les participants pour leur implication durant la réunion.
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