Les caisses de congés payés sont des organismes de compensation qui se substituent aux employeurs pour la prise en charge de l'indemnité dite « normale » de congés. Elles concernent les professions dites « à travail discontinu », dont le travail est saisonnier ou intermittent et qui se trouvent, de ce fait, soumises à des embauchages et à des débauchages fréquents.
Il s'agit des personnes relevant des professions du bâtiment et des travaux publics, des dockers, des employés de la manutention et des transports, des employés du spectacle.
En effet, le secteur des transports est concerné puisque l'obligation d'affiliation à une caisse des congés payés est imposée par l'article D. 741-1 du Code du travail (issu de l'ancienne version du Code du travail qui doit être intégré dans le futur Code du transport).
La bonne méthode
Etape
1 -
Comprendre le système des caisses de congés payés
C'est l'entreprise qui, en tant qu'employeur, a l'obligation de s'affilier aux caisses de congés et d'y inscrire ses salariés. L'affiliation doit se faire auprès de la caisse compétente en considération de la profession et du lieu de l'entreprise.
L'affiliation entraîne le paiement de cotisations fixées par chaque caisse et qui sont destinées à assurer le paiement d'indemnités de congés à la place de l'employeur.
Par conséquent, l'employeur qui est affilié, et qui est à jour de ses cotisations, est déchargé du paiement de toute indemnité de congés (indemnité normale ou indemnité compensatrice).
L'employeur qui négligerait de s'affilier ou de payer ses cotisations se verrait obligé de payer lui-même les indemnités de congés. Par ailleurs, il pourrait subir des sanctions générales infligées par les caisses, une action de la caisse en recouvrement pour cotisations en retard, et supporter des pénalités de retard (C. trav., art. L. 3253-23).
Il résulte de ce mécanisme de cotisations qu'une indemnité compensatrice de congés payés ne peut pas être versée à chaque fin de contrat comme cela est la règle pour les travailleurs temporaires (salariés intérimaires ou sous CDD). En effet, la logique même des cotisations à une caisse de congés payés exclut cette possibilité et implique que le droit à congés ne puisse être utilisé que dès lors qu'il est pleinement constitué.
Cela signifie qu'un salarié soumis au régime des caisses de congés payés ne peut pas prétendre prendre ses congés et bénéficier de l'indemnité de congés payés tant que le terme de la période de référence n'est pas dépassé.
Etape
2 -
Déterminer si votre entreprise doit adhérer à une caisse de congés payés
Certaines entreprises du secteur des transports ont l'obligation de s'affilier à une caisse des congés payés.
Liste des activités des entreprises de transport qui doivent obligatoirement s'affilier à la caisse des congés payés (C. trav., art. D. 741.1)
38.11 Z Collecte des déchets non dangereux (**)
38.21 Z Traitement et élimination des déchets non dangereux (**)
46.12 B Autres intermédiaires du commerce en combustibles, métaux, minéraux et produits chimiques
47.78 B Commerces de détail de charbons et combustibles
49.41 A Transports routiers de fret interurbains
49.41 B Transports routiers de fret de proximité
49.41 C Location de camions avec chauffeur (*)
49.42 Z Services de déménagement
52.24 B Manutention non portuaire
52.29 A Messagerie, fret express
52.29 B Affrètement et organisation des transports
77.11 A Location de courte durée de voitures et de véhicules automobiles légers (*)
| 77.11 B Location de longue durée de voitures et de véhicules automobiles légers (*)
77.12 Z Location et location-bail de camions (*)
77.39 Z Location et location-bail d'autres machines, équipements et biens matériels(*)
80.10 Z Transports de fonds
81.21 Z Activités de nettoyage (uniquement en ce qui concerne les entreprises travaillant pour le compte de la SNCF)
81.22 Z Activités de nettoyage (uniquement en ce qui concerne les entreprises travaillant pour le compte de la SNCF)
81.29 A Activités de nettoyage (uniquement en ce qui concerne les entreprises travaillant pour le compte de la SNCF)
81.29 B Activités de nettoyage (uniquement en ce qui concerne les entreprises travaillant pour le compte de la SNCF)
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(*) pour le transport de marchandises (**) à l'exception des entreprises concessionnaires d'égouts |
Cette affiliation concerne ces entreprises pour le règlement de l'indemnité de congés payés :
- des salariés embauchés depuis moins de 6 mois ;
- du personnel intermittent.
L'employeur doit alors déclarer chaque mois le salaire du personnel nouvellement embauché pendant une période limitée.
Selon le mois de l'embauche, l'obligation s'étend sur les périodes suivantes (6 mois):
- du 1er avril au 30 septembre si le salarié est embauché avant le 31 mars ;
- du 1er octobre au 31 mars si le salarié est embauché après le 1er avril.
Il s'agit du régime obligatoire.
Au-delà de ces périodes d'emploi, l'entreprise verse les indemnités congés directement au personnel concerné.
Attention
Les entreprises n'occupant aucun personnel correspondant aux catégories du régime obligatoire ont l'obligation d'adhérer à la caisse et de retourner les bordereaux mensuels avec la mention « sans personnel à déclarer ».
La caisse se substituera à l'employeur pour le règlement des congés des nouveaux embauchés et des intérimaires mais l'entreprise peut également choisir d'inscrire à la caisse l'ensemble du personnel pour une période illimitée.
On parle alors de régime volontaire.
Etape
3 -
Connaître le fonctionnement du système déclaratif et du règlement des indemnités
Chaque mois, les entreprises affiliées doivent déclarer à la caisse le salaire brut de leurs salariés inscrits et verser, en même temps, une cotisation déterminée par un pourcentage du montant des salaires bruts. Ce pourcentage est fixé annuellement par le conseil d'administration de la caisse.
La plupart du temps, la caisse envoie à l'entreprise un bordereau d'appel.
La déclaration d'emploi est un certificat établi au nom du salarié, qui permet de justifier ses droits à congé. Sur ce document, sont préimprimés le nom de l'employeur et les informations de salaires saisies mensuellement (période, cumul salaires, etc.).
Il est édité généralement par la caisse en deux exemplaires (1 bleu, 1 jaune). L'employeur remet l'exemplaire bleu au salarié, qui va utiliser ce document pour mobiliser ses congés et se les faire régler.
En cas de fin de contrat, cet exemplaire lui est également remis.
L'entreprise conserve le volet jaune.
Etape
4 -
Les indemnités versées par la caisse
La caisse joue un rôle de collecteur de cotisations et de paiement de prestations. En contrepartie de la cotisation de l'employeur, la caisse assure le paiement des indemnités congés et des charges sociales correspondantes des salariés déclarés.
Elle s'acquitte également auprès des organismes sociaux des charges patronales sur les indemnités de congés payés. Concernant toutefois la contribution FNAL et le versement transport, a été mis en place depuis le 1er janvier 2013 un prélèvement à la source sur les indemnités de congés payés dès leur versement par l'employeur aux salariés, afin de simplifier le versement de ces contributions auprès de l'URSSAF. Ce prélèvement est fixé à 11,50 % des charges dues au titre des rémunérations versées. La cotisation versée par l'entreprise à la caisse sera diminuée en conséquence.
Notez-le
A été transféré de Pôle emploi à l'URSSAF le paiement des cotisations dues au titre des indemnités de congés payés. En outre, ce paiement doit être effectué mensuellement depuis le 1er décembre 2012, les possibilités de paiement annuel précédemment tolérées étant supprimées.