Etape  2 -  Savoir évaluer les avantages en nature

Pour être intégré dans l'assiette sociale, l'avantage doit être chiffré. L'évaluation se fait :

• en règle générale, pour sa valeur réelle, sur la base de l'économie réalisée par le salarié ;
• éventuellement, dans un souci de simplification, sur un montant forfaitaire (concerne la nourriture, le logement, le véhicule et les outils issus des nouvelles technologies : ordinateur, portable, etc.).

Évaluation au réel

Pour les avantages pouvant être chiffrés soit au réel soit au forfait (logement, véhicule et outils issus des nouvelles technologies), la valeur réelle peut être inférieure à l'évaluation forfaitaire, à condition de produire des justificatifs.

En cas de participation financière du salarié, il faut retenir la valeur de l'avantage figurant en haut de la fiche de paie (rémunération brute imposable), et en déduire la participation du salarié. Vous obtenez le montant à intégrer dans l'assiette des cotisations.

Évaluation forfaitaire

Les forfaits sont des évaluations minimales pouvant être remplacées par des forfaits conventionnels ou même par accord entre le salarié et vous (dans ce dernier cas, les montants doivent être supérieurs au forfait).

Détail par type d'avantage

Nourriture

Si vous fournissez la nourriture, l'avantage est toujours évalué par forfait : pour 2023, 5,20 euros par repas, soit 10,40 euros par jour (pour deux repas).

En cas de participation du salarié au repas pris à la cantine ou au restaurant d'entreprise :

• si elle est inférieure à la moitié du forfait, il faut réintégrer la différence ;
• si elle est supérieure ou égale à la moitié du forfait, l'avantage est « négligé » (reportez-vous à l'Étape 3).

Logement

Si vous fournissez le logement à un salarié, possibilité d'évaluation forfaitaire mensuelle selon un barème intégrant les accessoires (eau, gaz, électricité, chauffage, garage), ou estimation d'après la valeur locative.

En revanche, si le salarié exerçant des fonctions à caractère itinérant ne dispose pas de bureau au sein de l'entreprise et consacre une pièce de son logement pour accomplir des tâches administratives et stocker son matériel, il peut prétendre à une indemnité pour l'occupation professionnelle de son domicile.

Véhicule

L'utilisation privée d'un véhicule mis à disposition du salarié de façon permanente est un avantage en nature, évalué par forfait annuel ou au réel.

Outils issus des nouvelles technologies (NTIC)

L'usage privé de la téléphonie mobile, d'un ordinateur, d'Internet, mis à disposition du salarié de façon permanente, est un avantage en nature évalué au réel ou par forfait annuel (10 % du prix d'achat ou de l'abonnement TTC).

Autres avantages

Les chèques-cadeaux, voyages, etc. sont déterminés dans tous les cas d'après leur valeur réelle (voir la rubrique « Les fiches associées »).

Etape  3 -  Intégrer ou non les avantages en nature dans l'assiette des cotisations sociales

L'avantage en nature doit être intégré dans l'assiette des cotisations sociales. Toutefois, il peut être négligé, c'est-à-dire exonéré des charges sociales :

• lorsque son montant est faible ;
• ou lorsque son usage (pour les véhicules et outils NTIC) est uniquement professionnel.

Faible montant

Nourriture

L'avantage peut être négligé si la participation du salarié est au moins égale à la moitié du forfait (soit à la moitié de 5,20 euros pour 2023) (reportez-vous au tableau à l'Étape 2).

Concernant votre participation à l'acquisition du titre-restaurant, elle est négligée si elle est comprise entre 50 % et 60 % de la valeur du titre et inférieure, au 1er janvier 2023, à 6,50 euros.

Logement

L'avantage, éventuellement diminué du loyer versé par le salarié, est négligé s'il est inférieur au barème forfaitaire pour une pièce (75,40 euros par mois pour 2023).

Fourniture de produits et services de l'entreprise à des conditions préférentielles

Elle ne constitue pas un avantage en nature dès lors que les réductions de tarifs ne dépassent pas 30 % du prix de vente public normal TTC (pratiqué sur le même produit ou service pour vos clients).

Revente aux salariés de produits non alimentaires invendus
Depuis le 1er janvier 2021, la réduction de prix accordée non soumise à charges sociales peut aller jusqu'à 50 %.

Les produits dont la fin de mise à disposition a été ordonnée par une autorité publique ne sont pas considérés comme des produits invendus.

Cadeaux aux salariés à l'occasion d'un événement

L'avantage est négligé lorsque leur valeur n'est pas exagérée par rapport à l'événement (mariage, naissance, etc.). Inversement, si elle est hors de proportion avec l'événement, la valeur d'acquisition du cadeau doit être réintégrée.

Pour ne pas être soumis à cotisations sociales, les cadeaux et bons d'achat ne doivent pas en principe excéder 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.

Utilisation seulement professionnelle

Véhicule

Pas d'avantage à ce titre si le véhicule est utilisé pour les seuls trajets domicile-lieu de travail (et entre lieux de travail) et si vous apportez la preuve que :  

• il est nécessaire à l'activité professionnelle ;
• il ne peut pas être utilisé à des fins personnelles (l'interdiction d'utilisation privée ou l'obligation de restitution au cours des week-ends et des congés doit être indiquée par écrit) ;
• le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun, en raison de conditions ou d'horaires de travail particuliers.

La Cour de cassation peut estimer que la prise en charge par l'entreprise des déplacements domicile-lieu de travail du salarié est un avantage en nature.

Outils NTIC

L'avantage est négligé :

• si un document écrit de l'entreprise mentionne qu'ils sont destinés à l'usage professionnel ;
• si leur utilisation par le salarié découle d'obligations professionnelles (nécessité d'être joint à tout moment, etc.) ;
• si leur utilisation pour les besoins privés du salarié reste raisonnable (courtes durées d'appel au domicile, brèves consultations de serveurs pratiques Internet, etc.).