Etape  2 -  Recueillir la preuve de la réalité et du sérieux de la démission 

La démission peut résulter d'une simple déclaration verbale, sauf si votre convention collective prévoit expressément qu'elle soit faite par écrit.

Compte tenu du caractère discutable de cette forme de démission, vous aurez tout intérêt à chercher à obtenir des attestations de témoins, présents lors de la déclaration verbale du salarié et, si possible, une confirmation écrite, datée et signée par le salarié lui-même.

Si le salarié vous a adressé (directement ou par l'intermédiaire de son supérieur hiérarchique) une lettre de démission, cette lettre doit être :

• écrite, datée et signée par le salarié ;
• envoyée en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Dans ce dernier cas, vous inscrirez sur la copie de la lettre que vous remettrez au salarié la mention « remise en main propre » suivie de la date et de votre signature.

Etape  3 -  Bien qualifier la rupture 

Faites attention à ce que la démission de votre salarié n'intervienne pas à la suite d'une faute que vous auriez pu commettre, auquel cas cette démission pourrait être requalifiée en prise d'acte de rupture par les juges qui vous condamneront soit à un licenciement dépourvu de cause réelle et sérieuse soit à un licenciement nul (voir également « Les erreurs à éviter »).

Pour que cette requalification soit possible, il faut :

• que vos manquements soient suffisamment graves (violences morales, modification unilatérale du contrat, manquement à l'obligation de sécurité, non-paiement des salaires pressions morales et économiques, menaces de licenciement, etc.) ;
• qu'ils aient précédé de peu le départ du salarié. Dans le cas contraire, le départ du salarié restera considéré comme une démission. C'est le cas, par exemple, pour un salarié invoquant des faits de harcèlement précédant de 6 mois sa démission et par conséquent jugés trop anciens ;
• que le salarié ait avancé les faits au moment de sa démission et non pas après avoir démissionné sans réserve. Après une démission sans réserve, seul un élément très concret et dans un temps proche de cette démission peut la remettre en cause.

Enfin, c'est au salarié de prouver les faits qu'il avance à votre encontre.

Deux comportements fautifs de l'employeur sont généralement retenus par les juges :

• le non-respect des obligations contractuelles : non-fourniture de travail, non-paiement de la rémunération ;
• le non-respect des conditions de travail : prestation de travail malgré des conditions de travail dangereuses, non-respect de la réglementation santé-sécurité (interdiction de fumer par exemple).

Etape  4 -  Calculer la durée du préavis 

En principe, un salarié qui démissionne a l'obligation d'accomplir un préavis. Ce préavis débute lorsque vous recevez la démission (par écrit ou verbalement).

La durée du préavis est définie :

• soit par la loi (pour les femmes enceintes, les VRP ou journalistes, par exemple) ;
• soit par la convention collective ;
• ou,à défaut, par les usages pratiqués dans la profession.

En cas de dispense, deux cas sont à distinguer :

• si c'est vous qui ne souhaitez pas que le salarié accomplisse son préavis, vous devrez lui verser une indemnité compensatrice de préavis égale au salaire qu'il aurait perçu s'il était venu travailler pendant cette période ;
• si c'est le salarié qui vous demande de le dispenser de son préavis, vous êtes libre d'accepter ou de refuser. Si vous acceptez, il ne percevra pas l'indemnité compensatrice de préavis.

La durée du préavis peut également être réduite s'il y a accord entre les deux parties. 

Enfin, sont dispensés automatiquement de préavis :

• les salariées en état de grossesse apparente ;
• les salariées en congé maternité, à condition qu'elles en informent l'employeur au plus tard 15 jours avant la fin du congé maternité ;
• les salariés qui viennent d'être pères, dans les 2 mois qui suivent la naissance, s'ils en informent l'employeur au plus tard 1 mois et demi après l'événement ;
• les salariés en fin de congé pour création d'entreprise.

Pour plus de détails sur le préavis, se reporter à la rubrique « Fiches associées ».

Etape  5 -  Accorder les heures pour recherche d'emploi 

Si le salarié vous demande l'autorisation de s'absenter pour se consacrer à la recherche d'un nouvel emploi, vérifiez tout d'abord ce que prévoient votre convention collective, les usages ou le contrat de travail. Si cette possibilité est expressément prévue, vous devrez permettre à votre salarié de s'absenter et, si la convention collective le prévoit,  maintenir son salaire.

Le maintien de la rémunération pendant ces heures entraîne également celui des avantages en nature, y compris les titres-restaurant dont bénéficie éventuellement le salarié.

Etape  6 -  Accomplir les formalités de fin de contrat 

À l'issue de son contrat de travail, vous devrez verser au salarié démissionnaire les sommes suivantes :

• salaire ;
• congés payés non pris ;
• indemnité de préavis (si vous avez refusé que votre salarié accomplisse son préavis) ;
• prime de 13e mois, si elle existe dans l'entreprise ;
• contrepartie financière de la clause de non-concurrence si elle était prévue au contrat.

Vous devrez également lui remettre :

• une attestation Pôle emploi (dont vous devrez transmettre un exemplaire directement à Pôle emploi) ; elle doit être délivrée quelle que soit la cause de la rupture du contrat ;
• un certificat de travail ; 
• un reçu pour solde de tout compte (dont la remise est obligatoire quel que soit le motif de rupture du contrat, y compris la démission) ;
• les documents relatifs à la portabilité de la prévoyance et des frais de santé ;
• le récapitulatif de l'épargne salariale.

Enfin, n'oubliez pas de mentionner le départ du salarié démissionnaire sur le registre du personnel.