Cas  1 -  Calculer et indemniser les frais de transport ou de trajet domicile-lieu de travail

Le trajet domicile-lieu de travail, peut être effectué via un dispositif de transport en commun. Les frais du salarié sont alors qualifiés de frais de transport. Mais le salarié peut également opter pour l'utilisation de son véhicule personnel, notamment lorsque les transports collectifs ne permettent pas de réaliser le trajet dans un temps raisonnable.

Salariés utilisant leur véhicule personnel pour se rendre au siège social de l'entreprise

Vérifiez les conditions d'exonération

Si le salarié utilise son véhicule personnel pour se rendre au siège de l'entreprise, vous n'avez pas à l'indemniser, sauf si cette utilisation est faite par contrainte.

Les indemnités kilométriques versées dans ce cas sont exonérées de cotisations sociales sans avoir à justifier des dépenses réelles, dans les limites du barème fiscal.

Les indemnités kilométriques versées pour le trajet domicile-lieu de travail sont octroyées dans les mêmes conditions que celles pour l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles.

Vous pouvez prendre en charge les frais de carburant et d'alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène, sous forme d'une prime de transport, si l'utilisation du véhicule personnel est une nécessité absolue :

• soit en raison d'horaires particuliers de travail ;
• soit parce que la résidence est située dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier, ou service privé mis en place par l'employeur, ou hors périmètre d'un plan de mobilité obligatoire.

Pour les années 2022 et 2023, cette prime est exonérée dans les limites annuelles de 400 € par salarié pour les frais de carburant, et de 700 € pour les frais d'alimentation. Elle ne se cumule pas avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. En revanche, elle est cumulable avec les indemnités forfaitaires kilométriques et avec le forfait mobilités durables, dans la limite annuelle globale de 700 €.

Ces plafonds temporaires s'appliquent aux exonérations fiscales et sociales.

Portée du dispositif facultatif

Selon le principe d'égalité de traitement, vous devez appliquer le dispositif de prise en charge de façon identique à tous vos salariés remplissant les conditions définies pour en bénéficier.

À l'inverse, est exclu du dispositif le salarié auquel vous avez mis à disposition permanente un véhicule professionnel.

Les conditions de prise en charge de ces frais doivent être fixées obligatoirement :

• par accord conclu avec les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise ;
• ou, dans les autres cas, par décision unilatérale de l'employeur, après consultation des représentants du personnel.

Sont concernés par la prise en charge les frais de carburant, et les frais d'alimentation des véhicules électriques, des véhicules à hydrogène et des véhicules hybrides rechargeables.

L'employeur peut permettre également la recharge de ces véhicules sur le lieu de travail sans que cela soit considéré comme un avantage en nature.

L'employeur peut, s'il le souhaite, mettre des vélos à disposition de ses salariés pour leurs déplacements domicile-lieu de travail. Il peut alors déduire de l'impôt sur les sociétés (IS) les frais générés pour l'achat ou l'entretien de la flotte de vélos, dans la limite de 25 % des frais engagés.

Calculez le montant à rembourser

Le choix entre le forfait ou le réel vous appartient. La formule du forfait est plus avantageuse pour le salarié parce qu'elle prend en compte l'amortissement du véhicule. Elle est aussi plus simple d'utilisation pour l'entreprise en cas de déplacements importants.

Barème fiscal : il fixe le montant d'indemnités kilométriques, en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus sur l'année civile (voir « Modèles téléchargeables »). L'indemnité comprend les frais d'essence, de réparation et entretien du véhicule. Ce barème prévoit également le cas des trajets effectués en deux-roues.

Pour les salariés ayant un véhicule électrique, vous devez appliquer une majoration de 20 % sur le montant des frais de déplacement calculés en application des barèmes forfaitaires.

Frais réels : si vous remboursez les dépenses réelles, vous devez produire tous les justificatifs des frais engagés par le salarié pour ses trajets. Ces remboursements seront exclus de l'assiette sociale si vous apportez la preuve qu'il est obligé d'engager ces frais supplémentaires et qu'il a produit les justificatifs.

Procédez au paiement

Si vous appliquez le barème fiscal, votre remboursement est exonéré s'il ne dépasse pas les limites du barème. Au-delà, la fraction qui dépasse est également exonérée si vous pouvez justifier :

• du transport utilisé par le salarié ;
• de la distance séparant le domicile du lieu de travail ;
• de la puissance fiscale du véhicule ;
• du nombre de trajets effectués chaque mois ;
• du fait que le salarié ne transporte aucune personne de l'entreprise ayant les mêmes indemnités (attestation établie par le salarié).

Établissez donc tous les justificatifs et conservez une photocopie de la carte grise du salarié. Elle permet d'attester, en cas de contrôle, de la puissance du véhicule et donc du respect des limites d'exonération.

Vous pouvez rembourser, en plus des indemnités kilométriques, les éventuels frais de parking et de péage, en veillant à en garder les tickets. Ces frais seront exonérés sur la base du tarif le plus bas (abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel) si vous justifiez de l'absence de parking gratuit à proximité du lieu de travail.

Si vous avez choisi les frais réels, vous remboursez, sur justificatifs, les frais d'essence et de réparation du véhicule, ainsi que les surcoûts en matière d'assurance et les éventuels frais de parking et de péage.

Salariés prenant les transports en commun

Vous devez obligatoirement participer au coût des abonnements souscrits par vos salariés pour leur trajet résidence-lieu de travail à hauteur de 50 % (sur la base du tarif de seconde classe), que votre entreprise soit située en province ou dans la région parisienne. Cette obligation vaut pour les stagiaires, y compris pour les stages de moins de 2 mois.

Toute participation de l'entreprise au-delà de 50 % est facultative (sauf dispositions conventionnelles contraires) mais reste possible. La partie correspondant à la prise en charge obligatoire est exonérée. Au-delà, le montant total de l'avantage est exonéré dans la limite des frais réels du salarié.

L'obligation de prise en charge couvre les abonnements aux moyens de transport publics de personnes ainsi que les frais d'abonnement aux services publics de location de vélos.

Vous pouvez refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités relatives à ces déplacements domicile-travail d'un montant supérieur ou égal à la prise en charge obligatoire.

Concernant les salariés à temps partiel :

• pour ceux employés sur la base d'une durée de travail supérieure ou égale à la moitié de la durée légale, ou conventionnelle si celle-ci est inférieure, la prise en charge sera équivalente à celle d'un salarié à temps plein ;
• pour ceux employés sur la base d'une durée inférieure à la moitié de la durée légale ou conventionnelle du travail, la prise en charge sera faite sur le prorata de ses heures par rapport à la moitié d'un temps plein.

Ces modalités s'appliquent également aux salariés ayant plusieurs employeurs.

Les salariés sous forfait jours qui travaillent moins de 218 jours par an ouvrent droit à la prise en charge de leur titre de transport dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet.

Concernant la région parisienne, si le salarié prend un mois de vacances et que son pass Navigo couvre ce mois, vous n'êtes pas tenu de le rembourser. En revanche, s'il est en congé juste une semaine pendant ce même mois, vous rembourserez la totalité des 50 % du prix du titre de transport.

Pour les entreprises situées en province, pendant le mois au cours duquel le salarié est amené à prendre des congés, dès lors que le titre souscrit couvre au moins un trajet domicile-travail, il pourra bénéficier de la prise en charge, sans abattement pour les jours non travaillés.

S'il est en arrêt de travail pendant quelques jours et qu'il utilise un titre de transport hebdomadaire ou mensuel, vous devez le rembourser. Si le titre est pluri mensuel, vous êtes tenu d'effectuer le versement correspondant au mois du congé maladie.

Votre participation ne peut pas être proratisée en fonction des jours de présence du salarié dans l'entreprise. En d'autres termes, les jours de maladie ne sont pas pris en compte pour réduire votre participation, à condition bien sûr que le titre de transport ait été acheté par le salarié.

Si votre salarié entre et/ou sort en cours de mois, et n'est donc pas présent tout le mois, il peut également prétendre à la prise en charge de son abonnement, sans application d'un abattement au titre des jours non travaillés.

Les mêmes règles s'appliquent que votre entreprise soit située en province ou dans la région parisienne.

Lorsque le titre d'abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les nom et prénom du bénéficiaire, une attestation sur l'honneur en plus de la remise ou à défaut de la présentation du titre à l'employeur suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d'abonnement.

Votre entreprise est située dans une autre région que la résidence du salarié

Lorsque le salarié travaille dans une autre région que celle où il réside, votre participation à son abonnement est exonérée de cotisations à condition que l'éloignement résulte de circonstances liées à l'emploi ou à des contraintes familiales. En revanche, lorsqu'il travaille pour convenance personnelle dans une autre région, les frais pris en charge ne sont pas exonérés.

Mais que la situation résulte de convenances personnelles ou de contraintes, la prise en charge de l'employeur ne peut pas être refusée, ni limitée à la seule région du lieu de travail. Elle doit s'étendre aux deux régions concernées, même si la région de travail est l'Ile-de-France.

Procédez au paiement

Le versement de la prise en charge des titres se fera au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés et sera répercuté sur la feuille de paie. Les titres annuels font l'objet d'une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d'utilisation.

Vous devez conserver comme justificatifs :

• la copie du titre de transport ;
• l'attestation annuelle sur l'honneur du salarié, pour les 12 mois à venir, précisant son domicile et l'abonnement utilisé.

Si les titulaires d'abonnement annuel ne disposent pas d'une attestation nominative de versement, ils peuvent demander au transporteur une facture annuelle faisant apparaître les mêmes éléments faisant foi que ceux mentionnés pour les abonnements mensuels ou hebdomadaires.

Notez que le tarif du Pass Navigo en région parisienne augmente en principe une fois par an. Votre prise en charge augmente alors à la même date.

Salariés utilisant un service de mobilité partagée

L'employeur peut de manière facultative prendre en charge les frais de transport domicile-lieu de travail pour les déplacements effectués à l'aide de « services de mobilité partagée », qui sont :

• le cyclomoteur (L1e ou L2e), motocyclette (L3e ou L4e), cycle et cycle à pédalage assisté (propriété du salarié ou en location, sauf si pris en charge dans le cadre de l'abonnement aux services publics de location), et engins motorisés ou non accessibles sur la voie publique, à condition qu'ils soient équipés d'un moteur ou d'une assistance non thermique ;
• l'autopartage de véhicule à moteur à faibles émissions (électrique, hybride rechargeable ou hydrogène) ;
• le covoiturage (passager ou conducteur) ;
• le transport public de personne (sauf si pris en charge dans le cadre de l'abonnement aux transports publics) ;
• l'engin de déplacement personnel (motorisé ou non) en location ou en libre-service, ou, à partir du 1er janvier 2022, propriété du salarié.

Il peut s'agir de la prise en charge des frais de location ou des frais de covoiturage partagés, ou d'un forfait par kilomètre (chaque salarié aura donc un montant différent selon le nombre de kilomètres parcourus) ou par nombre de jours de pratique, ou encore une participation aux dépenses réelles d'achat (de vélo, d'antivol, de casque, etc.), de frais d'entretien, de réparation, d'abonnement à un stationnement sécurisé vélo.

Ce forfait a remplacé l'indemnité kilométrique vélo de 0,25 euro par kilomètre. Si vous versiez l'indemnité kilométrique vélo avant le 11 mai 2020, vous pouvez en poursuivre le paiement dans le respect des conditions posées pour le forfait « mobilités durables ». Cette indemnité est maintenue pour les déplacements professionnels (hors domicile-lieu de travail) non pris en charge par le forfait mobilités durables.

Ce forfait doit être ouvert à tous les salariés selon les mêmes modalités dès lors qu'ils remplissent les conditions requises.

Le plafond de l'allocation forfaitaire a été relevé à compter du 18 août 2022 de 600 à 800 euros par an et par salarié.

Elle est exonérée d'impôt sur le revenu et de cotisations sociales dans la limite de :

• 700 euros par personne et par an pour 2022 et 2023, dont 400 euros maximum de frais de carburant ;
• 800 euros en cas de cumul avec la prise en charge de l'abonnement transports en commun.

Le montant et les modalités de prise en charge sont en principe déterminés par accord d'entreprise, à défaut, de branche et, à défaut, par décision unilatérale de l'employeur, après consultation du CSE.

Salarié à temps partiel

Les salariés à temps partiel, employés pour un nombre d'heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire (ou conventionnelle, si inférieure), bénéficient d'une prise en charge équivalente à celle des salariés à temps complet.

Ceux ayant un nombre d'heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet bénéficient d'une prise en charge à due proportion du nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

Paiement

Le versement du forfait mobilité peut être effectué une fois par an, ou de manière lissée sur l'année. Il peut prendre la forme d'un « titre-mobilité » dématérialisé et prépayé.

Afin de bénéficier des exonérations, vous devez demander aux salariés concernés, chaque année :

• un justificatif de paiement ;
• ou une attestation sur l'honneur relative à l'utilisation effective d'un ou plusieurs des moyens de déplacement éligibles au dispositif.