Etape  1 -  Respecter les conditions de forme de la lettre de licenciement

La lettre de licenciement peut être remise en mains propres au salarié par l'employeur (mais pas par un tiers, y compris le conseiller du salarié lors de l'entretien préalable). Toutefois, pour prévenir toute contestation sur la date de notification du licenciement, mieux vaut l'envoyer au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Ceci permet de rendre le licenciement incontestable. La date d'envoi de la lettre est celle qui est retenue comme étant la date de rupture du contrat de travail. C'est cette date qui fixe les droits des parties.

La notification du licenciement en LRAR est obligatoire dès lors qu'une transaction est envisagée postérieurement au licenciement. À défaut, la transaction sera nulle.

Rappelons que la lettre de licenciement ne peut pas être envoyée avant que ne se soit écoulé un délai minimum de 2 jours ouvrables après l'entretien préalable. Le respect de ce délai est apprécié non pas par rapport à la date de rédaction de la lettre mais par rapport à sa date d'expédition.

Il n'existe pas de délai maximum pour envoyer la lettre de licenciement, sauf si le licenciement est fondé sur un motif disciplinaire (faute sérieuse, grave ou lourde). Le délai maximum est alors de 1 mois après le jour de l'entretien préalable (sauf disposition conventionnelle différente). Ce délai de 1 mois expire le jour du mois suivant portant le même quantième que le jour de l'entretien préalable au licenciement. Par exemple, pour un entretien préalable fixé le 14 octobre, le délai de 1 mois expire le 14 novembre. Si le délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, le délai est prorogé jusqu'au 1er jour ouvrable suivant.

Si la date de l'entretien préalable a été modifiée sur l'initiative de l'employeur, le point de départ du délai de 1 mois n'est pas reporté. En revanche, si le report de l'entretien fait suite à une demande du salarié, le point de départ du délai débute à la date fixée pour le nouvel entretien.

C'est normalement l'employeur qui doit signer la lettre de licenciement

Cependant, il peut confier cette mission à l'un de ses représentants appartenant nécessairement au personnel de l'entreprise (il ne faut donc pas confier cette tâche à un avocat ou à un expert-comptable). Si vous décidez de confier cette responsabilité à l'un de vos salariés, vous n'êtes pas obligé de lui donner une délégation de pouvoirs écrite. Toutefois, mieux vaut établir une délégation écrite, surtout si vous êtes en société. Le cas échéant, vérifiez bien l'étendue de la délégation. Par exemple, le directeur d'une fondation dont la délégation de pouvoirs, consentie par le président, est limitée aux actes de gestion courante administrative et financière ne peut pas signer une notification de licenciement. En revanche, le DG d'une société mère peut signer la notification de licenciement d'un salarié d'une filiale (en l'espèce le directeur de la filiale) sans délégation écrite.

Choisissez avec soin une personne dont les fonctions la conduisent naturellement à avoir l'autorité et les compétences pour vous représenter (responsable d'atelier, cadre dirigeant, responsable du personnel, par exemple).

Cette personne peut être un intérimaire, même en l'absence de délégation de pouvoir spécifique, dans le cas où sa mission consiste à assister et conseiller le directeur des ressources humaines, voire à le remplacer en cas d'absence. Mieux vaut toutefois dans une telle hypothèse rédiger une délégation de pouvoir écrite.

Le délégataire peut valablement signer la lettre, même s'il ne précise pas son identité. Ainsi, la signature précédée de la mention « po » (pour ordre), sans indication de l'identité de la personne qui a signé, est admise. Votre convention collective peut toutefois prévoir des exigences particulières, notamment sur la fonction du délégataire.

Le destinataire de la lettre est tout naturellement le salarié lui-même

Ne l'adressez donc pas à un tiers ou à son avocat. Veillez à envoyer la lettre en ne vous trompant pas sur l'identité du salarié (une erreur sur le prénom ou l'orthographe de son nom pourrait l'empêcher de retirer le recommandé), ni sur son adresse.

En ce qui concerne ce dernier point, il vous suffit de vous référer à la dernière adresse communiquée par le salarié. Vous serez alors considéré comme étant de bonne foi si le salarié ne vous a pas informé de son dernier changement de domicile (éventuellement, en cas de doute, renseignez-vous auprès de ses collègues).