Etape  2 -  Analyser le savoir-faire individuel

Pour pouvoir cibler les actions de formation à mettre en place, vous devez déterminer et analyser les compétences individuelles de vos salariés qui font partie de la communauté de travail.

En effet, la compétence de votre entreprise étant faite de la somme des compétences de ses acteurs, vous devez faire une analyse du niveau professionnel de chacun de vos salariés (et de vous-même).

D'une part, vous évaluerez son savoir-faire individuel ; d'autre part, vous le rapprocherez du savoir-faire collectif que vous avez défini. Vous déterminerez ainsi des thèmes de formation utiles, voire indispensables :

• pour une adaptation au poste de travail ;
• pour une acquisition de compétences nouvelles ;
• pour un maintien dans l'emploi face à une situation évolutive.

Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :

• quel est le savoir-faire du salarié ?
• fait-il preuve de carences ou de lacunes dans l'exécution de ses fonctions ?
• son emploi va-t-il être amené à évoluer en fonction du développement stratégique de l'entreprise ou des évolutions technologiques ?

Pour réaliser cet « état des lieux », vous n'avez peut-être pas une connaissance suffisante de tous vos salariés, mais vous pouvez avoir recours à votre encadrement. La démarche peut être faite unilatéralement, ou à l'occasion d'un entretien avec le salarié, qui pourra ainsi exprimer ses propres besoins (ou ses souhaits).

Entretien professionnel obligatoire tous les 2 ans

La loi du 5 mars 2014 a créé l'obligation pour tout employeur, quelle que soit la taille de l'entreprise, d'organiser tous les 2 ans un entretien professionnel avec le salarié afin d'étudier les perspectives d'évolution professionnelle, notamment en terme de qualification et d'emploi. L'objectif de cet entretien professionnel n'est pas d'évaluer le travail du salarié. La distinction avec l'entretien d'évaluation est donc maintenant très clairement affirmée.

Cet entretien doit être formalisé dans un écrit et l'employeur doit remettre une copie au salarié.

Dans le secteur des transports routiers, l'obligation d'entretien biennal était déjà en vigueur puisque prévu par l'accord du 1er février 2011 relatif à la formation professionnelle. Le texte impose en outre une durée minimale de 30 minutes afin de permettre un véritable débat contradictoire ainsi que la remise, dans un délai raisonnable, d'une fiche d'information au salarié afin qu'il puisse se préparer à l'entretien, indiquant :

• quelles en sont les finalités, les modalités de mise en oeuvre et la portée ;
• quel sera le ou les interlocuteur(s) lors de l'entretien professionnel : à cet effet, le texte conventionnel précise que l'entretien doit être assuré par l'employeur lui-même ou, à défaut, par un responsable hiérarchique dûment mandaté à cet effet ;
• la possibilité de se faire assister d'un conseiller extérieur pour faciliter la tenue et le déroulement de cet entretien.

Depuis le 1er janvier 2019, un accord collectif d'entreprise peut toutefois modifier la périodicité de l'entretien professionnel.

Le temps passé par le salarié à l'entretien professionnel est pris en compte au titre du temps de travail effectif. Il doit, dans la mesure du possible, se dérouler pendant les horaires habituels de travail. Toutefois, pour le personnel de conduite, les salariés à temps partiel, les salariés en horaire décalé ou les personnes employées aux services de régulation ou de planification, l'employeur peut, après consultation des représentants du personnel, prévoir des modalités particulières de déroulement de l'entretien, sous réserve de respecter la réglementation et les accords collectifs en matière de durée du travail ou de prise des repos.

Les thèmes obligatoirement abordés lors de l'entretien sont les suivants :

• l'information du salarié sur les dispositifs relatifs à l'orientation et à la formation tout au long de la vie professionnelle ;
• l'identification des objectifs de professionnalisation pouvant permettre au salarié de s'adapter à l'évolution de son poste de travail, de renforcer sa qualification et de développer ses compétences ;
• l'identification des dispositifs de formation permettant de satisfaire ces objectifs ;
• les conditions de réalisation de la formation pendant ou en dehors du temps de travail et, dans le deuxième cas, les engagements réciproques de l'employeur et du salarié ;
• la question de la validation des acquis de l'expérience (VAE) ;
• l'existence du dispositif de conseil en évolution professionnelle, les modalités d'activation du compte personnel de formation et son système d'abondement.

Obligation de dresser un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel tous les 6 ans

Tous les 6 ans, l'entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours du salarié afin de s'assurer qu'il a bien bénéficié des entretiens biennaux professionnels et d'au moins deux mesures parmi les quatre suivantes :

• action de formation. Il s'agit de toute action de formation, qu'elle ait été à l'initiative de l'employeur dans le cadre du plan de développement des compétences ou du salarié dans le cadre du compte personnel de formation. Il peut s'agir d'actions réalisées en tout ou partie à distance ou en situation de travail, visant à favoriser l'adaptation du salarié à son poste de travail, à l'évolution ou au maintien dans l'emploi ou participant au développement de ses compétences en lien ou non avec le poste de travail (par exemple pour obtenir une qualification plus élevée). Il n'y a pas de durée minimum fixée ;
• acquisition des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de l'expérience ;
• progression sur le plan salarial ou professionnel. Ce critère s'apprécie au niveau à la fois individuel et collectif, et comprend la progression verticale (au niveau des différents échelons hiérarchiques) et la mobilité horizontale (progression en termes de responsabilités, changement de métier) ;
• proposition d'abondement de son compte personnel de formation par l'employeur au moins équivalente à la moitié des droits acquis par le salarié.

Là encore, cet état des lieux doit être formalisé dans un écrit.

Un dispositif de sanction est prévu pour les entreprises d'au moins de 50 salariés.

Un abondement « sanction » du compte personnel de formation est obligatoirement dû par l'employeur qui n'aura pas organisé l'entretien professionnel obligatoirement prévu tous les 2 ans ou fait bénéficier le salarié d'au moins une formation autre que celle permettant d'assurer l'adaptation du salarié à son poste de travail, ou liée à l'évolution ou au maintien dans l'emploi. Cet abondement obligatoire est fixé à 3000 euros et versé par l'employeur à la Caisse des dépôts et consignations qui gère le dispositif CPF. L'employeur doit adresser à cette dernière le montant de l'abondement, le nom du salarié bénéficiaire et les données permettant son identification.

Obligation de proposer un entretien professionnel au retour de certaines périodes d'absence

L'entretien professionnel doit désormais être proposé au salarié à l'issue :

• d'un congé de maternité ;
• d'un congé parental d'éducation ;
• d'un congé de soutien familial ;
• d'un congé d'adoption ;
• d'un congé sabbatique ;
• d'une période de mobilité volontaire sécurisée ;
• d'une période d'activité à temps partiel suite à un congé parental ;
• d'un arrêt longue maladie ;
• d'un mandat syndical.

Entretien de milieu de carrière

Par ailleurs, la convention collective Transports routiers impose la tenue d'un entretien de milieu de carrière dans les entreprises de 50 salariés au moins, dans les 10 mois qui suit le 45e anniversaire du salarié afin de l'informer sur ses droits en matière d'accès à un bilan d'étape professionnel, un bilan de compétences ou une action de professionnalisation.

Comme pour l'entretien professionnel biennal, le texte impose une durée minimale de 30 minutes afin de permettre un véritable débat contradictoire ainsi que la remise, dans un délai raisonnable, d'une fiche d'information au salarié afin qu'il puisse se préparer à l'entretien, indiquant :

• quelles en sont les finalités, les modalités de mise en oeuvre et la portée ;
• quel sera le ou les interlocuteur(s) lors de l'entretien professionnel : à cet effet, le texte conventionnel précise que l'entretien doit être assuré par l'employeur lui-même ou, à défaut, par un responsable hiérarchique dument mandaté à cet effet.

Le temps passé par le salarié à l'entretien professionnel est pris en compte au titre du temps de travail effectif. Il doit, dans la mesure du possible, se dérouler pendant les horaires habituels de travail. Toutefois, pour le personnel de conduite, les salariés à temps partiel, les salariés en horaire décalé ou les personnes employées aux services de régulation ou de planification, l'employeur peut, après consultation des représentants du personnel, prévoir des modalités particulières de déroulement de l'entretien, sous réserve de respecter la réglementation et les accords collectifs en matière de durée du travail ou de prise des repos.

Il est possible de réaliser cet entretien de milieu de carrière en même temps que l'entretien professionnel biennal, mais cela doit constituer une étape distincte de cet entretien.

Passeport orientation et formation

La convention collective « Transports routiers » ouvre la possibilité aux salariés d'établir un passeport orientation et formation qui restera sa propriété et dont il a la responsabilité d'utilisation et ce, afin de disposer d'un document qui recense l'ensemble de ses connaissances, compétences et aptitudes professionnelles acquises dans la cadre de la formation initiale ou continue et qui permet de faire jouer la mobilité interne ou externe plus facilement.

Le salarié dispose de la possibilité de demander à l'employeur les courriers et attestations joignables au passeport. En effet, le salarié peut y faire figurer :

• dans le cadre de sa formation initiale les diplômes et titres ainsi que les aptitudes, connaissances et compétences susceptibles de l'aider dans son orientation et son évolution professionnelle ;
• tout ou partie des informations recueillies à l'occasion d'entretiens professionnels, d'un bilan de compétences ou d'un bilan d'étape professionnel ;
• les actions de formation prescrites par Pôle emploi ;
• les actions de formation mises en oeuvre par l'employeur ou relevant de l'initiative individuelle ;
• les expériences professionnelles acquises lors de périodes de stage ou de formation en entreprise ;
• les qualifications, dont les titres, diplômes et CQP, obtenues par la formation ou la validation des acquis ;
• les habilitations obtenues ;
• le ou les emplois tenus dans le cadre d'un contrat de travail et les activités bénévoles, ainsi que les connaissances, les compétences et les aptitudes professionnelles mises en oeuvre dans le cadre de ces emplois et de ces activités ;
• les activités tutorales exercées.

Le salarié peut également faire figurer en annexe de son passeport orientation et formation :

• les décisions ou propositions en matière de formation professionnelle consécutives aux entretiens professionnels dont il a bénéficié ;
• les décisions ou propositions en matière de formation professionnelle consécutives à un bilan de compétences dont il a bénéficié. 

Etape  3 -  Inventorier et sélectionner les besoins de formation

Cette double démarche conduit donc à lister un ensemble de besoins de formation que nous qualifions :

• d'individuels : parce qu'identifiés par les salariés eux-mêmes ou par les chefs de service ;
• de collectifs : parce qu'identifiés par vous-même dans le cadre de votre réflexion stratégique.

Il vous faut alors éliminer les besoins individuels qui ne sont pas compatibles avec vos orientations stratégiques. Il ne vous servirait à rien, par exemple, de perfectionner le savoir d'un ouvrier sur la fabrication de tel produit, si celle-ci doit être abandonnée prochainement.

Les besoins collectifs sont ceux qui sont indispensables à la communauté de travail, puisque nécessaire à l'évolution stratégique et technologique de l'entreprise. Ils doivent donc obligatoirement être intégrés sur votre liste.
En revanche, pour les besoins individuels, vous devez vous poser la question de savoir s'ils sont utiles et compatibles avec les orientations définies collectivement.

Par la suite, l'élaboration du « plan de développement des compétences » de l'entreprise – qui oblige à budgétiser les actions de formation – conduira probablement à éliminer ou à différer la satisfaction de certains besoins.

Etape  4 -  Hiérarchiser les besoins

Précisément, des arbitrages budgétaires étant inévitables, il est souhaitable de « hiérarchiser » dès le départ les besoins de formation, en leur attribuant un degré de priorité.