Etape  2 -  Lancer un appel d'offres

Il serait hasardeux de confier certaines actions de formation à un formateur si vous n'avez pas vérifié qu'il est bien en phase avec le projet développé et les moyens que l'entreprise est en mesure de mettre en oeuvre.

Si cette formation représente un enjeu stratégique pour votre entreprise, il est intéressant pour vous de participer au développement du support de formation qui sera transmis à vos salariés.

Toutefois, il n'est pas nécessaire de systématiser cet appel d'offres notamment sur les actions qui n'engagent pas un investissement lourd en délai et en moyens.

Le choix final de l'organisme de formation pourra alors se faire par une démarche collective, en partant de l'analyse des propositions, la qualité du formateur proposé, le rapport qualité de l'offre/coût financier, etc.

Etape  3 -  Acheter une formation

L'achat de formation peut être formalisé par une convention, un bon de commande ou une facture. Ces documents doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires : 

• l'intitulé de la formation : nom générique ou spécifique de la formation permettant son identification au regard du programme ;
• la nature (prévention, adaptation, promotion, acquisition, entretien ou perfectionnement de connaissances) du stage de formation ;
• la durée du stage et les effectifs concernés, la mention de l'identité des stagiaires n'est pas obligatoire ;
• les modalités de déroulement et de sanction de la formation par exemple, une attestation de présence ;
• pour l'administration, en ce qui concerne le déroulement de la formation, la convention, les documents contractuels ou leurs annexes doivent préciser les moyens pédagogiques prévus, les formateurs et leurs qualités ;
• le prix des actions de formation.

Etape  4 -  Régler un contentieux lié à l'achat de la formation

Faute de réalisation totale ou partielle d'une prestation de formation, l'organisme prestataire doit rembourser à l'entreprise les sommes indûment perçues. Toutefois, l'entreprise peut malgré tout devoir verser des sommes à titre de dédommagement.

En effet, l'obligation de remboursement en cas d'inexécution totale ou partielle d'une prestation de formation ne s'oppose pas à ce que les responsabilités de chacun (prestataire et entreprise) soient prises en compte lors du versement de sommes en dédommagement, en réparation ou pour dédit (en cas d'annulation, il est souvent prévu une clause de « pénalité forfaitaire », exprimée en pourcentage du prix de la formation).

Etape  5 -  Apprécier le rôle des opérateurs de compétences

Au 1er janvier 2019, les OPCA (organismes constitués soit au niveau d'une branche professionnelle, soit au niveau interprofessionnel, et administrés paritairement par les partenaires sociaux) ont été transformés en opérateurs de compétences (OPCO) et leur mission est recentrée sur l'accompagnement et les services aux entreprises et aux salariés :

• assurer le financement des contrats d'apprentissage et de professionnalisation selon les niveaux de prise en charge fixés par les branches professionnelles ;
• apporter un appui technique aux branches pour établir la gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences (GPEC), déterminer les niveaux de prise en charge des contrats d'apprentissage et de professionnalisation et les accompagner dans leur mission de certification ;
• favoriser la mobilité des salariés, notamment par la mise en oeuvre du CPF dans le cadre du projet de transition professionnelle.