Etape  2 -  Définir les jours de RTT, objet du calcul

En pratique, le jour RTT qui doit être calculé correspond à la « récupération » des heures de travail réellement effectuées par le salarié, chaque semaine, au-delà de 35 heures, et dans la limite de l'horaire collectif maintenu (maximum 39 heures).
En principe, les salariés travaillant à temps partiel ne sont donc pas concernés par les jours RTT.

Les heures ainsi acquises sont mises dans un compteur et dès que le salarié a acquis 7 heures, il pourra bénéficier d'une journée de « récupération », dite journée RTT.

Le décompte peut également se faire par demi-journée lorsque la convention collective des transports routiers le permet (voir le tableau récapitulatif des dispositifs d'attribution de JRTT prévus dans les transports routiers dans la rubrique « Outils à télécharger »).

Etape  3 -  Informer le salarié

Pour le salarié, il peut être utile d'avoir une vision d'ensemble, sur l'année, du nombre de JRTT auxquels il pourra bénéficier. Pour ce faire, il est possible de faire un calcul prévisionnel à titre indicatif.

Décompter le temps de travail prévisionnel et le droit à JRTT en découlant

Pour faire un décompte prévisionnel, qui ne devra avoir que valeur indicative, on peut procéder comme suit :

Pour octroyer des jours RTT, le planning de travail est maintenu sur 36, 37, 38 ou 39 heures par semaine, mais l'horaire collectif (la durée du travail en vigueur dans l'entreprise) passe, lui, à 35 heures par semaine.

Donc, chaque semaine, les heures de travail effectuées au-delà de la durée collective en application du planning génèrent des heures qui sont mises dans un compteur et qui seront compensées par des temps de « récupération » (JRTT).

Pour calculer de manière indicative, on peut procéder comme suit :

• pour un horaire d'ouverture maintenu à 39 heures : (227 jours/5 jours travaillés semaine) x 39 heures = 1770,60 heures ;
• pour la durée collective de 35 heures : la loi fixe la durée du travail à 1.607 heures.

Le nombre de jours RTT peut donc être estimé, à titre indicatif, à la différence entre ces deux nombres d'heures soit 163,60 heures, correspondant à 23,5 jours RTT (163,60/7).

Préparer un planning prévisionnel

Une fois le nombre de jours prévisionnels déterminé, il convient de prévoir un planning sur l'année à venir où les JRTT fixés par l'employeur ou le salarié sont fixés, de manière prévisionnelle, permettant par là même d'avoir une vue d'ensemble sur la présence des collaborateurs pendant l'année et du nombre de jours d'absence que cela représente.

Etape  4 -  Décompter les JRTT

Si un décompte forfaitaire peut être envisagé, notamment quand l'accord collectif qui a mis en place ce type de décompte du temps de travail fixe un nombre précis de jours RTT, en principe, il convient de retenir le décompte des JRTT au réel. C'est le cas notamment pour le transport de déménagement et le transport sanitaire qui fixe un forfait de 22 jours RTT pour une réduction du temps de travail de 39 heures à 35 heures.

Cette méthode évite les discussions ultérieures sur d'éventuels rappels de salaires quand le nombre de jours RTT octroyés forfaitairement est finalement inférieur aux nombres de JRTT qui auraient été dus si le décompte au réel avait été de mise.

Méthode

En pratique, le nombre de JRTT dépend directement du nombre d'heures acquises, c'est-à-dire du nombre d'heures réellement effectuées au-delà de 35 heures dans la limite de la durée collective.

Il convient donc d'établir un document de décompte du temps de travail, jour après jour, permettant au bout de chaque semaine civile, cadre juridique de décompte des heures supplémentaires, de savoir le nombre d'heures réalisées en sus de 35 heures (qui rentreront dans le compteur JRTT) ou en deçà de 35 heures (qui sortiront du compteur JRTT en cas de prise d'une journée ou demi-journée de RTT).

Le salarié ne pouvant prendre des JRTT que quand il a acquis suffisamment d'heures RTT pour ce faire, c'est en fonction de son travail réel et effectif que le nombre de JRTT sera déterminé dans l'année de référence.

Réajustement du planning prévisionnel en fonction de droits réellement acquis

Après avoir calculé le nombre de JRTT auxquels le salarié a réellement droit, le planning indicatif devra être réajusté pour, en fin de période de référence, faire apparaître le nombre de JRTT réellement pris.

Si l'on prend l'exemple d'une entreprise où le planning est resté à 39 heures à raison de 8 heures travaillées du lundi au jeudi et 7 heures le vendredi et que les JRTT sont pris systématiquement les vendredis :

• semaine 1 : temps travaillé = 39 heures ;
• semaine 2 : temps travaillé = 32 heures (lundi au jeudi 8 heures) et JRTT le vendredi.

Si l'on répète ce schéma tout au long de l'année, la personne a certes eu ses 24 JRTT mais, toutes les deux semaines elle a fait une heure supplémentaire (39 + 32 = 71 au lieu de 35 + 35 = 70), soit 26 heures sur l'année qui n'ont pas été compensées et donc qui devront soit être payées en heures supplémentaires, soit compensées sous forme de JRTT avant la fin de la période de référence (soit au minimum 3 JRTT supplémentaires).

Vont également interférer dans le décompte les jours fériés, les congés payés, les maladies, etc.

Le décompte au réel permettra alors d'adapter le nombre de JRTT aux droits réellement acquis et soit de donner des JRTT supplémentaires pour compenser des heures faites en sus, soit d'en retirer si les heures n'ont pas été faites.