Etape
1 -
Opter pour une convention de forfait en heures sur la semaine ou le mois
Lorsque l'horaire de travail comporte l'accomplissement régulier d'heures supplémentaires, vous pouvez conclure avec un salarié une convention individuelle de forfait en heures sur la semaine ou le mois incluant un nombre déterminé d'heures supplémentaires.
Ce type de convention peut être conclu avec tout salarié, quelles que soient sa catégorie professionnelle et sa classification.
Conditions de validité
Pour être valable, la convention de forfait doit répondre à trois conditions cumulatives :
- l'accord du salarié : le Code du travail exige que la convention de forfait soit établie par écrit. Elle ne peut pas résulter de la seule mention du forfait sur le bulletin de paie. La convention de forfait en heures sur la semaine ou le mois ne nécessite pas l'intervention d'une convention ou d'un accord collectif.
Même si le principe en est posé par la convention collective, le paiement des heures supplémentaires selon un forfait ne peut résulter que d'un accord particulier entre vous et un salarié ; - la définition d'une rémunération forfaitaire : soit pour un nombre déterminé d'heures supplémentaires, soit pour une durée de travail supérieure à la durée légale. L'avantage est que le forfait détermine ainsi un salaire global destiné à rémunérer les heures de travail effectuées en précisant explicitement le nombre d'heures comprises dans ce forfait.
La seule fixation d'une rémunération forfaitaire, sans que soit déterminé le nombre d'heures supplémentaires inclus dans cette rémunération, ne permet pas de caractériser une convention de forfait. De même, la seule référence à l'horaire collectif de l'entreprise ne suffit pas à la détermination du nombre d'heures comprises dans la convention de forfait.
Il est admis toutefois que la référence, dans le contrat de travail, à un horaire de travail supérieur à la durée légale peut caractériser l'existence d'un forfait si le salarié a eu connaissance de cet horaire et si la rémunération perçue est au moins égale à celle qu'il aurait dû percevoir compte tenu des majorations pour heures supplémentaires ; - l'octroi d'une rémunération au moins égale à la rémunération minimale applicable dans l'entreprise pour le nombre d'heures correspondant à son forfait, augmentée des majorations pour heures supplémentaires.
Fonctionnement du forfait
Les salariés au forfait en heures sur la semaine ou le mois relèvent, en matière de durée du travail, des mêmes règles et du même contingent annuel d'heures supplémentaires que les autres salariés. Ils sont soumis à la journée de solidarité.
Seules les heures supplémentaires effectuées au-delà du forfait convenu doivent être rémunérées aux taux majorés en plus du forfait. La majoration est alors calculée sur la base du salaire contractuel.
Le taux horaire à prendre en compte pour le calcul de la rémunération des heures supplémentaires effectuées au-delà du forfait mensuel est le taux horaire contractuel de base à partir duquel a été calculée la rémunération forfaitisée.
Les primes versées en contrepartie directe du travail doivent être intégrées dans le calcul de ce taux horaire majoré pour heures supplémentaires (primes de productivité individuelle, primes de rendement, indemnités d'astreinte, primes d'insalubrité, de travail de nuit ou dimanche, etc.). En revanche, en sont exclues les primes qui ne sont pas liées au travail fourni par le salarié individuellement (primes d'ancienneté, de fin d'année, de 13e mois, primes de responsabilité, etc.).
Si le nombre d'heures réellement effectuées est inférieur au forfait, le salaire forfaitaire doit être versé tant que l'accord n'a pas été modifié.
Exemple
Soit un salarié embauché selon un salaire forfaitaire établi sur la base de 39 heures par semaine. S'il est amené à effectuer un horaire hebdomadaire supérieur à 39 heures, il doit bénéficier d'une majoration pour cette nouvelle série d'heures supplémentaires qui n'ont pas été intégrées à son salaire de départ. En revanche, même si l'horaire hebdomadaire tombe en dessous de 39 heures, le salarié restera rémunéré sur la base du salaire forfaitaire correspondant à l'horaire convenu de 39 heures.
L'existence d'une convention de forfait ne prive pas le salarié de son droit à contrepartie obligatoire en repos sur les heures supplémentaires réellement effectuées (ou à une indemnité équivalente s'il n'a pas pu bénéficier de ce repos du fait de son licenciement, une telle indemnité étant nécessairement exclue de la rémunération forfaitaire).
Bulletin de paie
Lorsque la rémunération du salarié est établie selon un forfait, la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire doivent figurer sur le bulletin de paie. Aucune formulation n'étant préconisée par les textes, il est par exemple possible d'indiquer « forfait hebdomadaire ...... heures » ou « forfait mensuel ...... heures ».
Etape
2 -
Choisir la convention de forfait sur l'année
La conclusion de conventions individuelles de forfait sur l'année, en heures ou en jours, doit être prévue par un accord collectif d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, par une convention ou un accord de branche.
Cet accord collectif préalable détermine les catégories de salariés susceptibles de conclure une telle convention, ainsi que la durée annuelle du travail à partir de laquelle le forfait est établi, et en fixe les caractéristiques principales.
Au niveau de la branche des transports routiers, le recours aux conventions de forfait n'est prévu que dans certains secteurs :
- transport de déménagement : possibilité de conclure des conventions de forfait en jours avec les cadres et des conventions de forfait en heures sur une base hebdomadaire, mensuelle ou annuelle (avec les commerciaux itinérants non cadres) ;
- transport routier de voyageurs (l'entreprise doit être adhérente à l'une des organisations patronales signataires de l'accord collectif du 18 avril 2002 relatif à l'ARTT des personnels des entreprises de transport routier de voyageurs) : possibilité de conclure des conventions de forfait en heures sur une base hebdomadaire, mensuelle ou annuelle ou en jours avec les cadres autonomes dont la durée du temps de travail ne peut pas être prédéterminée du fait de la nature de leurs fonctions, qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps. Toutefois, cette stipulation de l'accord du 18 avril 2002 ayant été exclue de l'extension car contraire au Code du travail, il est conseillé d'en sécuriser l'application en concluant un accord collectif de groupe, d'entreprise ou d'établissement ;
- les autres secteurs (transport de marchandise, transport sanitaire, transport de fonds) doivent impérativement conclure un accord collectif de groupe, d'entreprise ou d'établissement pour pouvoir mettre en place des conventions de forfait annuel en heures ou en jours.
Attention
Le Code des transports interdit de conclure de conventions de forfait en heures (ou en jours) sur l'année avec des salariés appartenant au personnel roulant. Seul le personnel sédentaire peut être concerné sous réserve de remplir les conditions exposées ci-après.
Forfait annuel en heures
Mise en place
Sous réserve d'être prévue par convention ou accord collectif, la conclusion d'une convention individuelle de forfait en heures sur l'année est possible :
- avec les cadres dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auxquels ils sont intégrés ;
- avec les salariés qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Il appartient à l'accord collectif de fixer, au regard des critères énoncés ci-dessus, les catégories de travail à partir de laquelle le forfait est établi.
Dans tous les cas, l'application du forfait suppose la conclusion, avec chaque salarié concerné, d'une convention individuelle de forfait, laquelle requiert l'accord du salarié et doit être passée par écrit.
La convention individuelle de forfait doit fixer la durée annuelle de travail et la rémunération correspondante.
Le seul fait de fixer dans le contrat de travail une rémunération forfaitaire, sans que soit déterminé le nombre d'heures supplémentaires inclus dans cette rémunération, ne permet pas de caractériser une convention de forfait.
Lorsqu'il déroge aux règles de calcul de droit commun de la durée du travail et aux conditions d'éligibilité du forfait en heures, l'accord collectif d'entreprise doit être au moins aussi favorable qu'un décompte de la durée du travail selon les règles de droit commun.
Rémunération
La rémunération du salarié ayant conclu une convention de forfait en heures est au moins égale à la rémunération minimale applicable dans l'entreprise pour le nombre d'heures correspondant à son forfait, augmentée des majorations pour heures supplémentaires.
La rémunération des heures supplémentaires effectuées dans le cadre du forfait ouvre droit aux allégements de cotisations sociales et à l'exonération d'impôt sur le revenu.
Durée du travail
Les conventions de forfait en heures sur l'année doivent être établies dans la limite de la durée annuelle de travail fixée par l'accord collectif.
Aucune limite n'est fixée par la loi, mais la durée retenue devra en tout état de cause respecter les durées maximales quotidienne et hebdomadaire.
Les salariés au forfait annuel en heures sont exclus du champ d'application du contingent annuel d'heures supplémentaires et, par voie de conséquence, de la contrepartie obligatoire en repos.
Ils sont soumis à la journée de solidarité. Pour tenir compte de cette journée, les forfaits annuels en heures fixés par les conventions et les accords collectifs ainsi que les clauses des contrats de travail conclus antérieurement au 1er juillet 2004 sont automatiquement majorés d'une durée de 7 heures par an. Cette majoration est sans incidence sur le montant de la rémunération des salariés concernés.
Forfait annuel en jours
Mise en place
Sous réserve d'être prévue par une convention ou un accord collectif, la conclusion de convention individuelle de forfait en jours sur l'année est possible :
- avec les cadres dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auxquels ils sont intégrés ;
- avec les salariés qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
L'accord collectif doit fixer, au regard des critères énoncés ci-dessus, les catégories de salariés susceptibles de bénéficier des conventions individuelles de forfait en jours sur l'année et la durée annuelle de travail à partir de laquelle le forfait est établi.
Attention, le fait que le salarié ne soit pas soumis à un horaire collectif de travail en raison de la taille ou du nombre de salariés dans l'entreprise, ne signifie pas pour autant qu'il dispose pour autant d'une réelle autonomie dans l'organisation de son travail lui permettant de conclure une convention de forfait-jours.
Dans tous les cas, l'application du forfait suppose la conclusion, avec chaque salarié concerné, d'une convention individuelle de forfait, laquelle requiert l'accord du salarié et doit être passée par écrit.
La convention individuelle de forfait doit fixer le nombre de jours travaillés dans l'année et la rémunération correspondante.
Notez-le
La convention de forfait en jours n'est toutefois pas compatible avec la qualité de cadre dirigeant au sens de l'article L. 3111-2 du Code du travail.
Fonctionnement du forfait
La particularité du forfait annuel en jours est de ne comporter aucune référence horaire.
Les salariés sous convention de forfait annuel en jours ne sont pas concernés par la durée légale hebdomadaire du travail et sont exclus des dispositions relatives aux heures supplémentaires (majorations, contingent annuel, contrepartie obligatoire en repos) et aux durées maximales quotidiennes et hebdomadaires du travail.
Ils bénéficient, en revanche, du repos quotidien et du repos hebdomadaire. Ils sont assujettis à la journée de solidarité.
La convention ou l'accord collectif fixe le nombre de jours travaillés. Ce nombre ne peut pas dépasser 218 jours, journée de solidarité comprise.
La durée de travail des salariés au forfait en jours est décomptée chaque année par récapitulation du nombre de journées ou demi-journées travaillées par chacun d'eux.
Rémunération
La rémunération stipulée dans la convention de forfait est fixée librement par les parties, sans nécessité, du fait de l'absence de référence horaire, de comparer son montant avec l'application des dispositions relatives aux majorations pour heures supplémentaires.
Renonciation à des jours de repos
Le salarié au forfait annuel en jours peut, s'il le souhaite, en accord avec l'employeur, renoncer à une partie de ses jours de repos contre rémunération, dans les conditions suivantes :
- l'accord individuel entre le salarié et l'employeur est établi par écrit ;
- le nombre de jours travaillés dans l'année ne peut pas excéder un nombre maximal fixé par l'accord collectif instituant le forfait. À défaut d'accord, ce nombre maximal est de 235 jours (ce nombre prend en compte un jour férié chômé, le 1er mai, 30 jours de congés payés et 2 jours de repos hebdomadaire). Un accord collectif peut aller au-delà de 235 jours, avec un plafond maximum de 282 jours. Ce nombre doit être compatible avec les règles de congés payés, de repos quotidien, de repos hebdomadaire et les jours fériés chômés dans l'entreprise ;
- la rémunération de ce temps de travail supplémentaire est affectée d'une majoration dont le taux ne peut pas être inférieur à 10 % et qui doit être déterminée par un avenant à la convention individuelle de forfait. La rémunération majorée des jours de travail effectués au-delà de 218 jours ouvre droit aux allégements de cotisations sociales.
Attention
Dans tous les cas, le nombre maximal de jours travaillés doit être compatible avec les dispositions relatives au repos quotidien, au repos hebdomadaire, aux jours fériés chômés dans l'entreprise et aux congés payés. Ainsi, par exemple, si des jours fériés sont chômés dans l'entreprise en vertu de dispositions conventionnelles ou d'un usage, le plafond de 235 jours applicable en l'absence d'accord collectif doit être relevé en conséquence. De même, les jours de congés supplémentaires pour ancienneté octroyés aux salariés en convention de forfait jours par un usage doivent être déduits du forfait de jours travaillés.
En l'absence d'écrit relatif à la renonciation à des jours de repos en contrepartie d'une majoration de salaire, les juges peuvent reconnaître un accord implicite lorsque le salarié dépasse le nombre de jours prévu par sa convention de forfait en jours sans que l'employeur ne mette rien en oeuvre pour éviter la surcharge de travail. Les juges fixeront alors le montant des salaires majorés dus à ce titre au salarié.
Dispositions spécifiques au transport de déménagement
Les cadres disposant d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés peuvent conclure des conventions individuelles de forfait, de 215 jours travaillés au maximum par année civile (journée de solidarité comprise) pour une année complète de travail et un droit intégral à congés payés.
Le nombre de jours de repos est alors déterminé en fonction du nombre de jours travaillés sur l'année, du nombre de jours de repos hebdomadaire, des jours fériés chômés (tombant entre le lundi et le vendredi), des jours de congés légaux et conventionnels.
Le salarié peut renoncer à ses jours de repos dans la limite de 10 jours maximum par an.
Dans ce cas, ces jours de travail supplémentaires seront assortis d'un taux de majoration de 10 % lorsque le salarié est à l'origine de la monétisation ou de 25 % lorsque l'employeur est à l'origine de la monétisation.
Etape
3 -
Assurer le suivi des salariés au forfait
Vous avez l'obligation d'organiser un entretien annuel avec chaque salarié sous convention de forfait en jours sur l'année. Cet entretien porte notamment sur :
- la charge de travail du salarié ;
- l'organisation du travail dans l'entreprise ;
- l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ;
- la rémunération.
Vous devez vous référer aux dispositions de votre accord d'entreprise, de groupe ou d'établissement qui fixe les modalités de suivi des salariés au forfait.
Cet accord doit prévoir des garanties suffisantes pour assurer le suivi effectif et régulier de la charge de travail des salariés en forfait jours : ainsi, il ne peut se borner à prévoir que le salarié doit exprimer ses difficultés en cas de surcharge de travail et alerter son employeur en utilisant la messagerie personnelle ou une lettre recommandée, ni se contenter d'indiquer qu'un outil de planification sera mis en place ou même de déclencher un entretien avec le supérieur hiérarchique en cas de difficulté liée à l'organisation du travail.
Dispositions spécifiques au transport de déménagement
L'avenant du 15 mai 2019 prévoit un certain nombre d'obligations en matière de suivi de la charge de travail des salariés en forfait en jours :
- obligation d'établir un document récapitulatif mensuel et contradictoire faisant apparaître le nombre, les dates, le positionnement et la qualification des jours de repos, c'est-à-dire repos hebdomadaires ou congés payés ou jours RTT (ou jours de repos supplémentaires) ;
- obligation d'organiser plusieurs entretiens périodiques dans l'année et un entretien annuel entre l'employeur et le salarié portant sur la charge de travail du salarié, l'organisation du travail dans l'entreprise, l'articulation entre activité professionnelle et vie personnelle et la rémunération ;
- obligation de déconnexion des outils de communication à distance.
De manière générale, le contrôle du suivi de la charge de travail des salariés doit être effectif et assuré par des dispositions spécifiques propres que vous devez mettre en place, comme par exemple :
- l'établissement d'un document de contrôle avec le nombre et la date des journées travaillées, que le salarié va renseigner ;
- la vérification de la charge de travail et de sa comptabilité avec le respect des temps de repos quotidiens et hebdomadaires ;
- l'organisation d'un entretien annuel avec le salarié pour évoquer sa charge de travail, l'organisation de son travail, l'articulation entre activité professionnelle et vie personnelle, sa rémunération.
Le système de contrôle que vous organisez ne doit pas reposer exclusivement sur l'engagement du salarié de veiller lui-même au respect des temps de repos.
Lorsque les dispositions que vous mettez en place ne vous permettent pas d'instituer un suivi effectif et régulier et de remédier en temps utile à une charge de travail éventuellement incompatible avec une durée raisonnable de travail, la convention de forfait doit être annulée.