Etape
1 -
Fournir une voiture de fonction à un salarié de façon permanente
Si le salarié fait un usage professionnel et personnel de la voiture de fonction, et s'il n'est pas tenu de le restituer pendant les fins de semaine et les congés, l'utilisation personnelle est un avantage en nature que vous devez évaluer et intégrer dans l'assiette des cotisations sociales.
Vous pouvez opter pour une évaluation au réel ou au forfait
Vous pouvez évaluer l'avantage :
- soit à partir des dépenses réelles telles qu'elles ressortent de la comptabilité ;
- soit sur la base d'un forfait annuel estimé en pourcentage du coût d'achat ou du coût global annuel de la location, de l'entretien et de l'assurance.
Si plusieurs de vos salariés bénéficient d'un véhicule, il vous est tout à fait possible de retenir un mode d'évaluation (réel ou forfait) différent suivant les salariés. À vous d'effectuer vos calculs en fonction des déplacements moyens des salariés concernés, de comparer les deux formules et de choisir celle qui vous coûtera le moins cher. En pratique, la majorité des entreprises utilisent l'évaluation au forfait car elle est moins contraignante.
Vous pouvez modifier le mode d'évaluation chaque année, pour tous les salariés bénéficiaires ou certains d'entre eux.
Attention
Dans les deux cas, vous devrez apporter les preuves (carnets de bord, de visite ou de rendez-vous) permettant :
- de dissocier le kilométrage privé et professionnel ;
- de déterminer la consommation de carburant à titre privé à la charge du salarié (en imposant un plein à la charge de l'entreprise le vendredi soir et un plein à la charge du salarié le lundi matin, ou en intégrant dans l'avantage en nature, sur la base des factures, le carburant consommé à titre personnel calculé au prorata du kilométrage total effectué).
Soyez vigilant car si vous ne pouvez pas apporter ces preuves vous devrez appliquer les forfaits.
Vous avez choisi l'évaluation au réel
Véhicule acheté
L'évaluation, effectuée sur les dépenses réelles, comprend :
- l'amortissement de l'achat TTC sur 5 ans à hauteur de 20 % par an (10 % s'il a plus de 5 ans) ;
- l'assurance et les frais d'entretien courants TTC : vidange, révisions, etc. (sauf franchises et frais de remise en état suite à un sinistre) ;
- les frais de carburant utilisés pour l'usage privé et payés par l'entreprise.
Le résultat est proratisé en fonction du kilométrage personnel par le kilométrage total.
Si le salarié paie le carburant : (10 % ou 20 % du coût d'achat + coût d'assurance + coût entretien) × (nombre de km parcourus à titre privé/total km parcourus sur la période).
Si l'entreprise paie le carburant : (10 % ou 20 % du coût d'achat + coût d'assurance + coût entretien + frais réels de carburant) × (nombre de kms à titre privé/total kms sur la période).
Exemple
Un véhicule valeur catalogue : 23 250 euros, coût achat 19 275 euros suite à remise.
Coût annuel entretien : 500 euros.
Pneus : 150 euros.
Assurance : 1600 euros.
Kilométrage total: 30 000 ; kilométrage personnel: 6000.
Carburant annuel payé par l'entreprise : 3000 euros.
Calcul de l'avantage: (19 275 € x 20 %) + 500 € + 150 € + 1600 € + 3000 € = 9105 €.
Proratisé en fonction du rapport km privés/total km : 9105 x (6000/30 000) = 1821 €.
Véhicule loué ou en crédit-bail
La méthode est la même que pour l'évaluation au réel, mais l'amortissement est remplacé par le coût de la location annuelle TTC.
Si le salarié paie le carburant : (coût annuel location TTC + assurance + entretien) × (Km parcourus à titre privé/total kms).
Si l'entreprise paie le carburant : (coût annuel location + assurance + entretien + frais réels carburant) × (km privés/total km).
Exemple
Valeur : 23 250 euros ; location annuelle : 5520 euros (entretien, pneus et assurance).
Kilométrage total : 30 000 ; kilométrage personnel : 6000.
Carburant annuel payé par l'entreprise : 3000 euros.
Calcul de l'avantage en nature, en fonction du rapport kilométrage privé/kilométrage total :
(5520 € + 3000 €) x (6000/30 000) = 1704 €.
Vous avez choisi l'évaluation forfaitaire
Véhicule acheté
Lorsque le salarié utilise le véhicule en permanence et paie ses frais de carburant, l'évaluation de l'avantage se fait sur la base de 9 % du coût d'achat du véhicule TTC si le véhicule a 5 ans ou moins (6 % si plus de 5 ans).
Si l'entreprise paie le carburant, l'évaluation va se faire :
- soit au forfait mixte de 9 % (ou 6 % si plus de 5 ans) + dépenses réelles de carburant (pour l'usage privé et professionnel) proratisées en fonction du rapport kilométrage privé/kilométrage total ;
- soit au forfait intégral de 12 % du coût d'achat du véhicule (9 % si plus de 5 ans).
Exemple
Achat 19 275 euros (valeur catalogue : 23 250 euros).
Coût annuel d'entretien : 500 euros.
Pneus : 150 euros.
Assurance : 1600 euros.
Kilométrage total : 30 000 ; kilométrage privé : 6000.
Carburant annuel payé par l'entreprise : 3000 euros ; véhicule de moins de 5 ans.
Forfait intégral (carburant compris) : 19 275 € x 12 % = 2313 €.
Forfait mixte : 9 % du coût d'achat (1734,75 €) + frais de carburant (3000 € x 6000/30 000 = 600 €) = 2334,75 €.
Que l'évaluation de l'avantage en nature soit au réel ou au forfait, si vous achetez le véhicule à l'issue de la location, doit être prise en compte la valeur d'achat réglée par le loueur ou le crédit bailleur, hors le dépôt de garantie.
Véhicule loué ou en location avec option d'achat
Lorsque le salarié paie les frais de carburant : l'évaluation résultant de l'usage privé est effectuée sur la base de 30 % du coût annuel TTC (calculé d'après factures) comprenant la location, l'entretien et l'assurance.
Lorsque l'entreprise paie le carburant, l'évaluation se fait :
- soit au forfait mixte de 30 % + dépenses réelles de carburant pour l'usage privé et professionnel proratisées ;
- soit au forfait intégral de 40 % du coût annuel TTC (location, entretien, assurance et carburant).
Attention
Pour ne pas pénaliser les salariés devant effectuer un très fort kilométrage professionnel, l'avantage est plafonné au montant qui aurait été obtenu si vous aviez acheté le véhicule.
Exemple
Coût annuel location : 5520 euros (entretien, pneus et assurance).
Kilométrage total : 30 000 ; kilométrage personnel : 6000.
Carburant annuel payé : 3000 euros ; véhicule de moins de 5 ans.
Forfait intégral (carburant compris) : 40 % du coût annuel location + carburant = (5520 € + 3000 €) x 40 % = 3408 € plafonné au montant du forfait calculé dans le cas d'un véhicule acheté (carburant compris), soit 12 % du prix d'achat TTC net de la remise, soit 2313 €.
Forfait mixte : 30% du coût global (3520 x 30 %) = 1656 €.
Montant à retenir, car il est inférieur au plafond (9 % du prix d'achat TTC, soit 1734,75 €).
Ajouter les frais de carburant proratisés : 3000 € x (6000/30 000) = 600 €.
Attention
Si vous mettez à disposition du salarié un véhicule au titre d'un prêt accordé dans le cadre d'un partenariat commercial, l'évaluation de l'avantage en nature est basée sur le prix TTC conseillé par le constructeur pour la vente du véhicule au jour du prêt.
Dispositions spécifiques aux véhicules électriques
Pour un véhicule exclusivement électrique mis à disposition entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2024, l'avantage en nature est évalué après abattement de 50 % dans la limite de 1800 euros par an, sans tenir compte des frais de recharge électrique engagés par l'employeur.
En cas de mise à disposition permanente d'un véhicule électrique loué, l'avantage en nature est évalué sur la base de 30 % du coût global annuel (comprenant la location, l'entretien et l'assurance du véhicule, à l'exclusion des frais d'électricité).
De plus, si vous mettez à la disposition de vos salariés, durant cette même période, une borne de recharge sur le lieu de travail, l'avantage en nature de son utilisation pour un usage privé est négligé, y compris si le véhicule appartient au salarié.
Si la borne de recharge est installée en dehors du lieu de travail, l'avantage en nature lié aux frais relatifs à son achat et à son installation est négligé si elle est restituée à la fin du contrat de travail. Si elle n'est pas restituée, l'avantage est exclu de l'assiette sociale dans la limite de 50 % des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager, dans la limite de 1000 euros (75 % et 1500 euros si la borne a plus de 5 ans).
En cas de prise en charge par l'employeur des autres frais liés à l'utilisation de la borne (maintenance, surcoût de l'abonnement au fournisseur d'électricité, coût de la location de la borne ou d'un abonnement y donnant accès), cette prise en charge est exclue de l'assiette sociale dans la limite de 50 % des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager.
Convention collective "Transports routiers"(n° de brochure 3085)Pas de dispositions particulières