Etape  2 -  Déterminer les modalités de réalisation

L'étude sera-t-elle réalisée par un service interne ou par un prestataire externe ? Vous n'êtes pas obligé de faire réaliser une étude de climat social en externe, mais cela permet de lever toute crainte que les résultats soient influencés.

Si vous faites appel à un prestataire extérieur, faites-vous communiquer un argumentaire commercial comprenant ses références sur lesquelles vous vous appuierez de manière à construire une communication interne convaincante (voir Etape 4), afin de lever les doutes et les craintes de vos salariés comme de vos représentants du personnel.

Assurez-vous de la capacité de ce prestataire à garantir la confidentialité des informations recueillies.

Etape  3 -  Déterminer un cahier des charges

Avant de lancer l'enquête, construisez un cahier des charges précis, comprenant notamment les éléments suivants :

• le nombre de personnes interrogées : en cas d'échantillonnage, la manière dont sera construit cet échantillon ;
• le périmètre de l'enquête (secteurs d'activité, établissement, etc.) ;
• les modalités de recueil des réponses (questionnaire en ligne, réponse par courrier ; réponse au questionnaire pendant le temps de travail ou hors temps de travail, garanties de confidentialité, etc.) ;
• la consolidation des résultats (niveau de consolidation : entreprise, service, etc.) ;
• les modalités de communication des résultats (centrale, locale ; communication aux représentants du personnel, aux salariés, etc.) ;
• les thèmes abordés (ex. : conditions de travail, organisation du travail, management, valeurs de l'entreprise, relations au travail, satisfaction personnelle, communication interne, formation et développement, gestion des carrières, mobilité, évaluation de la performance, rémunération, image de l'entreprise, etc.) ;
• la définition des questions ;
• les formes possibles de réponse (échelle de satisfaction, par ex. : d'accord, plutôt d'accord, ne se prononce pas, plutôt pas d'accord, pas d'accord ; QCM, etc.) ;
• etc.

Concernant les garanties de confidentialité (voir Etape 2), prévoyez en introduction du questionnaire une mention garantissant le respect de la confidentialité, par exemple :

• traitement par groupe de répondants, avec anonymat garanti par le prestataire, la société X ;
• aucun groupe de moins de X répondants ne sera analysé lors du traitement et de la communication des résultats.

Etape  4 -  Prévoir une communication spécifique

Vous devez toucher l'ensemble du personnel, qui doit être en mesure de comprendre les objectifs de ce type d'enquête. Plusieurs moyens peuvent être utilisés :

• communication aux représentants du personnel ;
• affichage ;
• courrier individuel aux salariés ;
• courriel général ;
• etc.

La forme de votre communication (selon son degré de formalité) et sa précision (en particulier concernant les objectifs et les modalités) influeront sur l'attention que chacun portera à ses réponses et sur sa motivation à remplir l'étude.

Etape  5 -  Prévoir la fréquence des études

Comme il vous faudra vérifier l'efficacité du plan d'action, autant vous interroger suffisamment tôt sur la périodicité des enquêtes de climat social. Cette périodicité peut dépendre de plusieurs facteurs :

• le coût financier et les moyens disponibles ;
• le temps nécessaire à l'évaluation des effets des mesures prises en application du plan d'action précité ;
• la durée de réalisation d'une étude.

L'enquête de climat social peut difficilement être envisagée une seule fois, dans la mesure où son exploitation nécessitera la mise en place d'un plan d'action dont vous devrez ensuite mesurer les résultats.